Lorsque vous passez un entretien pour un emploi d'assistante administrative, l'intervieweur voudra savoir dans quelle mesure vos qualifications sont pertinentes pour le poste et comment vous vous intégreriez dans l'entreprise et le département.
Étant donné que le poste requiert à la fois des compétences administratives et interpersonnelles, les responsables du recrutement posent souvent des questions sur le les attributs spécifiques que vous possédez et qui vous qualifient pour le poste, ainsi que vos compétences relationnelles moins quantifiables.
Préparation de l'entretien
L’une des façons de se préparer consiste à analyser la description de poste pour tenter de déterminer s’il existe un ensemble de compétences particulières sur lesquelles le poste se concentre.
Par exemple, l'accent est-il mis sur la planification des voyages, la coordination de projets, la planification des réunions quotidiennes, l'assistance personnelle ou toute autre chose?
Assurez-vous de mettre l'accent sur votre expérience la plus pertinente lorsque vous répondez aux questions d'entretien spécifiques à l'emploi.
Faites une liste des compétences mentionnées dans l'offre d'emploi et n'hésitez pas à en ajouter d'autres qui, selon vous, seraient également applicables. Jetez ensuite un œil à vos propres compétences administratives et bureautiques et adaptez vos qualifications à l’emploi.
Cela vous aidera à adapter vos réponses de la manière la plus pertinente au poste spécifique.
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Regardez maintenant: Comment répondre à 4 questions courantes concernant les emplois administratifs
Conseils pour gérer l’entretien
Il est important d'être conscient que la discussion ira probablement au-delà des compétences générales interpersonnelles, telles que vos capacités de communication, vos compétences organisationnelles ou votre respect des délais. Vous devriez également être prêt à parler de compétences techniques.
Soyez prêt à discuter des logiciels
Étant donné que de nombreux postes d'adjoint administratif nécessitent l'utilisation fréquente de logiciels spécifiques, vous devrez peut-être discutez des différents programmes avec lesquels vous avez travaillé, de la manière dont vous avez utilisé ces programmes et de votre niveau de compétence.
J'aime utiliser la technologie et découvrir de nouveaux programmes. J'ai également le don d'enseigner à des collègues qui ne sont peut-être pas très doués dans l'utilisation des systèmes. Dans mon dernier emploi chez Kent Associates, je me suis porté volontaire pour réviser les systèmes de gestion de projet pour l'équipe de professionnels que je soutenais. Mon patron a approuvé ma recommandation et nous avons mis en place un système Web, Asana, qui nous aide à suivre les projets et à partager des informations sur une plateforme Web.
Je suis la personne incontournable au bureau pour les diapositives PowerPoint et j'aime aider nos vendeurs à épater les clients avec leurs présentations. Je suis également un utilisateur avancé d'Excel et je crée des macros complexes pour préparer des projections budgétaires pour les propositions de projets.
Vos réponses seront plus impressionnantes si vous fournissez des anecdotes spécifiques qui illustrent votre maîtrise des outils et processus administratifs.
Soyez prêt à discuter des processus administratifs
Vous devez être prêt à discuter de votre flux de travail et de vos processus administratifs dans vos postes précédents. En tant que professionnel de l'administration, il ne fait aucun doute que vous êtes organisé et soucieux du détail. Votre interlocuteur voudra savoir comment vous manifestez ces qualités dans votre flux de travail quotidien.
Les capacités organisationnelles et le souci du détail font partie de mes plus grands atouts. J'ai prospéré dans des situations où je peux mettre de l'ordre dans des projets complexes. Par exemple, j'ai déjà accompagné huit professionnels qui planifiaient des événements promotionnels pour des clients. J'ai développé un modèle pour suivre les objectifs et les progrès de chaque projet et je l'ai mis en place sur un lecteur partagé. afin que tous les membres du personnel impliqués puissent suivre leurs progrès concernant les projets de l'équipe et événements.
Lorsque je travaillais pour le groupe Alfred, j'ai créé un manuel de procédures décrivant les étapes nécessaires au traitement demandes de prêt, puis l'a téléchargé en ligne afin que tous les agents de crédit puissent suivre le même procédures.
Répondez toujours positivement
Soyez attentif à votre attitude tout au long de l’entretien. Souriez, maintenez un contact visuel avec votre interlocuteur et parlez avec un ton enthousiaste (mais toujours calme et confiant).
Étant donné que les adjoints administratifs interagissent souvent en étroite collaboration avec les personnes pour lesquelles ils travaillent, il est essentiel d'être positif, professionnel et poli à tout moment.
Vous voudrez que l’intervieweur n’ait aucun doute sur le fait que travailler avec vous serait une expérience agréable.
J'ai travaillé à la réception de notre agence et il était essentiel que je fasse une première impression positive aux clients actuels et potentiels. Je suis une personne naturelle et capable de faire, et mes avis ont régulièrement loué mon orientation vers le service client.
L'entreprise interroge les clients après les interactions et mon nom apparaît systématiquement comme un membre du personnel serviable, agréable et professionnel. Mon patron a fait remarquer à quelle fréquence les clients me demandent de l'aide lorsqu'ils appellent le bureau pour obtenir de l'aide.
Questions et réponses pour l'entretien d'embauche d'adjoint administratif
Lors de la préparation, il peut être utile de revoir les questions qui pourraient vous être posées. Réfléchissez à la manière de formuler une réponse, en mettant en évidence les expériences spécifiques et les réussites des emplois précédents.
- Quelles compétences informatiques possédez-vous et avec quels programmes êtes-vous à l’aise? - Meilleures réponses
- Êtes-vous à l’aise avec un téléphone multiligne et avec un volume élevé d’appels téléphoniques? - Meilleures réponses
- Dans cette entreprise, nous aimons nous considérer comme une équipe qui travaille ensemble vers les mêmes objectifs. Que pensez-vous du travail en équipe? - Meilleures réponses
- Que ressentiriez-vous en supervisant deux ou trois autres employés? - Meilleures réponses
- Quelle est votre plus grande force et comment cela pourrait-il améliorer votre performance à ce poste? - Meilleures réponses
- quelle est votre plus grande faiblesse? - Meilleures réponses
- Comment gérez-vous le stress et la pression? - Meilleures réponses
- Comment était-ce de travailler pour votre superviseur? - Meilleures réponses
- Qu’attendez-vous d’un superviseur? - Meilleures réponses
- Préférez-vous travailler de manière autonome ou en équipe? - Meilleures réponses
- Travaillez-vous bien avec les gens? - Meilleures réponses
- Donnez quelques exemples personnels de travail d’équipe. - Meilleures réponses
- Questions d'entretien avec la réceptionniste: - Liste des questions
Questions à poser à l'intervieweur
Vous devez également faire des recherches sur l’entreprise et être prêt à poser des questions pertinentes lorsque l’occasion se présente.
Il peut être utile de proposer à l’avance quelques questions que vous pourriez poser ou discuter davantage si vous n’en avez pas eu l’occasion plus tôt au cours de l’entretien.
Souvent, cela se produit vers la fin de l’entretien, il est donc important de laisser une bonne impression au(x) enquêteur(s). Une excellente façon d'y parvenir est de montrer votre intérêt et votre préparation pour l'entretien d'embauche en associant les questions qui vous ont été posées à vos propres questions.
- Quelles sont les responsabilités de ce poste ?
- Pouvez-vous décrire une journée (semaine) type dans ce département ?
- Quels sont les points forts de ce département? Quelles sont les faiblesses ?
- Selon vos anciens assistants, quelle était la meilleure partie de votre travail? Selon eux, qu’est-ce qui était le pire ?
- Dans quelle direction voyez-vous l’entreprise évoluer dans les cinq prochaines années? Pensez-vous que son succès soit menacé ?
- Pourquoi votre dernier assistant a-t-il quitté son poste? Quels étaient ses points forts? Quelles étaient ses faiblesses? Que fait-il/elle maintenant ?
- Quelles qualités possédait votre meilleur assistant? Et votre pire assistant ?
- À quelle fréquence les évaluations de performances sont-elles effectuées? Qui les dirige ?
- Quelles sont les compétences les plus importantes pour vous chez un assistant administratif ?
- Comment récompensez-vous et encouragez-vous les personnes qui travaillent dans votre service ?
- Y a-t-il des problèmes de production persistants dans ce département ?
- Comment avez-vous géré les problèmes de personnel dans le passé ?
- Quels sont les plus grands défis pour une personne occupant ce poste ?
- Quel est selon vous l’aspect le plus gratifiant de ce poste ?
- Est-ce que vous (l'entreprise/le service) soutenez l'adhésion à des associations professionnelles et le développement professionnel continu ?
- Quel serait, selon vous, le rôle du personnel administratif dans ce bureau ?
- Des heures supplémentaires ou des heures de week-end sont-elles prévues ?
- Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans votre travail pour cette entreprise? Y a-t-il des changements que vous apporteriez ?
- Qu’est-ce qui vous plaît le moins dans votre travail ici ?
- Encouragez-vous le département à travailler en équipe ou à vous concentrer davantage sur les contributions individuelles ?
Soyez prêt à répondre à davantage de questions d’entretien d’embauche
En plus des questions d'entretien spécifiques à l'emploi, des questions plus générales vous seront également posées sur vos antécédents professionnels, votre formation, vos forces, vos faiblesses, vos réalisations, vos objectifs et vos projets.
Voici une liste des questions d'entretien les plus courantes et des exemples de réponses.
