Dok ideja o uredu bez papira u načelu zvuči sjajno, u stvarnosti ih je mnogo mali ili kućni ured (SOHO) tvrtke i dalje imaju potrebu kopirati ispisane dokumente dovoljno često da bi razmislile o vlastitom fotokopirnom stroju.
Stari samostalni uredski fotokopirni strojevi gotovo su nestali u digitalnom dobu, zamijenjeni višenamjenski pisači koji kombiniraju funkcije ispisa, kopiranja, skeniranja i po izboru faksiranja u jednom uređaju. Tehnički "kopirni uređaj" u današnjem smislu obično je pisač koji ima ugrađeno skeniranje tako da dokument koji se kopira može skenirati i reproducirati putem pisača.
Kao i kod većine elektronike, uređaji za fotokopiranje/pisače nastavljaju padati u cijeni, ali dolaze s više značajki nego ikad, a pogodnost kopiranja u kući umjesto vožnje do tiskare/kopirnice ne može biti pretučen.
Evo ključnih čimbenika pri kupnji koji će vam pomoći da odaberete pisač/kopirni uređaj za svoj SOHO.
Inkjet u odnosu na laser/Led
Za brzo kopiranje tekstualnih dokumenata, laserski/LED pisači općenito su bolji izbor. Tintni pisači mogu ispisivati u puno višim razlučivostima što ih čini prikladnijima za grafiku, posebice fotografije.
trošak
Dok troškovi pisača i tinte/tonera mogu biti visoki odbijeno od vaših poreza, još uvijek morate platiti račun u početku, a može se dodati. Kada razmatrate cijenu pisača/kopirnog stroja, uzmite u obzir trošak tinte ili tonera, posebno ako ćete redovito ispisivati/kopirati. Proizvođači pisača prodaju uređaje po cijeni ili ispod cijene i umjesto toga zarađuju na prodaji tinte i tonera. Kako bi bili sigurni da će isplatiti svoj novac, mnoge tvrtke opremaju svoje jedinice spremnicima s tintom/tonerom koji imaju ugrađene mikročipovi koji sprječavaju korištenje "neslužbenih" toner uložaka ili imaju "starter" toner uloške koji imaju upola manje od uobičajenog kapacitet. Taj povoljni inkjet ili laser možda neće biti tako dobar posao kao što ste mislili kada dođe vrijeme za zamjenu skupih uložaka s tintom ili tonerom.
Pisači/kopirni uređaji u boji posebno su skupi jer zahtijevaju 4 spremnika (crno-bijeli, cijan, magenta i žuti). Tipično je da cijena zamjene inkjet/toner uložaka premašuje nabavnu cijenu cijele jedinice.
S wifi i internetskom vezom mnoge tvrtke koje se bave ispisima sada mogu nadzirati i automatski vam slati tintu/toner kada otkriju da vam je pri kraju. To zahtijeva uslugu pretplate, čija se cijena temelji na broju stranica koje ispisujete mjesečno. Dok vam usluga pretplate može uštedjeti vrijeme prilikom naručivanja ili vožnje do trgovine, trebali biste uzeti u obzir mjesečni trošak u odnosu na ispis.
Srećom, većina inkjet i neki laserski toner ulošci mogu se ponovno napuniti po mnogo nižoj cijeni. Tvrtke kao što je Costco nude jednosatno punjenje tinte. Kompleti za ponovno punjenje također su dostupni za tipove "uradi sam", ali ponovno punjenje inkjet ili toner uložaka je neuredno i nije za mehanički izazove. Također možete smanjiti količinu tinte koju koristite korištenjem manjih fontova, pregledom i provjerom dokumenta prije ispisa te korištenjem opcija "Skica" ili "Ispis u nijansama sive". Također imajte na umu da još uvijek imate više tinte u svojim spremnicima čak i kada dobijete upozorenje "malo tinte".
Da biste dobili predodžbu o tome koliko će pisač stajati u tijeku, provjerite objavljenu cijenu po stranici proizvođača.
Volumen
Većina malih poslovnih pisača/kopirnih strojeva nije dizajnirana za veliku količinu pa provjerite preporučenu upotrebu uređaja (stranica po mjesečnom ciklusu rada). Broj stranica koje se mogu ispisati s određenim spremnikom, koji se naziva ISO učinkom, dat će vam grubu predodžbu o tome koliko će često trebati mijenjati spremnike.
Imajte na umu da čak i ako imate kućni pisač/kopirni stroj, još uvijek može imati smisla koristiti lokalne ili online usluge kopiranja/ispisa za veće poslove ispisa/kopiranje ili specijalni ispis kao što je brošure. S obzirom na cijenu tinte i tonera, jednostavno nije isplativo ispisivati/kopirati velike količine na jeftinijim pisačima/kopirnim strojevima, osobito dokumenata ili fotografija u boji. Kupnja jeftinijeg pisača/kopirnog stroja za osnovne potrebe i angažiranje vanjskih izvođača za veće poslove ispisa/kopiranje idealan je kompromis za većinu malih poduzeća.
Duplexing
Obostrani ispis je mogućnost ispisa/kopiranja na obje strane stranice. Iako možda nije potrebno za vaše potrebe, obostrani ispis ima prednosti kao što je ušteda papira. Uz uštedu na troškovima papira i očuvanju okoliša, dvostrani ispis također može olakšati klamanje paketa papira.
Povezivost
Da bi pisač radio, treba mu način da mu se kaže što treba učiniti. Što se tiče kopiranja, jednostavno stavljanje papira na staklo za kopiranje i pritiskanje gumba za kopiranje skenirat će i ispisati stranicu.
Da biste ga koristili kao pisač, morate imati povezane uređaje, kao što je vaše računalo, kako biste izdali naredbu za ispis. Osim izravne USB veze s računalom, većina pisača/kopirnih uređaja dolazi s mrežnom vezom, žičnom, wi-fi ili oboje. Prednost ovoga su smanjeni kablovi, kao i mogućnost ispisa s raznih uređaja poput tableta ili telefona.
Crno-bijelo ili u boji?
Kopiranje u boji je sporije i skuplje, ali možda želite da vaš pisač/kopirni uređaj ima značajku namjeravate proizvoditi promotivne materijale za svoju malu tvrtku, poput brošura ili kopija u boji fotografije. Imajte na umu da ako trebate visokokvalitetni ispis u boji, trebali biste se pobrinuti da koristite visokokvalitetni papir, koji je često skuplji od običnog papira za pisač.
Svestranost medija
Odaberite fotokopirni uređaj koji može raditi s različitim veličinama i težinama papira i drugim medijima, kao što su prozirne folije i indeksne kartice. Potražite fotokopirne strojeve koji nude plošno kopiranje ako ste zabrinuti oko kopiranja iz knjiga. Mnogi imaju ulagače listova koji su korisni ako morate kopirati nekoliko papira odjednom.
Rukovanje papirom
Kao mali poduzetnik, imate pametnija posla od ponovnog punjenja ladica za papir ili uvlačenja pojedinačnih listova kroz pisač/kopirni stroj. Ako redovito ispisujete/kopirate, potražite model s kapacitetom papira od najmanje 250 listova ili više. Također ćete sigurno željeti automatski ulagač dokumenata koji drži najmanje 30 listova.
Vrijeme odziva
Pisači/kopirni uređaji koji nemaju vremena za zagrijavanje idealni su za male i kućne urede, gdje uređaj može biti besposlen satima ili danima. Velike brzine ispisa/kopiranja su odlične, ali vam neće uštedjeti vrijeme ako morate čekati nekoliko minuta da se jedinica zagrije svaki put kad izađe iz stanja mirovanja. Neki pisači/kopirni uređaji sada nude vrijeme prve kopije kraće od 10 sekundi.
