Ako ste poput većine ljudi koje poznajem, pomisao da ćete provesti dan na sastancima uzastopno može biti užasan osjećaj. Sastanci znaju biti dosadni, često su nepotrebni i definitivno oduzimaju vrijeme od drugih (važnijih) poslova. Ali sastanci mogu biti vrlo učinkoviti i produktivni ako su ispravno planirani. Evo nekoliko jednostavnih koraka za planiranje učinkovitih sastanaka.
Odlučite trebate li stvarno sastanak
Najprije odlučite je li planiranje sastanka doista potrebno. Često mislimo da je službeni sastanak najbolji način za razmjenu informacija ili raspravu. Ali ako se vaše vijesti mogu dostaviti e-poštom ili konferencijskim pozivom, ili jednostavno okupljanjem nekoliko ljudi u vašem uredu na 15 minuta, onda je vjerojatno dobra ideja da u potpunosti preskočite službeni sastanak.
Pozovite samo one koji stvarno moraju biti tamo
Jeste li ikada bili pozvani na sastanak i pitali ste se na pola puta zašto ste tamo? Ne gubite ljudima vrijeme pozivajući ih na sastanak na koji ne trebaju doći. To neće biti učinkovit sastanak. Mora li netko iz računovodstva biti prisutan na sastanku da odgovori na pitanja o proračunu? Zatim pozovite jednu osobu iz računovodstva koja je prikladna za taj zadatak.
Ako kolega ili nadređeni treba biti obaviješten o čemu se razgovaralo na sastanku, ne morate ih pozvati na sam sastanak. Jednostavno pripremite sažetak sastanka i pošaljite im ga nakon toga. Oni će cijeniti uštedu vremena, a vi imate jamstvo da su - budući da ste podatke dali u pisanom obliku - u potpunosti obaviješteni o raspravama.
Pošaljite podsjetnike za sastanke
Život je užurban i kalendari brzo postaju popunjeni planiranim aktivnostima. Pošaljite podsjetnik za naknadni sastanak dva dana prije sastanka. Oni koji su rekli da će prisustvovati tada će moći potvrditi da još uvijek mogu doći ili ako su im se planovi promijenili i trebate promijeniti termin.
Imajte dnevni red
Da biste planirali učinkovite sastanke, prvo trebate odlučiti o čemu će se razgovarati. Koji je cilj sastanka? Što nastojite postići? Razvijte dnevni red sastanka unaprijed i podijelite ga sudionicima. Navedite vrijeme početka i uključite kratak popis tema koje treba obraditi. Nemojte zatrpati vlastiti sastanak dugim, pretjerano detaljnim dnevnim redom. Navedite poimence sve osobe koje će biti odgovorne za izvještavanje o određenom području.
Zapamtite, ovo je važno za one koji dolaze, ali i za vas. Kada odredite svoj dnevni red, lakše ćete se držati teme.
Budite jasni u pogledu očekivanja
Kada prvi put šaljete obavijest o sastanku, jasno navedite njegovu svrhu i svoja očekivanja. Hoće li se sastanak vrtjeti oko prezentacije? Hoće li prisutni morati voditi bilješke? Ili je ovo sesija brainstorminga od koje se očekuje da će se svi pojaviti s idejama i prijedlozima?
U nekim korporativnim kulturama, zaposlenici ne moraju sudjelovati - oni samo slušaju i vraćaju se u svoj radni prostor. U drugim tvrtkama zaposlenici slobodno sudjeluju. Na današnjim suradničkim radnim mjestima, interakcija i razmjena ideja nisu samo dobrodošli, to je često i svrha cijelog sastanka.
Kada iznosite svoja očekivanja, također je dobro vrijeme da pošaljete potrebnu literaturu ili materijal za koji biste željeli da ga posjetitelji pogledaju. Na taj su način spremni kad dođu na sastanak i nema iznenađenja.
Počnite na vrijeme
Početak na vrijeme je doista važan, kako sa stajališta logistike tako i sa stajališta produktivnosti. Ako ste osoba koja se obično pojavljuje na sastancima na vrijeme, onda razumijete koliko frustrirajuće može biti kada stvari ne idu dok ljudi kapaju u sobu. Ono što se neizbježno događa jest da svi znaju da ti sastanci nikada ne počinju na vrijeme svatko počinje se javljati kasno. Preuzmite odgovornost za svoj sastanak. Započnite odmah u zadano vrijeme početka. Zatvori vrata i počni. Zaostali će brzo dobiti poruku da kasne i tu pogrešku trebaju napraviti samo jednom. Osim toga, svi se moraju vratiti na posao, tako da ne želite poremetiti cijeli radni dan.
Neka bude kratko i jednostavno
Većina sastanaka je predviđena za sat vremena kada će, u mnogim slučajevima, biti dovoljno kraće vremensko razdoblje. Kada se dodijeli previše vremena, vrijeme se gubi. Ljudi se zadržavaju nakon završetka sastanka ili predugo provode na određenoj točki dnevnog reda. Neka sastanci budu kratki i konkretni.
Ostanite na temi
Dnevni red sam po sebi neće učinkovito voditi vaš sastanak. Držite se dnevnog reda i spriječite da rasprave odlutaju po tangentama. Odgovorite na sva pitanja koja se ne odnose na temu, navodeći da je to tema za drugi sastanak ili će se o tome razgovarati privatno. Nitko ne voli odbjegli sastanak na kojem je svrha cijela poenta zaostala za drugim razgovorima.
Održavajte manje sastanke izvan konferencijske sobe
Sjedenje u istoj poznatoj konferencijskoj sobi okupljeni oko istog poznatog stola je upravo to - jednostavno je previše poznato. Kako biste potaknuli zaposlenike na interakciju, kreativno razmišljanje i živahne rasprave, razmislite o održavanju sastanka izvan standardne konferencijske sobe.
Razmislite o susretu za stolom vani ako to mjesto i vrijeme dopuštaju. Pokušajte se okupiti u zajedničkom prostoru sa sofama i malim stolovima umjesto velikog konferencijskog stola i okretnih stolica.
Nemojte se bojati zauzeti drugačiji pristup
Ako pristup sastanku ne funkcionira, nemojte se bojati promijeniti kurs. Na primjer, ako sesija brainstorminga rezultira tihom prostorijom s vrlo malo dijaloga, promijenite smjer. Budite fleksibilni i obratite pozornost na to kako cijeli sastanak napreduje.
Koristite tehnologiju
Planirajte korištenje tehnologije kako biste zadržali angažiranost sudionika. U današnjem digitalnom svijetu većina ljudi navikla je vidjeti grafike ili videozapise kao potporu riječima koje čuju. Pozovite se na takav način razmišljanja i uključite audiovizualne sadržaje kada planirate svoj sastanak.
Računala projicirana na velike ekrane i Smart Board prezentacije koje potiču interakciju dobrodošla su promjena u odnosu na standardne duge PowerPoint prezentacije.
Jedna točka o tehnologiji — svakako je prvo isprobajte. Zadnje što trebate je da se uzrujate jer prijenosno računalo ne radi ili ne možete proći kroz svoja vizualna pomagala kada su vam potrebna. Ako vam tehnologija nije jača strana, neka netko drugi prođe prije sastanka. Definitivno će vam uštedjeti vrijeme i držati vas na rasporedu ako obavite malo pripreme unaprijed.
Pošaljite sažetak sastanka
Unutar jednog dana nakon sastanka pošaljite kratak sažetak o čemu se razgovaralo. Bilo bi dobro poslati e-poruku svima prisutnima, onima koji nisu mogli prisustvovati sastanku i svima drugima koje bi možda trebalo obavijestiti. Također uključite sve radnje, navodeći tko je odgovoran za svaku stavku, kao i rok.
