Személyi asszisztens önéletrajzi minta és készségek listája

A személyi asszisztensek hasonlóak ügyvezető asszisztensek vagy irodai asszisztensek abban, hogy mind rutin adminisztratív jellegű feladatokat látnak el, hogy másnak ne kelljen. A feladatok valószínűleg magukban foglalják a telefonhívások, levelek és e-mailek átvizsgálását vagy megválaszolását, az ütemtervek kezelését és az értekezleteken történő jegyzetelést.

A személyi asszisztensekkel szemben az a különbség, hogy csak egyetlen személynek nyújtanak segítséget, és olyan személyes feladatokban is segíthetnek, mint például a vásárlás vagy a szociális elfoglaltságok ütemezése.

Vannak, akik projektmunkát delegálnak asszisztenseikre, vagy távollétükben asszisztenseik állnak helyettük.

A személyi asszisztensekre vonatkozó munkaköri követelmények

Míg a személyi asszisztensekkel szemben végzettség tekintetében nincs meghatározott minimumkövetelmény, az üzleti vagy adminisztratív munkavégzés segít. Egy második vagy harmadik nyelv is fontos lehet bizonyos esetekben. Általánosságban elmondható, hogy a tudásod fontosabb, mint a végzettséged. E szükséges készségek némelyikének megvitatása segíthet eldönteni, hogy ez a fajta munka az Ön számára.

Íme egy lista az önéletrajzokhoz, motivációs levelekhez, álláspályázatokhoz és interjúkhoz szükséges személyi asszisztensi készségekről. A szükséges készségek a megpályázott állástól függően változnak, ezért tekintse át a listánkat is munkakörönként felsorolt ​​készségek és a készség típusa szerint. Tekintse át ezeket a listákat, és nézze meg, hogy ezeket a készségeket használta-e korábbi munkahelyein, vagy képzésen keresztül sajátította el őket.

Jegyezze fel, mikor és hogyan használta vagy fejlesztette ezeket a készségeket. Ezután adja hozzá önéletrajzához és motivációs leveléhez, vagy tartsa kéznél az álláspályázatok kitöltéséhez. Az alkalmazások átvizsgálói gyakran kulcsfontosságú készségeket keresnek. Párosítsa össze készségeit a kiküldöttekkel, ha az a munkához szükséges. Ezután győződjön meg róla, hogy megemlítette őket a kísérőlevelében, és szerepel az önéletrajzában.

Interjúválaszokat is ki kell dolgoznia arról, hogyan használta készségeit korábbi pozíciókban. Legyen példa arra, hogyan oldott meg egy problémát a munkahelyen ezen készségek közül egy vagy több felhasználásával. Mutassa meg, hogyan járult hozzá képességeinek felhasználása egy projekt sikeréhez.

Példák a szükséges készségekre

Ez a lista nem teljes, de tartalmazza a személyi asszisztensek legfontosabb, legkeresettebb készségeit.

Szervezés és időgazdálkodás

Személyi asszisztensként a munkája nagy része az lesz, hogy valaki mást szervezetten és ütemtervben tartson. Ezért magának is jól szervezettnek kell lennie. Szerencsére a szervezőkészség tanulható. Vannak speciális technikák, amelyek segítségével hatékonyabbá teheti időfelhasználását, és egyébként rendben tarthatja saját és a menedzsere életét.

Írásbeli és szóbeli kommunikáció

Meg kell értenie és követnie kell az utasításokat, és világosan és őszintén kell továbbítania az információkat. Beosztásának részleteitől függően előfordulhat, hogy ügyfeleket kell fogadnia, válaszolnia kell a levelezésre, vagy jelentéseket és prezentációkat kell készítenie. Mindezek a feladatok kiváló kommunikációs készségeket igényelnek, beleértve a beszédet és az írást, a hallást és az olvasást.

Pontosság és odafigyelés a részletekre

A részletekre való odafigyelés kritikus eleme a szervezettség megőrzésének és a jó kommunikációnak.

A homályosság vagy pontatlanság a legjobb esetben is eredménytelenséget okoz, és súlyos hibákat is okozhat, vagy elidegenítheti a vezető kollégáit.

Releváns szoftverek ismerete

A kezelendő szoftverek eltérőek lehetnek, de valószínűleg magukban foglalják a szövegszerkesztést, a táblázatokat, az adatbázisokat, a naptárakat, az asztali publikálást és a PowerPointot vagy valami hasonlót. Ha legalább minimális műszaki támogatást tud nyújtani, az előnyt jelent. Előfordulhat, hogy több különböző programot és alkalmazást kell kiértékelnie, hogy kiválassza, melyik biztosítja a legjobb eszközöket a vezető céljainak eléréséhez. Mindig az a feladata, hogy megkönnyítse és egyszerűbbé tegye a menedzsere munkáját, és ez sok kulisszák mögötti problémamegoldást igényelhet.

Tapintat és diszkréció

Személyi asszisztensként gyakran lesz kitéve érzékeny anyagoknak, az üzleti titkoktól a személyes adatokig, amelyeket bizalmasan kell kezelnie.

Ehhez kapcsolódó készség a tapintatosság, az a képesség, hogy gyengéden vagy egyáltalán nem reagálunk olyan információkra, amelyeket mások nehéznek vagy kínosnak találhatnak. Más szavakkal, biztonságos személynek kell lennie ahhoz, hogy a menedzsere sebezhető legyen. Végül is csak te tudod, mennyi segítségre van szükségük.

Összefüggő: A legjobb önéletrajzírási szolgáltatások.

Készségek listája

Adminisztrációs készségek

Ezek a készségek gyakran részét képezik a személyi asszisztens munkaköri leírásának, vagy hozzáadott értéket képviselnek. Munkáltatójának szüksége lehet valakire, aki el tudja végezni helyette ezeket a feladatokat.

• Közigazgatási
• Találkozók
• Levelezés
• Elintéznivalók
• Események
• Esemény tervezés
• Iktatás
• Végrehajtási eljárások
• Menetrendek betartása
• Találkozók
• Irodai vezetőség
• Projektmenedzsment
• Kutatás
• Ütemezés
• Diktálás
• Üzenetek fogadása
• Jegyzetel
• Az utazás megszervezése
• Utazás tervezése

Kommunikációs készségek

Személyi asszisztensként a kommunikáció minden aspektusa fontos a munkához. Legyen kész arra, hogy megmutassa tapasztalatait vagy képzését.

• Vedd fel a telefont
• Kommunikáció
• Email
• Látogatók köszöntése
• Kérdések kezelése
• Hálózatépítés
• Nonverbális kommunikáció
• Hívások átvilágítása
• Verbális kommunikáció
• Írásbeli közlemények

Pénzügyi készségek

Van tapasztalata vagy képzettsége ezekre a feladatokra?

• Könyvelés
• Költségvetés
• Vásárlás
• Sourcing
• Bevásárlás

Technológiai készségek

Tud különböző platformokat és eszközöket használni, és elvégezni az alapvető hibaelhárítást?

• Számítógép (PC, Mac, tablet)
• Adatbázis-kezelés
• Microsoft Office
• Prezentáció előkészítése
• Jelentések
• Szövegszerkesztés

Személyes mesteri készségek

Ezek a készségek gyakran a személyiséged részét képezik. Mutassa meg, hogyan használta és fejlesztette őket.

• Titoktartás
• Diplomáciai
• Belátása
• Rugalmasság 
• Személyek közötti
• Többfeladatos
• Szervezet
• Pozitív hozzáállás
• Problémamegoldás
• Professzionális magatartás
• Önmotivált
• Csapatjátékos
• Idő beosztás
• Függetlenül dolgozni

Ha nem használta ezeket a készségeket egy korábbi munkahelyén, nézze meg, hogyan fejlesztette őket önkéntes vagy nem fizetett munkák során, vagy használja őket a magánéletében. Használja ezeket a készségeket egy hitközség részeként vagy egy iskolai diákprojektben? Csapatban vagy egyéni sportágban fejlesztetted képességeidet? Ez a tapasztalat is értékes lehet, és jobb jelöltté teheti Önt a pozícióra.

A személyi asszisztens számára készült alábbi minta önéletrajzban vegye figyelembe, hogy a fent említett készségek közül több hogyan épül be a szövegbe, különösen az „alapképesítések”.

Személyi asszisztensi önéletrajz minta

Ez egy példa az önéletrajzra egy személyi asszisztensi pozícióhoz. Töltse le az önéletrajz sablont (kompatibilis a Google Dokumentumokkal és a Word Online-szal), vagy lásd alább további példákat.