Mi a legjobb üdvözlet, amikor leveleket és e-maileket ír? A levél megfelelő hangnemben való kezdése fontos a hivatalos írásbeli vagy e-mailes levelezésben, mint pl kísérő levél vagy a köszönetnyilvánítás. Ezért számít az üdvözlés, amelyet ebben a levelezésben használ. Az informális kommunikáció esetén a köszöntése kevésbé formális lehet.
Ismerkedjen meg a gyakori üdvözletekkel, hogy segítsen közvetíteni az ismertség és a tisztelet megfelelő szintjét bármilyen szakmai helyzetben.
Útmutató az üdvözlet kiválasztásához
A köszöntés egy levél vagy e-mail elején lévő üdvözlet. Mivel a köszöntés az első, amit egy toborzó, munkaerő-felvételi vezető vagy más üzleti kapcsolattartó megtesz lásd, fontos, hogy az üdvözlés olyan hangot adjon meg, amelyet a megfelelőnek értelmez befogadó.
A megfelelőség a következőktől függ:
- Milyen jól ismeri a címzettet
- Mindegy, hogy írott vagy nyomtatott levelet vagy e-mailt küld
- A küldendő levél típusa
Általánosságban elmondható, hogy minél jobban ismeri az illetőt, és minél kötetlenebb a levelezés, annál kevésbé formális a köszöntés.
Az e-mailekben küldött üdvözlések általában kevésbé formálisak, mint az írott vagy nyomtatott levelek.
Hivatalos levél üdvözlet
Üdvözlet (vagy jó reggelt, jó napot): Tekintsük ezeket a lehetőségeket a "Hello" és a "Hi" valamivel formálisabb változatának. Arra alkalmasak hivatalos írott vagy nyomtatott levelek és e-mailek olyan személyeknek, akiket nem ismer (vagy csak véletlenszerűen ismer). Például fontolja meg ezek használatát, amikor hírlevelet küld egy másik osztálynak.
Kedves: Ez a köszöntés megfelelő a legtöbb hivatalos írásbeli vagy e-mailes levelezéshez. Használhatja akár ismeri az illetőt, akár nem, és hogy a levél címzettje felügyelő vagy üzleti ismerős. A „Kedves” kifejezést gyakran használják kísérőlevelekben, nyomon követési levelekben és felmondási levelekben a munkáltatóknak. A munkaadók az álláspályázóknak írt elfogadó és elutasító levelekben is használják.
Kit érinthet: Ezt a formális írásbeli vagy e-mailes levelezésben használják, amikor nem ismeri a konkrét személyt, akinek ír. Használhatja a „Kit érinthet” kifejezést, amikor egy megkeresni kívánt állásról érdeklődik, vagy amikor állásra jelentkezik, de nem ismeri a jelöltek keresését vezető személy nevét.
Informális levél üdvözlet
Helló: Bár univerzális üdvözlet, a „Hello” általában csak e-mailes levelezésben megfelelő. Ott is csak alkalmi levelezésben szabad használni olyan emberekkel, akikkel már kialakított szakmai kapcsolatot (például elismerő levél a felettesnek).
Szia: Ez az informális variáció csak az Ön által jól ismert emberekkel folytatott legközvetlenebb e-mailes levelezésben megfelelő. Például fontolja meg egy közeli munkatársának küldött köszönőlevélben való felhasználását.
Törekedjen arra, hogy megtalálja valakinek a nevét az osztályon, akivel kapcsolatba szeretne lépni. (Próbáljon meg egy vállalati webhelyet vagy a LinkedIn-t egy adott kapcsolat megtalálásához.) A személy nevének használata személyes hatást kölcsönöz az üzenetnek.
Hogyan kövessünk egy üdvözletet
A nyitó kifejezés után, amely jelzi, hogy ismeri az adott személyt (például „Kedves”), tüntesse fel a címzett kitüntetését és nevét (például „Mrs. Hudson" vagy "Doktor Zhivago"), egy név (utónév vagy első és utolsó, például "Abby" vagy "Peter Parker"), vagy egy általános cím ("Uram" vagy "Hölgyem"), attól függően, hogy milyen kapcsolatban van befogadó.
Amikor jól ismered az embert
Ha elég jól ismeri az illetőt ahhoz, hogy keresztnév alapján lehessen (például jelenlegi kolléga vagy felettes), kövesse a köszöntést csak a keresztnevével ("Kedves Jamison").
Amikor nem ismered a személyt
Ha nem ismeri jól az illetőt, használja Mr./Ms. Vezetéknév, vagy Mr./Ms. Keresztnév családnév. Ha a kapcsolattartó neve nemileg semleges (például Taylor Brown), és nem biztos abban, hogy Ön ha nőt vagy férfit szólít meg, a kezdő kifejezést a személy teljes nevével kell követni ("Kedves Taylor Barna").
Potenciális munkáltatónak
Egy potenciális munkáltató vagy felettes esetében mindig használja Mr. ill Kisasszony. kivéve, ha kifejezetten kérték a személy keresztnevének használatára.
Általános üdvözlet
A "Tisztelt Hölgyem vagy Uram" vagy a "Kit érinthet" köszöntést egyesek elavultnak tekinthetik, de jobb, ha a konzervativizmus oldalára téved, amikor az üzleti életen belüli levelezéssel foglalkozik kapcsolatok. Általában nem árt, ha túlságosan formálisnak kell lenni, ugyanakkor a professzionalizmusa megkérdőjelezhető, ha hétköznapi üdvözlést választ.
A nem megszólítása
Használhatja a megfelelő nemi címet (például „Uram” vagy „Hölgyem”), ha ismeri az adott személy nemét, de a nevét nem. Bár mindig a lehető legpontosabban címezze meg leveleit, ha nem tudja megállapítani a személy nemét, használhatja a kereszt- és vezetéknevét: Kedves Rory Smythe. Végső megoldásként használja a „Tisztelt Hölgyem vagy Uram”-t.
Több ember megszólítása
Több ember megszólítása esetén is helyénvalóak a fenti üdvözlések és köszöntések. Ha azonban három vagy kevesebb név van, az összes címzett nevét meg kell adnia.
Írhatod: „Szia, Rick és Jen” vagy „Kedves Mary, Bob és Sue”. De ha háromnál több név van, vagy inkább csoportos üdvözletet szeretne, használja a „Mind” vagy a „Csapat” szót a név után („Hi, All” vagy „Dear Team”).
Pontozásos üdvözlet
A köszönés végén vesszőt vagy kettőspontot kell behúzni. Például az alábbiak mindegyike elfogadható:
- Kedves Ms. Brown!
- Kedves Ms. Brown!
- Kedves Sarah:
- Kedves Sarah,
Ennek ellenére a kettőspont a formálisabb lehetőség, így alkalmas írásos és e-mailes levelezésre is. Ezzel szemben a vessző valamivel informálisabb választás, így alkalmasabb e-mailekhez vagy hétköznapi írott vagy nyomtatott levelekhez.
Mikor váltson kevésbé formális üdvözlésre
Ne feledje, hogy bizonyos nyitó kifejezések professzionális hangnemet közvetítenek először a levelezés merev hangot közvetíthet, ha a következő üzenetekben használják, és ekkor már tudni fogja a ember jobban.
Fontolja meg a formális kifejezések, például a „Kedves” vagy „Üdvözlöm” fenntartását az első kapcsolatfelvételi pontnak és majd váltson át ismerősebb üdvözlésekre és üdvözlésekre (például „Helló újra!”). e-maileket.
Hasonlóképpen változtassa meg az üdvözlést, ahogy az üzleti kapcsolattartóval való kapcsolata elmélyül. Például, ha egy potenciális munkáltatóból felügyelő lesz, átválthat a "Kedves"-ről a "Hello"-ra. És ha az ismerőse a keresztnevével jelentkezik ki, és az Ön keresztnevén szólítja meg Önt, megteheti viszonozni.
Hatékony levelek írása
Az üdvözlés fontos eleme a hivatalos levelezésnek, amely magával ragadja a címzettet, és szakmai hangot ad. Azonban van még mit tanulni az üzleti levelek írásáról, amelyen túlmenően üdvözölni kell.
Az általános javítása üzleti levél írási készség segít a levél meggyőző szövegének elkészítésében, hogy megkaphassa az interjút, megfelelő köszönőlevelet küldhessen, és végül megnyerje az üzleti kapcsolatokat. Az üzleti levélmintákra való hivatkozás segíthet levélírási készségeinek értékelésében és tökéletesítésében.
Kulcs elvitelek
- A köszöntés megadja az alaphangot. Válassza ki a megfelelőt a kommunikáció módja, mennyire ismeri a címzettet és milyen típusú levelet küld.
- Amikor csak lehetséges, használja a személy nevét. Ha nem tudja kideríteni, hogy mi ez, a „Kit érinthet” vagy a „Tisztelt Uram vagy Hölgyem” megfelelő.
- Idővel a köszöntések kevésbé formálisak lehetnek. Miközben valakivel levelez, a „Tisztelt Mr. Smith” átválthat a „Szia újra, Bob” kifejezésre. Kövesse annak a személynek a példáját, akivel kommunikál. Ha kétségei vannak, jobb, ha túlzottan formális, mintsem túl informális.
