Az e-mail olyan népszerűvé vált, hogy bizonyos esetekben az emberek gyakrabban használják, mint a telefont. Mert az írott szót olyan könnyen lehet félreérteni, megérteni megfelelő e-mail etikett elengedhetetlen az üzleti környezetben.
Sajnos sokan nem értik, hogyan használhatják az e-mailt előnyükre, és gyakran elszalasztják azokat az előnyöket, amelyeket ez egy vállalkozás számára jelenthet. A következő üzleti e-mail etikett szabályai segíthetnek alkalmazottainak hatékony és eredményes e-mailek összeállításában.
Csak világos és tömör e-maileket küldjön
A jó e-mail etikett első szabálya, hogy kerüljük a hosszan tartó e-maileket, amelyek idegen információkat és irreleváns tényeket tartalmaznak. Ragaszkodjon a közvetített tárgyhoz, és használjon minél kevesebb szót. Ha döntésre van szüksége, kérje meg. Ha információra van szüksége, kérjen. Ha azt szeretné, hogy valaki cselekedjen, kérje meg. Ne kényszerítse olvasóit arra, hogy elgondolkozzon, miért veszi fel velük a kapcsolatot. Amikor e-mailt ír, tekintse azt egy ismeretterjesztő műnek. Ne tedd titokzatossá.
Mindig használjon értelmes tárgysort
Soha ne hagyja üresen az e-mail tárgyát. Egy üres tárgysor esetén előfordulhat, hogy az e-mailt spamként jelölik meg, és soha nem érik el a célállomást. Az üres tárgysort tartalmazó e-maileket is gyakran figyelmen kívül hagyják, különösen akkor, ha a címzett általában sok e-mailt kap egy adott napon. Mindig olyan tárgysort használjon, amely megfelelően tükrözi e-mailje tartalmát. Segítségével a címzettek hatékonyabban rendezhetik e-mailjeit, és gyorsabban válaszolnak az e-mailekre.
Kerülje az extravagánsan formázott e-maileket
Küldjön e-maileket professzionális formátumban. Kerülje a sokszínű betűtípusokat és háttérképeket. Ezek a kiegészítők elvonhatják az olvasó figyelmét, vagy megnehezíthetik az üzenet olvashatóságát. Bármilyen hozzáadott háttérkép megnövelheti az e-mail fájlméretét. Ez arra kényszerítheti a lassú kapcsolattal rendelkező címzetteket, hogy gyötrelmesen sokáig várjanak az üzenet letöltésére. A hozzáadott háttérképek megnövelhetik az e-mail fájlméretét. Ez arra kényszerítheti a lassú kapcsolattal rendelkező címzetteket, hogy gyötrelmesen sokáig várjanak az üzenet letöltésére.
Ha cége ragaszkodik ahhoz, hogy bizonyos e-mail irodaszereket használjon a konzisztens megjelenés érdekében, használja ki ezt a lehetőséget. A céglogó és az aláírási vonal professzionális képet vetíthet az e-mailjeire.
Időszerű válaszok küldése
Ne kényszerítse az embereket arra, hogy időben válaszoljanak az e-mailjeikre. Válaszoljon azonnal világos, tömör üzenettel. Ha több időre van szüksége a válasz kutatásához vagy további információk gyűjtéséhez, mondja el e-mail küldőjének, hogy mikor várhat választ.
Használja a Házon kívüli válaszeszközöket
Ha távol lesz az irodától, és nem tudja elolvasni az e-mailjeit, használja az e-mail rendszer irodán kívüli eszközét, hogy automatikusan válaszoljon mindenkinek, aki kapcsolatba kíván lépni Önnel. Győződjön meg arról, hogy az automatikus válasz tudatja a feladókkal, hogy mikor várható válasz.
Ne sírj farkast kiemelt zászlókkal
A legtöbb levelezőrendszer lehetővé teszi, hogy egy e-mailt "magas prioritású" vagy "sürgős" jelöléssel jelöljön meg. Ne tegye ezt alapértelmezett e-mail jelzőként. Használja takarékosan, különben a címzettek figyelmen kívül hagyják a prioritásjelzőt. Amikor végre elküld egy valóban fontos e-mailt, az nem kapja meg a megérdemelt figyelmet.
Fontolja meg, hogy szükséges-e a „Válasz mindenkinek”.
Ne kattintson ösztönösen a „Válasz mindenkinek” gombra minden olyan e-mailnél, amelynek több feladója vagy címzettje van. Fontolja meg a témát, és döntse el, hogy kinek kell elolvasnia a válaszát. Ha folyamatosan, szükségtelenül válaszol mindenkinek, akkor gyorsan "üzleti spammer" hírnevet szerezhet magának, és előfordulhat, hogy az emberek teljesen figyelmen kívül hagyják e-mailjeit.
Külön üzleti és személyes e-mail fiókok
Hacsak nem vészhelyzetről van szó, soha ne használja üzleti e-mail-címét személyes levelezésre. Még ha saját vállalkozása is van, érdemes két külön e-mail fiókkal rendelkeznie. Lehetővé teszi e-mailjei rangsorolását, és távol tarthatja a nem kapcsolódó személyes üzeneteket az üzleti hálózattól.
Használjon professzionális e-mail fiókneveket
Használja saját nevét bármely üzleti e-mail cím részeként. Például [email protected] vagy [email protected]. Kerülje a beceneveket, fogantyúkat, beceneveket vagy homályos hivatkozásokat. Például ne használja a [email protected] vagy a [email protected] címet.
Az e-mail a legjobb erre a válaszra?
Ne használja az e-mailt egyetlen kommunikációs eszközként. Nem minden üzenet alkalmas e-mailre, és előfordulhatnak olyan esetek, amikor egy rövid telefonhívás vagy egy rövid irodalátogatás hatékonyabb módja lehet az üzenet továbbításának. A telefonos találkozás vagy beszélgetés emberi elemet vihet be az interakciókba, és ez mindent megtehet az a különbség, amikor megpróbálsz elmagyarázni valamit, vagy rá akarsz venni valakit, hogy vegyen egy akció.
Legyen érzékeny és elérhető
Soha ne használjon e-mailt egy kapcsolat vagy szerződés megszüntetésére. A professzionális üzleti levelezésben mindig mellékeljen egy aláírási sort, amely alternatív módokat kínál a kapcsolatfelvételre. Például megadhatja irodai, fax- és mobiltelefonszámát, valamint irodai levelezési címét.
Kerülje a tömeges mellékletek e-mailezését
Soha nem tudhatod, hogy a címzett hogyan és hol fog hozzáférni az e-mailjéhez. A mobileszközök megkezdhetik a fájl letöltését, mielőtt megkérnék a felhasználót a letöltés megerősítésére. Ez hosszú ideig tarthat, és felemésztheti a sávszélességet, amelyért a címzettnek fizetnie kell. A mellékletek együttes mérete 50 MB alatt legyen.
Ha nagy fájlt kell küldenie, először lépjen kapcsolatba a címzettekkel, és kérdezze meg, hogyan szeretnék megkapni a fájlt. A fájl elküldéséhez fájlátviteli szolgáltatást is használhat.
Gondolkozzon, mielőtt elküldi ezt az e-mailt
Végül szánjon egy pillanatot, és fontolja meg, amit írt, mielőtt megnyomja a "küldés" gombot. Ez olyasmi, amit nem szabad e-mailben elküldeni? Személyes jellegű, és nem megfelelő a cég levelezőrendszerének használata? Dühösen írta az e-mailt, és olyan részeket tartalmazott, amelyeket később megbánhat? Ha igen, nyomja meg a "törlés" gombot.
