Az irodai asszisztensi pozíciók minden iparágban megtalálhatók, és sokféle szaktudással rendelkeznek. Az irodai asszisztenseket néha titkároknak vagy adminisztratív asszisztenseknek is nevezik, de ők az iroda működésében segítenek.
Akár ügyvédi irodához, akár orvosi rendelőhöz, oktatási intézményhez vagy vállalathoz tartozik az iroda, az igények hasonlóak: valakinek nyilvántartást kell vezetnie, ütemtervet kell vezetnie, és gondoskodnia kell a rutin kommunikációról a hivatal.
Egyes irodai asszisztensek távolról dolgoznak. Virtuális asszisztensek általában otthonról dolgoznak, és olyan feladatokat látnak el, amelyeket általában egy adminisztratív asszisztens vagy titkár végez.
Irodai asszisztens munkaköri kötelezettségei
Míg az irodai asszisztensi pozíciók általában hasonlóak egymáshoz, a munka továbbra is változó – csak napról napra változik, nem pedig irodánként. Ma úgy viselkedhet, mint a recepciós, holnap szükség lehet a nyomtató javítására, másnap pedig a teljes iratszekrényt át kell helyeznie a felhőbe. Nagyon széles készségekre lesz szüksége a sikerhez.
Az irodai asszisztensek az üzleti világ nagy énekelt hősei közé tartoznak, mert ha megfelelően végzi a munkáját, senki sem veszi észre – az iroda úgy tűnik, hogy magától működik. Vannak azonban, akik élvezik a gyors, mégis rugalmas munkát, azt az érzést, hogy mindennek a középpontjában állnak. Egy jó titkár szinte bárhol, bármilyen szervezetben találhat munkát.
Kiváló irodai asszisztensi készségek
Íme néhány olyan készség, amelyet a munkáltatók keresnek, amikor irodai alkalmazottakat vesznek fel.
Verbális kommunikációs készségek
A kommunikáció kritikus puha készség egy irodai asszisztens számára. Kapcsolatba kell lépnie a felettesével, az irodai munkatársaival, az Ön által kisegített szakemberekkel, és esetleg az ügyfelekkel vagy ugyanazon szervezet más irodáiban dolgozó emberekkel. Mindannyian csapatként dolgoznak, és te vagy a fő kommunikációs központja.
Vidámnak, segítőkésznek, jól tájékozottnak, szókimondónak és jó hallgatóságnak kell lenned minden nap.
- Telefonok fogadása
- Ügyfélkapcsolatok
- Kommunikáció
- Telefonhívások átirányítása
- Üzenetfelvétel
- Telefonhívások irányítása
- Kapcsolótábla
- telefon
- Verbális kommunikáció
Írásbeli kommunikációs készségek
A legtöbb irodai asszisztens sokat ír. Feljegyzéseket írhatnak, űrlapokat tölthetnek ki, vagy levél- vagy e-mail-vázlatokat. Vannak, akik tartalmat hoznak létre a vállalat webhelyéhez, vagy szöveget szerkesztenek mások számára. A világos, szakszerű írásbeli kommunikáció elengedhetetlen.
- Levelezés
- Levél
- Levelezések
- Gépelés
- Szövegszerkesztés
- Írott kommunikáció
Barátságos
Az irodai asszisztens lehet az első személy, akit az ügyfél meglát, amikor belép az irodába. Ha az iroda elsődleges lakója éppen kint van, előfordulhat, hogy az irodai asszisztens az egyetlen személy, akivel a látogató kapcsolatba lép. Készen kell állnia arra, hogy minden látogatót mosollyal és kedves szóval üdvözöljön, és amennyire csak tudja, segítse őket abban, amiben csak szüksége van. Tehát a jó interperszonális készségek elengedhetetlenek.
- Vevőszolgálat
- Látogatók irányítása
- Rugalmas
- Barátságos
- Köszöntsétek a vendégeket
- Személyek közötti
- Pozitív hozzáállás
- Megbízhatóság
- Üdvözlöm a Látogatókat
Technológiai készségek
Régen a titkárnők sokat gépeltek. Változtak az idők és a technológia is, de az irodai asszisztensek továbbra is sok időt tölthetnek a billentyűzet előtt. Írógép helyett sokféle szoftveralkalmazásban kell eligazodnia. Az sem árt, ha tudja, hogyan nyújthat némi könnyű technikai támogatást, és hogyan kell megjavítani a kelletlen nyomtatót.
- Számítógép
- Google Dokumentumok
- Google Drive
- Google Forms
- Google Táblázatok
- Google Diák
- Gmail
- Internet
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpint
- QuickBooks
- Laza
- Technológia
- Videókonferenciázás
- Zoomolás
Szervezet
Az irodai asszisztenseknek rendkívül szervezettnek kell lenniük, hogy hatékonyan tudják végrehajtani számos feladatukat. Segítenie kell másoknak is a rendszerezésben, a naptárak karbantartásától az iroda rendjének megőrzéséig.
- Adminisztratív támogatás
- Találkozók
- Számlázás
- Naptárak
- Irodai
- Adatbevitel
- Levelek kézbesítése
- Elektronikus iktatás
- Költségjelentések
- Iktatás
- Recepciós műveletek
- Pénzkezelés
- Irodai feladatok
- Irodai felszerelés
- Irodai kellékkészlet
- Irodaszerek
- Irodai támogatás
- Szervezet
- Papírmunka
- Szállítás
Problémamegoldó képesség
A problémamegoldás vagy a kritikus gondolkodás készsége minden irodai asszisztens számára fontos, mivel gyakran Ön lesz az a személy, akihez mások kérdésekkel vagy problémákkal fordulnak.
- Koordinálja az Iroda tevékenységeit
- Találkozók
- Problémamegoldó képesség
- Válaszoljon a megkeresésekre
- Ütemezés
- Szűrés és hívások irányítása
- Táblázatok
- Csapatmunka
- Idő beosztás
- Az utazás megszervezése
Példák önéletrajzra és kísérőlevélre
Tekintse át az önéletrajzra és a kísérőlevélre vonatkozó példákat, és töltse le a sablonokat különböző irodai pozíciókhoz:
- Adminisztratív asszisztensi önéletrajz
- Adminisztratív asszisztens kísérőlevél
- Személyi asszisztens önéletrajz
- Recepciós önéletrajz
- Recepciós kísérőlevél
- Példák üzleti önéletrajzra
Hogyan mutassa be készségeit
- Ezeknek a készségeknek a neve kulcsszóként funkcionál, ezért önéletrajzod írásakor használj minél többet.
- Ugyanezeket a kulcsszavakat használhatja kísérőlevelében is. Koncentráljon kifejezetten azokra, amelyekre a leendő munkáltatója a legjobban számít.
- Győződjön meg róla, hogy van legalább egy példa arra, amikor minden kategóriából bizonyította képességeit, készen áll arra, hogy megossza az interjúztatókkal.
