Tippek az ajánlólevelek írásához

Szinte mindenkit megkérnek, hogy pályafutása során valamikor írjon referencialevelet. Legyen szó egy alkalmazottról, egy barátról vagy valakiről, akivel együtt dolgozott, fontos, hogy készen álljon egy hatékony ajánlólevél megírására. Ugyanilyen fontos, hogy készen állj arra, hogy „nem”-et mondj, ha nem szívesen ajánl valakit állásra. Olvassa el az alábbiakban tippeket, hogy hogyan válaszoljon egy ajánlási kérésre, és hogyan írjon erős ajánlólevelet.

Amikor nincs semmi pozitív mondanivalód

Valójában az adott személy érdeke, hogy udvariasan elutasítsa a referencialevél megírását, ha nem tud többet adni egy kívánságos jóváhagyásnál.

Egy kevésbé pozitív hivatkozás ugyanannyi kárt okozhat, mint egy negatív hivatkozás. A munkaadók általában jól tudnak olvasni a sorok között, és felfogják, amit nem mondasz.

Ha elutasítja, a személy áttérhet egy másik referenciára, aki képes lehet ragyogó ajánlást adni. Egyszerű kiút az, ha azt mondod, hogy nem ismered eléggé a munkájukat vagy a hátterüket ahhoz, hogy referenciát adj. Így minimalizálhatja az esetleges sérelmeket. Így utasíthatja el a referenciakérést.

Információkérés

Ha örömmel tölti el, hogy megkérdezik, de nem tudja, mit mondjon, kérjen a személytől az önéletrajz másolatát és a teljesítmények listáját. Ez útmutatást ad a levélíráshoz.

Ha ajánlólevelet ír egy állásra vagy szakmai gyakorlatra jelentkező hallgató számára, kérheti a kapcsolódó tanfolyami munkáik listáját is.

Kérjen tájékoztatást arról, hogy mire vonatkozik az ajánlás. Ha konkrét munkára vonatkozik, kérje az álláshirdetést. Ha egy iskolára vonatkozik, kérdezze meg, hogy milyen típusú programra jelentkezik. Ez segít abban, hogy levelét a pozícióhoz vagy az iskolához kapcsolódó készségekre és tulajdonságokra összpontosítsa.

Feltétlenül kérdezze meg azt is, hogy kinek küldje be a levelet, és hogyan küldje el. Egyes leveleket nyomtatott formában, másokat e-mailben kell elküldeni, ezért fontos, hogy gondosan kövesse az utasításokat.

Kezdje az alapokkal

Kezdje azzal, hogy megadja, mióta ismeri az illetőt. Röviden adja meg a részleteket arról, hogy honnan ismeri az illetőt (például, hogy az illető Önnek dolgozott-e, szomszédok-e, ha az illető az Ön diákja volt stb.). Ezenkívül tüntessen fel minden releváns dátumot – ha alkalmazott volt, adja meg a foglalkoztatás dátumait is. Ha diák volt, jelezze, hogy mikor.

Tartalmazza a részleteket

Folytassa a személy készségeinek és teljesítményének leírásával, és írja le, hogy mitől válik ideális jelöltté egy potenciális új munkáltató számára. Adjon meg két vagy három kiemelkedő attribútumot, és próbáljon példát mutatni arra az időpontra, amikor a személy megjelenítette ezeket az attribútumokat.

Próbáljon olyan tulajdonságokat kiválasztani, amelyek kapcsolódnak ahhoz a pozícióhoz, amelyre pályázik. Ha lehetséges, nézze meg előre az álláshirdetést, vagy kérdezze meg a személyt, hogy milyen állásokra jelentkezik. Nézze meg az állásleírást (vagy keressen az interneten álláshirdetéseket az adott személy által pályázott állástípushoz). Keresse a munkaköri leírásban szereplő tulajdonságokat, amelyek emlékeztetnek arra a személyre, akinek írod az ajánlást. Végezetül foglalja össze, miért ezt a személyt ajánlja állásra.

Nyomon követés felajánlása

A levél végén érdemes lehet telefonszámot vagy e-mail címet is megadni. Ily módon a munkáltatók nyomon követhetik, ha kérdéseik vannak, vagy további információra van szükségük.

Íme egy lista azokról az információkról, amelyeket az ajánlólevélnek tartalmaznia kell, valamint egy ajánlólevél-sablont, amelyet saját levél indításához használhat.

Legyen profi

Feltétlenül olvassa el alaposan és lektorált elküldése előtt olvassa el levelét, keressen nyelvtani vagy helyesírási hibát. Fontolja meg, hogy megkér egy barátot vagy családtagot, hogy szerkessze meg a levelét. Írd le helyesen a leveledet üzleti levél formátumban. Válasszon egy tiszta, könnyen olvasható betűtípust, például a Times New Roman vagy az Arial.

Kövesd az utasításokat

Pontosan úgy küldje be levelét, ahogyan a személy kéri. Ha nem mondják meg, hogyan küldje el a levelet (vagy kinek küldje el), kérdezze meg. Ha e-mail-referenciát küld, kapcsolatfelvételi adatait a begépelt aláírás után adja meg, ne a pgae tetején.