A dokumentáció a munkavállaló foglalkoztatási eseményeinek írásos és megőrzött nyilvántartása. Ezek a nyilvántartások kormányzati és jogilag kötelező elemekből, a vállalati szabályzat által megkövetelt dokumentumokból és gyakorlat, a legjobb humánerőforrás-gyakorlat által javasolt dokumentumok, valamint a foglalkoztatásról szóló formális és informális nyilvántartás eseményeket.
Dokumentáció egy foglalkoztatási nyilvántartásról
A munkavállaló dokumentációs feljegyzése írásos beszámolót tesz tevékenységeiről, megbeszéléseiről, teljesítmény coaching incidensek, tapasztalt irányelvsértések, fegyelmi intézkedések, pozitív hozzájárulások, jutalom és elismerés, vizsgálatok, követelmények és célok teljesítésének elmulasztása, teljesítményértékelés, és több.
Gondoljon a munkaügyi dokumentációra úgy, mint egy alkalmazottnak a szervezetével fennálló kapcsolatának történetére – jó és rossz értelemben.
Ezeknek a nyilvántartásoknak a vezetése lehetővé teszi a munkáltató és a munkavállaló számára, hogy megőrizze az események és megbeszélések írásos történetét, amelyek egy adott esemény körül történtek. A munkaviszony dokumentálása olyan írásos feljegyzést ad, amely szükséges lehet a munkavállalói tevékenység alátámasztásához
Az alkalmazottakról szóló dokumentáció, ha szükséges, általában pozitív és negatív is. Ez tényszerű, nem ítélkezés. Az eseményeket úgy írja le, ahogyan azok bekövetkeznek, nem pedig a szemlélőnek az eseménnyel kapcsolatos véleményén és gondolatain alapul. A dokumentáció leírja azokat az intézkedéseket is, amelyeket olyan figyelemre méltó esetekben hajtottak végre, mint például a munkavállalók hivatalos elismerése vagy fegyelmi eljárás.
Ne feledje, hogy a dokumentációt a lehető legközelebb kell elkészítenie az incidens bekövetkeztéhez, hogy a feljegyzések időszerűek, részletesek és pontosak legyenek.
Egy jogi eljárás során a munkavállaló múltbeli teljesítményére vonatkozó dokumentáció gyakran kritikus fontosságú a munkáltató által az esemény során tapasztalt kimenetel szempontjából. A cél az, hogy igazságos képet adjunk a munkavállaló teljesítményéről anélkül, hogy pusztán a negatív eseményekre összpontosítanánk.
A dokumentáció típusai
Irányelvek, eljárások, a munkavállalói kézikönyv, és teljesítményfejlesztési terveket olyan dokumentációs formák is, amelyek rögzítik elvárt munkavállalói magatartás és a munkahelyi követelmények a rendezett, tisztességes munkahely fenntartása érdekében, ahol az alkalmazottak tudják, mit várnak el tőlük.
A feljegyzések egyben a vádlott, a vádló és a tanúk írásbeli nyilatkozatai is olyan ellenséges munkahelyi eseményekről, amelyekben alkalmazotti kötelességszegést követnek el, mint pl. szexuális zaklatás vagy más súlyos kihágás.
Ez a dokumentáció olyan állandó feljegyzéseket is tartalmaz, mint például az aláírt, írásos munkavállalási kérelem foglalkoztatási referenciák, pályázati anyagok, például önéletrajzok és kísérőlevelek, valamint háttérellenőrzés. Félretéve a alkalmazottak személyi aktája, egyéb papírmunkák, mint pl I-9 űrlap (amely igazolja, hogy a munkavállaló jogosult-e dolgozni az Egyesült Államokban) szintén karbantartják, csakúgy, mint az orvosi feljegyzéseket, az FMLA-nyilvántartásokat és így tovább.
A dokumentáció informális is lehet, például a vezető feljegyzésében az alkalmazottal egy év során folytatott megbeszéléseiről. Fontos, hogy vezetők ezt a dokumentációt minden jelentéstevő alkalmazottjukon megőrizzék. Egyetlen alkalmazottat sem szabad kiemelni a teljesítmény miatt a dokumentáláshoz. Az egyik alkalmazottnak a többiektől eltérő kezelése egy későbbi időpontban diszkriminációként értelmezhető.
A dokumentáció lehet formális, és a munkavállaló kezében maradhat személyi akta. Az alkalmazottaknak alá kell írniuk ezt a dokumentációt, ezzel igazolva, hogy megkapták a másolatot, és teljes egészében áttekintették a dokumentációt. A munkavállaló aláírása nem jelenti a dokumentációban foglaltakkal való egyetértést.
Dokumentáció használata
A kritikus, akár pozitív, akár negatív incidensek dokumentálása szintén javasolt, hogy a vezetők nyilvántartást kapjanak az alkalmazottak teljesítményéről egy adott időszakra kiterjedően.
A szervezetek az általuk vezetett dokumentációt más módon is felhasználhatják. Ezek magukban foglalhatnak eljárásokat, munkautasításokat és számítógépes szoftverre vonatkozó utasításokat, hogy csak néhányat említsünk, de az emberi erőforrás funkció szempontjából ezek a dokumentáció általános felhasználási módjai. A következő rész a dokumentálással kapcsolatos utasításokat ismerteti megfelelően.
Teljesítménydokumentációs minták
Az alkalmazott teljesítményére vonatkozó dokumentáció lehetővé teszi Önnek fegyelem, megszünteti, vagy méltányosan előlépteti, jutalmazza és elismerik alkalmazottak. Dokumentáció hiányában nehéz ügyet intézni ezen intézkedések bármelyikéhez, és potenciálisan kockázatos a munkáltató számára.
A munkáltatónak kerülnie kell az esetleges vádaskodást a munkavállalókkal szembeni diszkriminatív bánásmód. Minden törvényszerűségtől eltekintve a jó munkáltatók olyan munkakörnyezetet szeretnének kialakítani, amely tisztességes, következetes, és támogatja az alkalmazottak céljait és karrierterveit.
Ezt a környezetet a vezető szakmai dokumentációja támogatja az alkalmazottak teljesítményéről – mind a dicsérő magatartásról, mind a korrekciót vagy javítást igénylő tevékenységekről. Ezek dokumentálásáról korábban részletesen volt szó. A következő helyzetek további példákat adnak a megfelelő dokumentációra.
A késések és a hiányzások dokumentálása
Rossz:
Mark általában késik a munkából. Marknak túl sok munkája hiányzik.
Jobb:
Április 1.: Mark betegen jelentkezett, és nyolc órát kihagyott a munkából.
Április 4.: Márk délelőtt 10 órakor érkezett a munkahelyére, két órás késéssel a tervezett kezdési időponthoz képest.
Április 6.: Mark orvosi időpontot egyeztetett, majd otthon maradt, hogy új kemencét szereltessenek be.
Április 12.: Mark betegen jelentkezett, és nyolc órát kihagyott a munkából.
A teljesítmény dokumentálása
Rossz:
Mary megbízhatatlan. Aligha teszi azt, amit elkötelezett.
Jobb:
Május 2.: Mary megígérte, hogy a termékjavaslat első vázlata a mai heti ülésen megtekinthető lesz. Mary nem a várt módon készített dokumentumtervezetet. Azt mondta, túl elfoglalt volt, és az emberek, akiknek segítségre volt szüksége, nem jöttek vissza vele.
A menedzser így válaszolt: Milyen segítségre volt szüksége? Információ? Ki nem jött vissza hozzád, és mire volt szükséged tőlük?
Carlnak és Michaelnek tájékoztatnia kellett Maryt a fejlődésükről.
Mi az, ami annyira elfoglalt, hogy nem volt időd teljesíteni az elkötelezettséged? Túl sok kötelezettséget vállal korlátozott órákkal, hogy teljesítse azokat.
Miben segíthetek?
Mikor teszi elérhetővé a dokumentumtervezetet áttekintésre?
Következtetésképpen
Ezek a minták áttekintést nyújtanak arról, hogyan néz ki a hatékony dokumentáció a helytelenül megírt dokumentációval szemben. Kövesse ezt a tanácsot, hogy hatékonyan és legálisan dokumentálja az irányelveket, a teljesítményt és az eseményeket a munkahelyén.
Kérjük, vegye figyelembe, hogy a megadott információk hitelesek, de nem garantálják a pontosságot és a jogszerűséget. Az oldalt világszerte széles közönség olvassa ésmunkaügyi törvények és a szabályozás államonként és országonként eltérő. Kérem kérjen jogi segítséget, vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati források segítségét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy jogi értelmezése és döntései megfelelnek az Ön tartózkodási helyének. Ez az információ útmutatást, ötleteket és segítséget nyújt.
