Szervezése a konferencia az alapoktól kezdve óriási előrelátást és adatgyűjtést igényel. A teljes folyamat a csoport méretétől függően néhány évig is eltarthat, de elképzelhető, hogy a sikeres konferencia egy év alatt, ha gyors döntéseket tud hozni.
A konferencia tervezésének valósága az, hogy tapasztalat nélkül sok időt veszíthet az egyes apró részletek túlgondolásával, miközben figyelmen kívül hagyja a fontosabb kérdéseket. Annak érdekében, hogy a folyamatot egyszerűbbé tegyük a kezdők számára, felvázoltuk a legfontosabb lépéseket, miközben hivatkozásokat biztosítunk az egyes témákkal kapcsolatos részletesebb bemutatóinkhoz. Az eredmény egy konferencia-tervezési útmutató, amely segít elkezdeni egy szilárd sablonnal.
1. lépés: Készítsen elképzelést konferenciájáról
Minden esemény vízióval kezdődik, de elképzelését szavakká és számokká kell alakítania a költségek méréséhez és a megalapozott tervezési döntések meghozatalához. Először is az eseményszervezés alapjaival kell kezdenie, például ki, mit, mikor, hol és miért.
2. lépés: Üzleti terv készítése
Hacsak a konferenciáját nem egy pályázat vagy szervezet finanszírozza, akkor erre szüksége lesz térképezze fel, honnan származik a pénze és mire használják. Ennek az egyenletnek az első részét, a bevételt már a tervezési folyamat elején ki kell számítani.
Ahhoz, hogy árat szabjon egy konferenciának, el kell képzelnie, hogy mit szeretne kínálni a résztvevőknek. Az Ön útvonala és előadói felállása az eladási tényező lesz a potenciális regisztrálók számára.
3. lépés: Helyszínek és szolgáltatások összehasonlítása
Miután pontosabb elképzelése van arról, hogy mikorra kerül sor a konferenciára, és hány embert szeretne részt venni, elkezdheti a megfelelő helyszín vásárlását. Ne feledje, hogy a helyszín kiválasztása is meghatározza az Önt vendéglátás és audio/vizuális költségek. Ennek az az oka, hogy a legtöbb konferenciaközpont és rendezvényszálló megköveteli, hogy a helyszíni rendezvényekhez házon belüli szolgáltatásaikat vegye igénybe.
A legtöbb konferenciának valamilyen éjszakai szállást kell biztosítania a régión kívülről érkező vendégek számára. Ez a szükségszerűség további szempontokat hoz létre, amelyeket figyelembe kell venni helyszín döntés.
4. lépés: Regisztrálók toborzása és kezelése
Még a legnépszerűbb is konferenciákon hatékonyan értékesíteniük kell rendezvényüket, hogy a házban minden helyet betöltsenek. A jelenlét az egyetlen legfontosabb tényező a rendezvény sikeréhez. A jó látogatottság bevételt és szponzorációs lehetőséget hoz. És minél több embert regisztrál, annál nagyobb kereslet lesz a hirdetési és részvételi lehetőségek iránt. Röviden, ha tömeget tudsz vonzani, akkor minden más sokkal könnyebben a helyére kerül.
A regisztráció kezelése egyre nehezebbé válik az esemény méretének növekedésével. Itt van egy online regisztrációs rendszer segítségével nyomon követheti a számokat, feldolgozhatja a fizetéseket és rendszerezheti az adatokat.
5. lépés: Helyszíni részletek tervezése
Végül a konferencia üzleti elemeinek megszervezése és megvalósítása után elkezdhet gondolkodni a helyszíni részletek. Ez magában foglalja azt is, hogy a résztvevők hogyan fognak navigáljon a konferencián, az egyes szobák általános elrendezése, valamint az ételek és italok elosztása. A konferencia tervezésének ez az a része, amelyet a legtöbben a rendezvényszervezéssel társítanak. Az összes részlet összehangolásának legjobb módja, ha végigsétál az útvonalon, ahogy a vendégek tennék. Képzelje el, hogyan gondolkodnak és cselekszenek a nap minden pontján, hogy megoldják a problémákat, mielőtt azok felmerülnének.
6. lépés: Kiállításkezelési tippek
A konferenciákon jellemzően kiállítási terület vagy konferenciaterem található, ahol a szponzorok és az eladók helyet bérelnek termékeik reklámozására. Ez egy nagyon jövedelmező lehetőség lehet konferenciája számára, ha mindent jól szervez. Ne feledje azonban, hogy egy kiállítási terület mindkettő jelentős elkötelezettségét kívánja meg időt és erőforrásokat, ezért győződjön meg arról, hogy készen áll több szállító igényeinek kezelésére, mielőtt elkötelezi magát e formátum mellett.
