Üzleti találkozó, konferencia vagy más szakember tervezésekor esemény, a látogatottság a siker kulcsfontosságú mércéje. Elegendő vendéget szeretne vonzani ahhoz, hogy betöltse a helyeket, megfeleljen az elvárásoknak, és anyagilag is sikeres legyen a rendezvény. A résztvevők új információkat szeretnének megtudni, és kapcsolatba szeretnének lépni szakterületük társaival és vezetőivel.
A látogatottság növelése és a megfelelő emberek bevonása egy eseményre nem véletlenül történik. A legsikeresebb találkozók túlmutatnak a sztárokkal teli vitaindítókon és az inspiráló előadásokon, hogy mindenki számára professzionális, értékes, barátságos környezetet teremtsenek. Ez a folyamat a tervezés kezdeti szakaszában kezdődik.
Hozzon létre egy erős menetrendet
A napirend az eseményedről az első dolog, amit a résztvevők figyelembe vesznek, amikor eldöntik, hogy részt vesznek-e vagy sem. Válasszon egy erős központi témát az esemény rögzítéséhez, majd szervezzen meg workshopokat, paneleket, vitaindító előadásokat és a napirend egyéb részeit, hogy értékes és változatos tartalmat biztosítson a témán belül.
A napirend összeállításakor vegye figyelembe mind a résztvevők, mind az előadók igényeit. Hagyjon elegendő időt a szünetekre és az étkezésekre, és szervezze a napot a nagy események köré, amelyeken szeretné, hogy mindenki részt vegyen.
Ha egyszerre több műhelyt vagy panelbeszélgetést is tart, jelölje ki a fő előadók által vezetett eseményeket, hogy mindenki hallhassa őket.
Fontolja meg a logisztikát
Még a legjobb napirend és a legérdekesebb vitaindító előadók mellett is, a logisztika hatással lesz a részvételre. A rendezvény dátumainak, időpontjainak és helyszíneinek megtervezésekor tartsa szem előtt mind a résztvevők, mind az iparág igényeit.
- Milyen hosszú a rendezvényed, és mennyire helyiek a résztvevők? Rövid események történhetnek munkanap közben vagy közvetlenül utána. Lehetséges, hogy többnapos rendezvényeket egy hétvégére kell tervezni.
- Vannak mozgalmas szezonok az Ön iparágában, vagy népszerű rendezvények, amelyek már kialakultak? Olyan időre tervezze rendezvényét, amikor kevesebb lesz a verseny a részvételért.
- A résztvevőknek utazniuk kell, vagy éjszakára kell maradniuk? Válasszon egy szállást, repülőteret vagy más utazási módot. Fontolja meg a kedvezményes szállodai díj megtárgyalását a résztvevők számára, akár ott, ahol az eseményt rendezik, vagy annak közelében.
- Hol tartod a rendezvényt? Ha az Ön vállalkozásában van, akkor meg kell terveznie az ülőhelyeket, az étkezést és a parkolást. Ha szállodában vagy kongresszusi központban van, válasszon a elhelyezkedés hasonló rendezvények tervezésében szerzett tapasztalattal.
Ha éves vagy ismétlődő eseményt szeretne létrehozni, a logisztika megtervezése során ügyeljen a résztvevők igényeire. Könnyen látogathatóvá téve az eseményt, és jó hírnevet szerezhet mind az időben történő kezdés, mind a befejezés tekintetében.
Használjon marketing technikákat
Kezelje rendezvényét úgy, mint vállalkozása bármely más részét, és fejlessze a marketing mix reklámra és promócióra használni.
- Határozza meg célközönségét. Kik az ideális résztvevők a rendezvényedre? Mit törődnek velük? A szakmában bárki részt vehet, vagy csak azok, akiket személyesen hív meg? Megpróbál összekapcsolni hasonló rangú és tapasztalattal rendelkező egyéneket, vagy pályájuk különböző pontjain szeretne résztvevőket vonzani?
- Konkrét referenciaértékek felállítása. Mekkora lesz a rendezvényed? Hány résztvevőt szeretnél? Milyen célokat próbál elérni?
- Marketingmix kidolgozása. Készítsen tervet rendezvénye népszerűsítésére a célközönség és az esemény céljai alapján. Nyíltan hirdet, akár online, akár szakmai magazinokban? Használja a keresőoptimalizálást, hogy az embereket az esemény webhelyére irányítsa? Csak személyes meghívókat küld a vendégek kiválasztott listájának?
Az érdeklődés felkeltése az esemény méretétől és terjedelmétől függ. De nem számít, mekkora, vagy ki a célközönsége, a hagyományos marketing és értékesítési technikák segíthet a látogatottság növelésében.
Korai meghívása
Az egyik kulcsa annak, hogy nagyszámú látogatottságot érjen el rendezvényein, az emberek korai meghívása és nyomon követése. A meghívás ütemezése a következőket tartalmazhatja:
- A tervezési folyamat lehető legkorábbi szakaszában hívjon meg és erősítsen meg minden előadót vagy panel előadót.
- A meghívók küldése előtt említse meg az eseményt az Ön (vagy csapata) személyesen ismert vendégeinek.
- Küldjön papíron vagy elektronikusan megmentő dátumot azoknak a személyeknek vagy szervezeteknek, akikről reméli, hogy részt vesznek.
- Küldjön papíralapú vagy elektronikus meghívókat, beleértve a napirend kiemelt pontjait és a különleges vendégeket, válaszadási kéréssel.
- Továbbítsa újra a részletes meghívót személyre szabott megjegyzéssel az Ön által ismert kollégáknak vagy ismerősöknek.
- Kövesse nyomon azokat a meghívottakat, akik még nem küldtek választ egy hónappal az esemény előtt.
- Egy héttel a tervezett esemény előtt küldjön visszaigazolást a résztvevőknek (elektronikusan vagy telefonon, a résztvevők számától függően).
- Kövesse az eseményt e-mailben, és kérjen visszajelzést, vagy jelentse be a közelgő eseményeket, amelyek a résztvevőket is érdekelhetik.
Küldjön ki személyes meghívókat
Függetlenül attól, hogy ki a célközönsége, a személyes meghívások értékes módja lehet a résztvevők biztosításának és az esemény izgalmának felkeltésének. Azok a vendégek, akik személyes meghívást kapnak, nagyobb valószínűséggel válaszolnak igennel, még akkor is, ha még nem ismerik Önt vagy szervezetét.
Küldeni egy fizikai meghívás személyes megjegyzés vagy telefonhívás kíséretében barátoknak, kollégáknak és ismerősöknek, valamint olyan magas rangú vendégeknek, akikről nem tud, de reméli, hogy eljönnek.
Egyes események esetében segíthet megosztani ezt a felelősséget. Egy rendezvény vendéglistáját gyakran olyan névjegyzékből állítják össze, amelyet különböző személyek tartanak fenn, és a meghívottakkal a legszorosabb kapcsolatban álló személyeknek közvetlen meghívást kell küldeniük a sajátjuknak vendégek.
Ha nagy szimpóziumot vagy kongresszust tervez több száz résztvevővel, nem lesz lehetséges mindenkit személyesen meghívni. Nagyobb rendezvények tervezésekor azonban már néhány személyes meghívás is sokat segíthet. Határozza meg iparága főbb szereplőit, akikkel szeretne kapcsolatot teremteni, vagy akik növelhetik eseményének ismertségét, majd lépjen kapcsolatba telefonon vagy e-mailben.
Kövesse nyomon és köszönje meg a résztvevőknek
Sok résztvevő nagyra értékeli, ha további szóróanyagokat, prezentációs diákat, ajánlott olvasmányokat vagy más olyan anyagokat kap, amelyekre az előadók hivatkozhattak. A nyomon követés kiváló alkalom arra, hogy megosszuk ezeket az információkat, köszönetet küldjünk a jelenlévőknek, és elkezdjük nyilvánosságra hozni a jövőre tervezett további eseményeket.
Az utólagos e-mailek és levelek kiváló alkalmat nyújtanak arra is, hogy visszajelzést kérjenek az eseményről online kérdőívek, postai űrlapok vagy e-mailes megjegyzések segítségével. Például:
- A résztvevők úgy érezték, hogy az előadások és a vitaindítók anyaga megfelelt az elvárásaiknak?
- Az esemény értékes lehetőséget kínált a kapcsolatépítésre vagy a tanulásra?
- Megfelelte a rendezvény a vendégek elvárásait?
- Hol volt még mit javítani?
- Mit tartottak a résztvevők a legfontosabbnak a rendezvényről?
- Részt vennének a jövőben hasonló rendezvényen?
Ez a fajta visszajelzés segíthet annak megértésében, hogy az eseménye hol sikerült, és hol maradt el, ami lehetővé teszi a jövőbeli találkozók vagy konferenciák tervezési folyamatának javítását.
