A legtöbb jótékonysági szervezet adománygyűjtő rendezvényei évtizedek óta a legkülönbözőbb adománygyűjtő rendezvények, a fekete nyakkendős gáláktól kezdve az izzasztó maratonokon át a fergeteges aukciókig.
Miért olyan népszerű ez az adománygyűjtési forma? Egyes jótékonysági szervezetek számára a különleges események meglehetősen sok pénzt hoznak. Mások számára az adománygyűjtő események olyan célokat valósítanak meg, mint a kapcsolatépítés, új támogatók bevonása vagy nagyobb nyilvánosság megteremtése a közösségeikben.
Bár 2020-ban világszerte elhalasztották vagy törölték az adománygyűjtő eseményeket, sok jótékonysági szervezet megtudta hogyan tartsa fenn őket virtuális eseményekre való átállással vagy olyan új típusú események kitalálásával, amelyek illeszkednek a digitálishoz világ. Ezek az események virtuális koncerteket, virtuális játékokat és még virtuális atlétikát is tartalmaztak.
A különleges események azonban sok tervezést igényelnek, és ami talán a legfontosabb, kerülni kell a gyakori hibákat, mint többet költeni az eseményre, mint amennyit behoz, azt gondolni, hogy egy eseményt gyorsan le lehet vinni, és rossz nyomon követése. Íme néhány hiba, amelyet el kell kerülni.
Rendezvénytervezési hibák, amelyeket el kell kerülni
Túl sokáig vár a tervezés megkezdésére
Könnyű azt gondolni, hogy az utolsó pillanatban össze tudunk dobni egy eseményt, de ez költséges hiba lehet. Minél nagyobb az esemény, annál több időt kell szánnia a tervezésre.
Először is határozza meg az adománygyűjtési céljait. Ha több ezer dollárt szeretne összegyűjteni, akkor hónapokat kell szánnia a felkészülésre.
Nincs célod? Határozzon meg egyet, mielőtt továbbmegy. A sok pénz összegyűjtése a célod, vagy kapcsolatépítés, vagy reklámozás? Célod ezek mindegyikét tartalmazhatja, de döntsd el, melyik élvez prioritást, majd ennek megfelelően tervezz.
Pénzbeli célja és célja meghatározza, hogy mennyivel korábban kezdje el a tervezést, különösen, ha ez egy új esemény. Például egy csendes aukció vagy egy gála sok időt vehet igénybe a tervezés és a stratégia kialakítása.A Neon, egy rendezvényszoftver-szolgáltató azt javasolja, hogy minden 100 vendégre hagyjon két hónapos tervezést.
Egy atlétikai esemény, például egy gyalogtúra kezdetben egy évet vagy még többet is igénybe vehet, egyszerűen azért, mert sok mozgó alkatrésze van esemény, az online regisztráció létrehozásától, a peer-to-peer adománygyűjtő kampányon át a jövedelmező szponzorálásig esemény.
Természetesen a kisebb eseményeket meglehetősen gyorsan meg lehet szervezni, a céltól és a megcélzott résztvevők számától függően.
Egy különleges eseményt azonban reálisan közelítsen. Valószínűleg tovább tart, mint elsőre gondolná, különösen, ha vadonatúj eseményről van szó. Az ismétlődő események természetesen kevesebb időt vesznek igénybe. De 6-12 hónap ideális időkeret az első megtervezéséhez.
Irreális költségvetés készítése
A költségvetéssel kapcsolatban két dolgot kell figyelembe venni, hogy az esemény pénzt fog-e keresni vagy pénzt költeni. Ha a rendezvényed kicsi, és a kapcsolatépítés a célod, jó lehet, hogy nem keresel pénzt. De egy nagy esemény megtervezése a számok összeroppanása nélkül hiba lehet.
Vegye figyelembe rendezvénye befektetésarányos megtérülését (ROI). Ha az a cél, hogy többet gyűjtsön össze, mint amennyit elkölt, győződjön meg arról, hogy ezt meg tudja valósítani. Egy rendezvény költségvetésének összeállításakor vegye figyelembe az összes szempontot a helyszín költségeitől a szórakoztatáson át egészen az időig, amelyet a személyzet erre fordít.
Gondolja át azt is, hogy van-e önkéntes ereje az esemény lebonyolításához. Ezeket a költségeket a lehető legnagyobb mértékben számszerűsíteni kell, és bele kell foglalni a költségvetésébe.
Mielőtt megismételne egy eseményt, alaposan nézze meg a múltbeli teljesítményét, és azt, hogy továbbra is pénzkereső marad-e. Tekintse meg az esemény több évre vonatkozó adatait, hogy megállapítsa, csökkent-e az adományok száma, és nehezebb-e önkénteseket találni.
Határozza meg, hogy az eseményből származó bevétel lépést tart-e az inflációval. Nőnek vagy csökkennek az adományok? Ne féljen félbeszakítani egy adománygyűjtő eseményt, ha az elkezd felpörögni. Néha egy új ötlet új energiát és érdeklődést generál.
Nem választott témát
A téma egyszerűen egyesítő ötlet. Egyazon esernyő alatt egyesíti minden erőfeszítését. A témák lehetnek szórakoztatóak, inspirálóak vagy célirányosak. Vess széles hálót, ha egy témán gondolkodsz. Próbáljon túllépni az olyan nyilvánvaló dolgokon, mint a „Casino Night” vagy a „Dance with the Stars”.
Fontolja meg a témája összes tervezési lehetőségét. Jól fog működni a marketing és a reklámozás terén? Hogyan fog kinézni a nyomtatott programon, a sajtóközleményekben és egyéb reklámokban készített feliratokon?
A legjobb témák egyszerre izgalmasak és elgondolkodtatóak. Ne feledje, hogy a választott téma tudatalatti üzenetet küld a résztvevőknek, ezért válasszon bölcsen.
Íme néhány aktuális téma, hogy megmozgassa a képzeletét:
- A jövő leleplezése: A Szent Ferenc Alapítvány 26. éves Hob Nob Gála adománygyűjtése több mint 300 000 dollárt gyűjtött össze, amelyet közösségi támogatási programjára és egyéb kórházi szolgáltatásokra fordítottak. Ez egy virtuális esemény volt, amely egy aukciót és professzionális szórakoztatást tartalmazott.
- Sétáljon egy mérföldet a cipőjében: Ez az innovatív walk-a-thon arra hívta a férfiakat, hogy gyalogoljanak egy mérföldet női magassarkú cipőben, hogy pénzt gyűjtsenek a családon belüli bántalmazás leküzdésére. A rendezvény országszerte zajlott, számos kisebb, helyi szervezet részvételével.
- Éheztess egy vámpírt. Véradás: Ezt az Amerikai Vöröskereszt néhány évvel ezelőtt indított véradó eseményét, de iskolák, egyetemek, sőt cégek még mindig használják az ötletet és a témát Halloweenkor.
Gyenge szponzorálási felkérés
Nem minden adománygyűjtő rendezvénynek van szponzora, de a nagyobbaknak általában igen. A szponzoráció különösen nagy atlétikai eseményeknél figyelemreméltó, de alkalmas lehet gálákra, múzeumi kiállításokra, több államot érintő rendezvényekre vagy adománygyűjtő akciókra is. A szponzorok segíthetnek a nyilvánosság biztosításában, a helyszín finanszírozásában, és kifinomult technikai segítséget nyújthatnak.
A szponzorálás partnerség. A vállalatok óriási jóindulatra tesznek szert a nonprofit események szponzorálásával. A The Edelman Trust Barometer 2020 szerint a mai világban a fogyasztók a vállalatok etikáját a kompetencia fölé helyezik.A jótékonysági szervezeteknek ki kell használniuk azt az igényt, hogy a vállalkozások megmutassák, mennyire társadalmilag felelősek.
Számos lépést megtehet a szponzorálás megtalálásához, amelyeket az alábbiakban vázolunk fel:
- Nézze meg, milyen kapcsolatai vannak már a vállalkozásokkal. Vegye figyelembe a már használt vállalkozásokat, például a szállítókat. Kérdezd meg az igazgatótanács tagjait, hogy milyen kapcsolataik vannak. Nézz körül az egyesületek között, mint például a Kereskedelmi Kamara vagy az olyan üzleti klubok, mint a Rotary Club vagy a Kiwanis.
- Készítsen listát a közelben lévő cégekről, amelyek érdeklődhetnek az Ön rendezvénye iránt. Ezek lehetnek csak helyi vállalkozások vagy nemzeti vállalkozások fióktelepei. Keresse meg ezeket a vállalkozásokat marketing- vagy jótékonysági irodáikon keresztül.
- Ha talált egy kapcsolattartót egy vállalkozásnál, kutassa annak céljait, közönségét és marketingterveit. Van párja a küldetésnek, a közönségnek, a tevékenységeinek?
- Ha olyan vállalkozást talál, amelynek céljai és közönsége megfelel az Önének, készítsen szponzorációs javaslatot. Gondoljon a partnerségre üzleti szempontból, és modellezze ajánlatát az adott vállalkozás érdekei alapján.
Nem szegmentálja az adatbázist
Lehet, hogy megszokta, hogy a potenciális ügyfelek kutatását használja a főbb adománygyűjtő kampányaihoz, de ez jól működik az adománygyűjtő eseményeknél is – különösen, ha az esemény nagy téttel bír.
Nézze át a résztvevők listáját vagy a meghívók listáját, hogy megtudja, kik adnak nagyobb valószínűséggel nagyobb ajándékot az esemény előtt vagy után. Ha folyamatosan keresi a potenciális ügyfeleket, ez nem jelent problémát. Ha nem, kezdje most azzal, hogy értékelje adományozóit nettó vagyonuk és a jótékonysági szervezethez való elkötelezettségük alapján.
Saját munkatársai végezhetnek potenciális kutatást, vagy bérelhet kutatási tanácsadót vagy céget. Ne feledje, a nettó vagyon csak egy része annak, ami miatt az adományozó adakozik. Előzetes kapcsolataik az Ön ügyével és elkötelezettségükkel valószínűleg többet számítanak.
Amit találsz, az segíthet egy bölcsebb ültetési táblázat kialakításában, vagy befolyásolhatja, hogyan éred el az egyes résztvevőket. A meghívó elküldésén túl az igazgatótanács egy tagja telefonálhat is, hogy részvételre buzdítsa az érdeklődőt.
Elkerülendő hibák egy esemény során
Az esemény túl hosszúvá tétele
Egy másik hiba, amelyet sok nonprofit szervezet elkövet egy adománygyűjtő esemény létrehozása során, ha a rendezvények a szükségesnél tovább tartanak.
Jobb, ha egy kicsit korábban hazaküldi a vendégeket, mint megkérni őket egy hosszú programra vagy tevékenységre.
Az adománygyűjtő rendezvény résztvevői nem akarnak örökké fogságban maradni. Van életük, gyerekeik és munkájuk, és nem akarnak hat órát tölteni a rendezvényeden, bármilyen csodálatos is az.
Egy esemény ellenőrzése alatt tartásának egyik módja az, ha a színháztól kapunk egy jelzést. Fontolja meg az egész ügy forgatókönyvét. Ha vannak felszólalók, mondd el nekik, mennyi idejük van, és még azt is ajánld fel, hogy írsz nekik néhány megjegyzést.
Írja le az esemény minden részletét a szegmens kezdetétől a befejezésig. Adja át a forgatókönyvet minden, az eseményen dolgozó munkatársnak és minden önkéntesnek. Hangsúlyozza az időkeret lehető legszorosabb betartásának fontosságát.
Legyen az adománygyűjtő eseményei rövidek, kedvesek és lényegre törőek. Mindig arra vágyik, hogy vendégei többre vágyjanak.
Nem sikerült adományt kérni a résztvevőktől
Ha soha nem kérsz adományt támogatóidtól, és soha nem vagy konkrétan az igényeiddel kapcsolatban, hogyan várhatod el, hogy segítsenek neked?
A legjobb módja annak, hogy orvosolja ezt az eltérést, ha azonnal belevág. Mondjon el mindent a résztvevőknek magasztos céljairól és törekvéseiről. Engedje meg őket a közelgő kezdeményezéseinek tervezésében.
Valószínűleg kíváncsiak az Ön által tervezett projektekre. Sőt, tudni akarják, hogyan tudnak segíteni és bejutni az Ön által végzett jó munka földszintjére.
Kérje az adományozók segítségét. Mondja el nekik, hogy adományaik számítanak, és hogy minden dollár számít a nonprofit szervezet álmainak megvalósításában.
Lehet, hogy eleinte természetellenesnek tűnik, hogy egyenesen pénzt kér, de az adományozói inkább megtudják az igazságot, mintsem hogy tudatában legyenek annak, hogyan tudnának valódi segítséget nyújtani az Ön ügyének.
Kérdezd meg közvetlenül az esemény résztvevőit. Meglepődhet, milyen pozitívak a válaszaik.
Nem koordinál minden platformon
Az adománygyűjtésben ma már minden többcsatornás, még a személyes események is. Eladhat jegyeket online, lebonyolíthatja az aukcióját, online adományozási lehetőségeket kínálhat egy esemény során, vagy működtethet egy komplex peer-to-peer adománygyűjtési rendszert.
Előfordulhat, hogy szervezete egy kis eseményt néhány digitális komponenssel kezel, de egy nagyobb eseményhez külső segítségre lehet szükség.
Sok nonprofit szervezet rendezvénytervezési szolgáltatásokat vesz igénybe, hogy segítse rendezvényeit rendezni és piacra dobni, különösen, ha sok mozgó alkatrészről van szó. Ezen a területen számos szolgáltatás működik.
Érdemes megnézni néhány olyan céget, mint a Dirigo Design and Development és a Sir Isaac. Továbbá számos közösségi finanszírozás platformok segíthetnek bármilyen különleges adománygyűjtő esemény digitális összetevőiben, mint például a CauseVox, a Classy és a Eventbrite.
Esemény utáni hibák, amelyeket el kell kerülni
Nem köszön meg azonnal az adományozóinak
Az egyik legnagyobb hiba, amit sok adománygyűjtő elkövet, hogy nem mond köszönetet rendezvényeik résztvevőinek és adományozóinak. Vagy ha mégis, akkor lehet, hogy nem a megfelelő módon köszönik meg adományozóiknak. Például, ha egy adományozó 10 dollárt ad egy adománygyűjtő esemény után, teljesen elfogadható, ha köszönő e-mailt küldenek neki.
Ha azonban egy jelentős adományozó 5000 dollárt ad a nonprofit szervezetnek, egy e-mail nem elég. Egy jól átgondolt köszönőlevél célszerű. Sőt, az lenne a legjobb, ha egy igazgatósági tag hivatalos telefonhívást fogadna el nagylelkű hozzájárulásuk elismeréseként.
A lehető legjobb gondozási élmény biztosítása érdekében fontos, hogy minden adományozóját magánszemélynek tekintse. Azt is fontos felismerni, hogy az adományozók elismerése az, ami miatt visszatérnek a szervezethez. Egy kutatási tanulmányban a Donor Voice azt találta, hogy az adományozók gyors és hatékony köszönete az adományozói elkötelezettség hét kulcsfontosságú tényezőjének egyike.
Az esemény résztvevőinek köszönetnyilvánításának legjobb módja az, ha az adománygyűjtést követő első 48 órán belül elküldi köszönetét.
Gyakorlatilag ez azt jelenti, hogy valószínűleg először e-mailben kell általános köszönetet küldenie, majd át kell térnie a személyre szabottabb módokra, például telefonhívásokra és postai köszönőlevelekre.
Feltétlenül mondjon köszönetet adományozóinak korán, gyakran és oly módon, hogy megfeleljen a szervezetében való részvételüknek.
Nem kér visszajelzést
A visszajelzés kérése csak egy jó része az ügyfélkapcsolatok előmozdításának. Felméréseket kapunk mindenhonnan, ahol vásárolunk vagy üzletelünk, vagy akkor is, ha online segítséget kérünk egy szolgáltatással kapcsolatban. Így az esemény résztvevői közül senki sem bánja, ha kérdőívet kér tőled, hogy mennyire tetszett nekik az esemény, és van-e javaslata arra, hogy legközelebb jobbá tegye.
Az e-mailes felmérés a legjobb megoldás. Valószínűleg még az idősebb résztvevők is részt vehetnek. Vannak jól működő felmérési alkalmazások, amelyek egyszerűek és olcsók. A SurveyMonkey a legismertebb. De ha eseményszállítót használ a működéséhez, valószínűleg beépített felmérési rendszer lesz. Mindkét esetben a válaszok táblázatba foglalásának és értelmezésének egyszerűnek kell lennie.
Küldje el gyorsan, lehetőleg 24 órán belül a kérdőívet, és fontolja meg, hogy ösztönözze a kitöltését. Legyen rövid a felmérés is. Az Eventbrite legfeljebb 10 feleletválasztós kérdést javasol.
Alsó vonal
Bár előfordulhat néhány baklövés, amit egy nonprofit szervezet könnyen elkövethet egy adománygyűjtő rendezvényen, ugyanennyi gyors megoldás is létezik. Használja ezeket a megoldásokat, és abban a bizalomban szervezhet adománygyűjtő eseményt, hogy eléri az eseménnyel kapcsolatos céljait, a pénzgyűjtéstől a jó hírnév növeléséig.
