Milyen okok indokolják a bérszámfejtés kiszervezését?
Még akkor is, ha csak néhány alkalmazottja van, dönthet úgy, hogy kiszervezi a bérszámfejtését – vagyis a bérszámfejtést és az egyéb bérszámfejtési feladatokat átadja valaki másnak. Az alábbiakban felsorolunk néhány szempontot, amelyek segítenek eldönteni, hogy kiszervezzük-e.
Először megvizsgáljuk azokat a helyzeteket, amelyekben érdemes fontolóra venni a bérszámfejtés kiszervezését, majd néhány kiszervezési lehetőséget.
A bérszámfejtés kiszervezése csökkenti a munka költségeit
Ha egyszerűen irodai dolgozókat fizet, akkor a fizetést úgy számíthatja ki, hogy megszorozza az órákat a ráta mértékével, és megállapíthatja, hogy jár-e túlóra.
De ha terméket állít elő, akkor ismernie kell az egyes termékek munkaerőköltségét, hogy meg tudja határozni az eladott áruk költségét.
Hagyja, hogy a szolgáltatás foglalkozzon több állammal, helységgel
Ha egynél több államban vannak alkalmazottai, meg kell felelnie az állami jövedelemadó fizetésére és bejelentésére vonatkozó követelményeknek. Ha vállalkozása különböző városokban működik, előfordulhat, hogy helyi jövedelemadót kell levonnia, fizetnie és jelentenie kell.
A levonási számítások trükkösek
A munkavállalók visszatartási összegének kiszámítása bonyolult. Röviden:
- Határozza meg a szövetségi jövedelemadó-visszatartást a munkavállaló W-4 űrlapja alapján (amely a munkavállaló által kívánt gyakran módosítható).
- Határozza meg az állami forrásadót a jövedelemadóval rendelkező államok számára a W-4 állapot alapján.
- Határozza meg a FICA-adót a bérekre 7,65%-ban (és figyelnie kell a jól fizetett alkalmazottakat, hogy megbizonyosodjon a szociális helyzetükről A biztonsági visszatartás az évre és a további Medicare visszatartásának megkezdésére korlátozódik adó.
Még egy alkalmazott bérszámfejtése is időigényes lehet, mert ugyanúgy kell a kifizetéseket teljesítenie és a kötelező jelentéseket elkészítenie, mintha sok alkalmazottja lenne.
Ne próbálja nyomon követni a határidőket
A bérszámfejtési adók (szövetségi és állami adók, forrásadó, FICA-adók, munkanélküli- és munkavállalói kompenzáció, valamint az egyes állami bérszámfejtési lehetőségek) fizetése és bejelentése megfélemlítő lehet.
Ne feledje azonban, hogy a fizetési vagy bejelentési határidő elmulasztása pénzbírságba és szankcióba kerülhet. A bérszámfejtés kiszervezése – akár csak néhány alkalmazott esetén is – olyan lehetőség, amelyet sok munkáltató mérlegel a vállalkozása korai szakaszában. A körülményeitől függően ez lehet a megfelelő választás vállalkozása számára.
Hogyan számítanak fel a bérszámfejtési szolgáltatások?
Sok bérszámfejtési szolgáltatás alapdíjat számít fel, így még akkor is, ha csak egy alkalmazottja van többet fizetnek, mert a szolgáltatásnak ugyanazt a bejelentést kell benyújtania egy alkalmazottra vonatkozóan, mint amennyire ez vonatkozik 10. Például továbbra is minden negyedévben be kell nyújtaniuk a 941-es űrlapot, még akkor is, ha csak egy alkalmazottja van.
Az egyes további alkalmazottak járulékos költsége meglehetősen kicsi. Ezt szem előtt tartva az alábbiakban felsorolunk néhányat Bérszámfejtési szolgáltatásokkal kapcsolatos információk, költségeikkel és az általuk nyújtott szolgáltatásokkal.
Bérszámfejtési szolgáltatások
Egyes szolgáltatások elvégzik az összes bejelentést Ön helyett. Például az olyan cégek, mint a Paychex és az ADP, csekkenként fizetési időszakonként számítanak fel, beleértve a bejelentést, a közvetlen befizetést és a csekkcsökkentést. Bevihet információkat az interneten, és bérszámfejtőt jelölnek ki, hogy segítsen. Példaként megtekintheti az ADP teljes szolgáltatásait a webhelyén.
Önkiszolgáló bérszámfejtés online
Más szolgáltatások segítenek a saját bejelentések elkészítésében. Például, Az Intuit online bérszámfejtő szolgáltatása lehetővé teszi a bérszámfejtési űrlapok online kitöltését. Mielőtt kiválasztja ezeket a szolgáltatásokat, győződjön meg arról, hogy kompatibilisek az operációs rendszerrel és a hardverrel. (Néhány nem működik Macintosh rendszeren.)
Egyes cégek lehetővé teszik, hogy saját bérszámfejtést végezzen online. Az alkalmazottak száma és az államok száma alapján számítanak fel díjat.
Néhányan további funkciókkal is rendelkezhetnek, amelyekre egy adott helyzetben szüksége lehet (például időkártya bemenet). Olvassa el a weboldalakon található információkat, és lépjen kapcsolatba a cégek képviselőivel. Ez mindig jó módja annak, hogy elmondja, mennyire barátságosak lesznek. Csak néhányat mutattam be az online elérhető szolgáltatások közül, de az IRS-nek több információja van a bérszámfejtési szolgáltatásokról és a szolgáltatókról, amelyeket érdemes megnézni.
Megéri a bérszámfejtés kiszervezése a költségeket?
Még akkor is, ha csak egy alkalmazottja van, érdemes komolyan megfontolni egy bérszámfejtési szolgáltatást, amely segít a fizetések elkészítésében, valamint a béradók fizetésében és bejelentésében. Ne feledje, hogy egy pénzbírság vagy kötbér egy elmulasztott fizetés vagy bejelentés miatt több, mint egy teljes évnyi szolgáltatás. A bérszámfejtési rendszer felállítása vállalkozása számára nem az első számú prioritás, de ha van szolgáltatása, akkor eggyel kevesebb dologra kell gondolnia.
A bérszámfejtési szolgáltatásokkal kapcsolatos további információkért tekintse meg az IRS ezen cikkét a listával bérszámfejtő és gyakorló partnerek. Nézze meg például a Beiratkozott Ügynökök Országos Szövetségének webhelyét, hogy keressen egy beiratkozott ügynököt, aki segít a bérszámfejtési feladatokban.
Figyelem! A bérszámfejtés továbbra is az Ön felelőssége
Még akkor is, ha bérszámfejtési szolgáltatást vesz igénybe, végső soron Ön, mint munkáltató, továbbra is felelős a munkabér-befizetésekért és a szövetségi adókötelezettségekért. Ha például a bérszámfejtési szolgáltatás nem fizet szövetségi adót, az IRS megállapíthatja Önt – nem a bérszámfejtési szolgáltatást – a fizetendő bírságok és kamatok tekintetében.
Ezenkívül a felelős fél (talán Ön, mint tulajdonos) a cégénél személyesen is felelős bizonyos be nem fizetett szövetségi adókért.
