A bejövő telefonhívások sok időt felemészthetnek, és jelentősen csökkenthetik a termelékenységet azáltal, hogy elrángatják más feladatoktól. De ahogy vannak a kimenő telefonhívások kezelésének módjai ami javítani fogja idő beosztás, van mód arra, hogy csökkentse a bejövő hívásokkal töltött időt. És megteheti anélkül, hogy durva lenne azzal a személlyel, aki hívott. Ezek a telefonhívási tippek hatékonyabbá és termelékenyebbé teszik.
Válaszoljon megfelelő üzleti telefonos üdvözlettel
Például, amikor felveszi a telefont, mondjon valamit, például: „Cypress Technologies, Susan beszél. Hogyan segíthetek?" Ez nem csak azt tudatja a hívóval, hogy elért egy vállalkozáshoz, hanem rájuk hárítja a kérdés megválaszolását, időt megtakarítani tétlen csevegésekre vagy felfedező kérdésekre, például: "Ez a Cypress Technologies?"
Gondolkodjon és állítson be fontossági sorrendet beszéd közben
A hívást most vagy később lehet a legjobban kezelni? A vállalkozások által fogadott telefonhívások többsége olyan gyors megkeresés, amelyre könnyen meg lehet válaszolni, például: "Mennyire vagy nyitva?" Mások azonban bonyolultabb és időigényesebb válaszokat tartalmaznak. Ha ez a helyzet, mondja el a hívónak, és kérdezze meg, mikor lenne célszerű visszahívni, hogy megbeszéljük.
Használjon átfogalmazást és összegzést
Ha valakivel beszél telefonon, aki úgy tűnik, csevegni szeretne, vagy eltér a lényegtől, mondjon valamit, például: "Szóval, amit hallok, az..." vagy "Tehát a kulcsfontosságú pontok..." vagy "Az (összefoglaló beszúrása) korrekt összefoglalása annak, amit mondtál?" Nehéz csevegni valakivel, aki nem hajlandó csevegni.
Zárjon le minden felhívást a műveletek összefoglalásával
Bár ez a legtöbb esetben csak másodperceket vesz igénybe, sok időt takaríthat meg azáltal, hogy elkerüli a hibákat és a kétszeri ellenőrzés szükségességét. Például egy olyan beszélgetés után, amelynek során megbeszélt egy találkozót egy ügyféllel, azt mondhatja: „Jó. Holnap délelőtt 10-kor találkozunk az irodájában (illessze be a helyet), és együtt átnézzük a mintákat."
Tartson üzenettáblát a telefonok mellett
Ez nem csak arra jó idő beosztás és koncentrált marad a hívás közben, de hasznos lehet későbbi időgazdálkodáshoz is, ha meg kell találnia vagy át kell tekintenie egy adott beszélgetés részleteit.
Adja meg az ügyfeleknek és az ügyfeleknek az e-mail lehetőséget
A lehetőség adott esetben minden ügyfél e-mailt választ a telefonhívás helyett. Győződjön meg arról, hogy cége e-mail címe jól láthatóan szerepel a névjegykártyáin és a webhelyén. Ha rendelkezik az e-mail címükkel, küldjön e-mailt jelenlegi ügyfeleinek és ügyfeleinek, megemlítve az e-mail opciót, és bemutatva azt a fejlesztés módjaként kommunikáció.
Használjon technológiát a telefonidő kezeléséhez
A vállalkozásnak legalább hangpostával kell rendelkeznie. Állítsa be ezeket a megfelelő üzleti szkriptekkel, és használja őket arra, hogy felvegye helyette a telefont, ha nincs az irodában, vagy valamin megszakítás nélkül kell dolgoznia. Ezután minden nap ütemezzen időpontot ezekre a telefonüzenetek megválaszolására. Értékes időt nyerhet a telefonhívások csoportosításával.
Kérjen meg egy személyt, aki felveszi a telefont
Ennek ellenére fontos, hogy ne hagyatkozzunk túlságosan a technológiára. Egy gép – vagy ami még rosszabb, egy automatizált interaktív hangreakciós (IVR) rendszer – állandó beszerzése valódi kikapcsolódást jelent, ami sokba kerül, ha az emberek nem vesznek fáradságot, hogy üzeneteket hagyjanak vagy visszahívjanak. Ha a bejövő telefonhívások fogadása túl sok időt vesz igénybe a nap folyamán, fontolja meg egy recepciós vagy egy professzionális üzenetrögzítő szolgáltatás hogy felvegye helyetted a telefont. A termelékenység növekedése és a jobb eladások bőven ellensúlyozhatják annak költségeit, hogy valaki mást csináljon.
Szerezzen otthon egy külön üzletágat
Ha otthoni vállalkozást működtet, szüksége van egy második, csak üzleti használatra alkalmas telefonra, saját hangpostával. Ez nem csak professzionálisabb, de időt takarít meg az üzenetek átgázolásához és annak megállapításához, hogy melyek üzleti vonatkozásúak.
Készítsen írásos szkriptet a gyakran ismételt kérdésekhez
Legyen kéznél egy rövid GYIK-dokumentum a telefonnal kapcsolatos leggyakoribb kérdésekhez. Időt takarít meg Önnek és alkalmazottainak, ha nem kell választ keresniük, vagy nem kell azon gondolkodniuk, hogyan válaszoljanak egy adott kérésre.
Sajátítsa el a telefonját
Ne feledje, a telefonnak üzleti eszköznek kell lennie, nem pedig tolakodó időrablónak, amely irányítja a munkanapját. Ha a bejövő telefonhívásait ezen időgazdálkodási tippek szerint kezeli, akkor hatékonyabb lesz, és javíthatja az Ön teljesítményét termelékenységét, és helyezze vissza telefonját a megfelelő helyére – ezzel segítve Önt az üzletmenetben, ahelyett, hogy Önt irányítaná rongyos.
