A dokumentumkezelés az a folyamat, amelynek során a dokumentumokat úgy kezelik, hogy az információk létrehozhatók, megoszthatók, szervezettés hatékonyan és megfelelően tárolják. Ennek megfelelően a dokumentumkezelő rendszer létrehozásának megtanulása kritikus fontosságú a vállalkozások számára.
Sok vállalkozás foglalkozik nagy téttel bíró információkkal, amelyeket biztonságosan és privát módon kell tartani, vagy gyorsan hozzá kell férni. Ilyen esetekben elengedhetetlen a zavartalanul működő dokumentumkezelő rendszer. De még akkor is, ha vállalkozása alkalmi jellegű, akkor is fontos a megfelelő nyilvántartás vezetése a könyvelés és a hatékonyság érdekében.
Tudjon meg többet arról, hogyan hozhat létre vállalkozása igényeinek leginkább megfelelő dokumentumkezelő rendszert.
A dokumentumkezelő rendszer beállításai
Manapság a legtöbb vállalkozás kényelmesen dolgozik a digitális dokumentumokkal, és tárolási és kezelési funkciókkal rendelkező programokat használ. Nincs hiány általános és iparág-specifikus dokumentumkezelő szoftverekből vagy alkalmazásokból, amelyeket kifejezetten az Ön vállalkozásának javítására terveztek
Sok kisvállalkozásnak azonban régimódi, papír és elektronikus állományú adatok keverékével kell megküzdenie, és egyes esetekben a papíralapú adatok aránya sokkal nagyobb.
Papírdokumentumok konvertálása digitális formátumba
A vegyes adatkörnyezet problémájának egyik megoldása az lenne, ha egy dokumentum képalkotó rendszert használna vállalkozása összes dokumentumának elektronikus fájllá alakítására. Attól függően, hogy milyen típusú adatokkal és dokumentumokkal dolgozik, ez viszonylag egyszerű folyamat lehet, vagy bizonyos kreativitást és speciális megközelítéseket igényelhet.
Például egy kis méretű kiskereskedelmi üzlet, amely a bevételeket és a készleteket kezeli, képes lehet a papíralapú dokumentumokat digitális táblázatokká alakítani, némi extra adatbeviteli munkával. Egy olyan fogorvosi rendelőnek viszont, amely nyilvántartást vezet a betegek egészségi állapotáról, számlázásáról, röntgenfelvételeiről stb., valószínűleg robusztusabb módszerre lesz szüksége a sok papír átalakításához. fájlok digitális formátumba történő áthelyezése, például üzleti célú dokumentumszkennelő szolgáltatás bérbeadása vagy nagy felbontású szkennelő szoftver vásárlása képeket.
A dokumentumkezelő rendszer lépései
Akár csak digitális környezetben dolgozik, akár hibrid környezetben digitális és papíralapú dokumentumokkal dolgozik, a dokumentumkezelő rendszer felállítása három lépésből áll:
- Készítsen dokumentumkezelési tervet.
- Végezze el a dokumentumkezelési tervet.
- Végigvigye.
Az első lépés a legrészletesebb, ezért vizsgáljuk meg tovább.
Dokumentumkezelési terv készítése
Az első lépés a következő négy kérdés megválaszolása:
Mik a dokumentumok létrehozásának szabályai?
Számlák, fizetési emlékeztető levelek, értékesítési prospektusok, e-mailek, mérlegek, táblázatok, jelentések – minden vállalkozás különféle dokumentumokat hoz létre az üzletmenet és a nyomon követés során. A dolgok rendszerezéséhez pedig minden vállalkozásnak meg kell határoznia a dokumentumok létrehozására vonatkozó szabályokat.
- Vannak házon belüli sablonok egyes szokásos üzleti dokumentumokhoz, például levelekhez és számlákhoz, és hol találhatók?
- Van-e házon belüli stílus útmutató, amit be kell tartani?
- Az új dokumentumokat dátummal vagy időbélyeggel kell ellátni?
- Milyen eljárásokat kell követni a dokumentumok megosztása vagy áttekintése során?
Egyes kisvállalkozások számára csak az számít, hogy hol találhatók a különféle üzleti dokumentumok sablonjai, és hogyan használják őket. De ha a vállalkozáson belüli dokumentumok létrehozása során különböző emberek együttműködnek, áttekintenek vagy frissítenek dokumentumokat, el kell szánnia egy kis időt annak eldöntésére, hogyan kell ezeket a dolgokat megtenni a hatékonyság és a hatékonyság érdekében következetesség.
A Google Dokumentumok az együttműködési projektek iparági szabványa, mivel különféle vezérlési lehetőségeket kínál engedélyeket, megtekintheti a szerkesztéseket, és más módon megoszthat egyetlen dokumentumot több személy között biztonsági ellenőrzésekkel hely.
Hogyan lesznek tárolva a dokumentumok?
A tároláshoz költségek is társulnak – ezek közül a legtöbb kisvállalkozás számára valószínűleg a dokumentumok keresésére elvesztegetett idő költsége. A kérdés tehát a következő: Hogyan történik a dokumentumok iktatása? A dokumentumok benyújtásának kulcsa a követés jó fájlkezelési gyakorlat. Egy világos, könnyen követhető rendszer elengedhetetlen.
Azt is tudnia kell, hogyan archiválja a dokumentumokat. Hogyan fogja kezelni azokat a fájlokat, amelyek elavultak vagy készen állnak arra, hogy áthelyezzék a dokumentumkezelő rendszer hátsó részébe?
Például minden év elején érdemes átnéznie a számítógépén lévő különféle munkával kapcsolatos fájlokat, a már nem aktuálisak kigyomlálása és új mappák létrehozása év és téma szerint, fájlok áthelyezése mint szükséges. Ugyanezt megteheti papírfájlokkal is; nem nehéz eltávolítani a régi dokumentumokat egy fájlmappából, és létrehozni egy újat, amelynek címében a „Régi” szó szerepel. Egyes szoftverek automatikus archiválási lehetőségeket kínálnak.
A digitális környezetben a „tárolás” lehet felhő alapú vagy helyi szervereken, de a papíralapú dokumentumok tárolásához szüksége lesz fizikai hely a helyszínen, vagy – mint sok ügyvédi iroda, amelyek számára kötelező az ügyfélfájlok hátraléka – bérelnie kell egy tárolóegység.
Hogyan lehet egyszerűsíteni a dokumentumok visszakeresését?
Ez a kérdés a dokumentumkezelő rendszer szíve. Egyes becslések szerint egy cégnek átlagosan 120 dollárba kerül egy hiányzó dokumentum megtalálása – és 220 dollárba annak pótlása.
Még egyszer, jó bejelentési gyakorlat sokat segíthet a probléma megoldásában. Ha szilárd eljárásokat és protokollokat állít be, például következetesen követi a szigorú elnevezési szabályokat, a dokumentumok sokkal könnyebben megtalálhatók.
És függetlenül attól, hogy Ön egyéni vállalkozó vagy cégtulajdonos alkalmazottakkal, létre kell hoznia egy fájlt helyek listája, amely emlékezteti a felhasználókat, hogy bizonyos típusú fájlok hova kerüljenek, és segít az embereknek tudni, hová kell tenni Találd meg őket. Ne felejtse el feltüntetni, hogy a fájl a számítógép rendszerén, egy házon belüli kiszolgálón lesz-e vagy sem felhő, vagy fizikai helyen, például iratszekrényben iktatva. Tegyük fel például, hogy képeket, videókat vagy akár papírfotókat használ a vállalkozásában. A fájlhelyek listájában egy bejegyzés lehet:
- Digitális képek/videó: számítógép (vagy szerver) – E:/photos meghajtó – fájl a megfelelő tárgymappába
- Papírfotók: iratszekrény 3 – Fényképek – alfa témánként
A megosztott hálózati vagy felhőmeghajtókat a tartalom szerint kell felcímkézni, csakúgy, mint az iratszekrény fiókjait.
Hogyan készíthetők és biztonságosak a dokumentumok?
A dokumentumok biztonságának első védelmi vonala a fizikai biztonság üzlethelyiségek maguk. Minden vállalkozásnak, még az otthoninak is, biztonsági rendszert kell telepítenie.
Előfordulhat, hogy a vállalkozásoknak más biztonsági eszközökbe, például ablakrácsokba, biztonsági kamerákba vagy járőrszolgálatokba is szükségük lehet vagy szeretnének beruházni. A kívánt időt a jelszavak létrehozásával és a fájlok titkosításával töltheti a védelem érdekében az elektronikus fájljait, de nem sokat számít, ha valaki csak úgy betéved, és ellopja a tiédet számítógép.
További dokumentumbiztonsági intézkedések a következők:
- Az összes iratszekrény zárása munkaidő után (és ebédidőben, ha nincs megbízható személy)
- Rendszeresen készítsen biztonsági másolatot az elektronikus dokumentumokról, lehetőleg a telephelyen kívül, nehogy meglegyen üzleti adatok természeti katasztrófák pusztították el
- A felhasználók hozzáférésének korlátozása bizonyos dokumentumokhoz, alkalmazásokhoz és mappákhoz bármely megosztott számítógépen
- Az alkalmazottak lopásának megelőzése háttér- és referenciaellenőrzéssel a felvételi folyamat részeként
Végezze el és kövesse
Miután elkészítette dokumentumkezelési tervét a fenti kérdések megválaszolásával, készen áll a megvalósításra. Győződjön meg arról, hogy a teljes munkatársa ismeri vállalkozása dokumentumkezelő rendszerének részleteit, és mindenki kövesse a megfelelő eljárásokat a dokumentumok létrehozása, tárolása és visszakeresése során.
Gondoskodnia kell arról is, hogy mindenki, aki hozzáfér a dokumentumokhoz és használja azokat a szervezetén belül, következetesen elnevezze és megfelelően tárolja a dokumentumokat. Rendszeresen ellenőrizze, hogy bizonyos fájlok könnyen megtalálhatók-e, és elkerülheti a téves iktatást. Még az alkalmi figyelmetlenség is felboríthatja az egész rendszert.
Egy dokumentumkezelő rendszert egy nap alatt felállíthat, de az idővel következetes bevezetése lesz a siker kulcsa. A jutalmak hatalmasak – rengeteg időt takaríthat meg, és nyugalmat szerezhet.
Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK)
Melyik a legjobb dokumentumkezelő rendszer?
Nincs olyan egységes rendszer, amely az összes vállalkozás számára működne. A kulcs az, hogy megértse vállalkozása igényeit, majd alkalmazza a legmegfelelőbb gyakorlatokat. Néhány figyelembe veendő tényező:
- Műveleteinek mértéke (mennyi dokumentációt fognak tárolni)
- A kezelni kívánt adat- és információtípusok köre
- Hogyan használják fel dokumentumait, és milyen gyakran kell hozzájuk férni
- Szükséges biztonsági szintek
- Az Ön költségvetése – bérelhet-e speciális szolgáltatást vagy vásárolhat csúcskategóriás szoftvert, vagy egyedül is megoldhatja?
A SharePoint dokumentumkezelő rendszernek számít?
Egyszóval igen, de egy kitétellel: A Microsoft Office termék nem dokumentumként való használatra készült menedzsment rendszer kisvállalkozások számára, és gondosan és helyesen kell végrehajtani, hogy integrálódjon a tevékenységek. A SharePoint képes dokumentumok tárolására, védelmére és kezelésére, valamint együttműködési és archiválási funkciókat is magában foglal.
