Számviteli hibák időről időre megtörténik, de megfelelő tervezéssel és előkészítéssel sok gyakori könyvelési hiba elkerülhető. Mindannyian tudjuk, hogy általában több időbe telik egy hiba kijavítása, mint az első alkalommal. Érdekes módon olcsóbb is a hibákat a projekt elején azonosítani és kijavítani, mint a későbbi megoldással várni.
Ha vállalkozását hosszú távú projektként kezeli, akkor proaktívnak kell lennie azáltal, hogy felismeri a mások által elkövetett gyakori hibákat, és korán kijavítja azokat. nemcsak időt, pénzt és fejfájást takarít meg cégének, hanem versenyelőnyt is biztosít a piacon az egyszerűbb működés és jobb ügyfélkör révén elégedettség. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a gyakori számviteli hibákat, amelyeket minden CPA kisvállalkozás tulajdonosa elkövetett.
A számviteli eljárások be nem tartása
Még a kisvállalkozások tulajdonosainak, önálló vállalkozóknak és szabadúszóknak is létre kell hozniuk formális, dokumentált és részletes eljárásokat a könyvelési és számviteli eljárások vezetésére, valamint egyéb rutinok végzésére feladatokat.
Hasznos lépés a szabványos űrlapok és ellenőrző listák kidolgozása, amelyeket kitölteni kell a következetesség és a pontosság biztosítása érdekében. Például dokumentálnia kell egy folyamatot az új szállítók beállításához.
Szükséged lesz a eladóé név, cím, telefonszám és munkáltatói azonosító szám (EIN), egyéb dokumentumok, például biztosítási igazolások, ajánlólevelek vagy aláírt szerződések mellett. Ezután be kell írnia ezeket az információkat a könyvelési szoftverébe, hogy feldolgozhassa a kifizetéseket.
Érdemes időt szánnia arra, hogy átgondolja a szállítóitól gyűjtendő információkat, és kidolgozza a szabványosított űrlapot vagy ellenőrzőlistát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megkapja ezeket az információkat, majd készítsen egy írásos szabályzatot az alkalmazottak számára követheti.
Munka költségvetés nélkül
Hozzon létre egy költségvetést, hogy legyen kiindulási alapja a vállalkozás működési eredményeinek megítéléséhez. A költségvetés nemcsak a túlköltekezés visszaszorításában hasznos, hanem reális, írásos pénzügyi célok meghatározására is használható. A költségvetésnek mindig a valóságon kell alapulnia, de a költségvetését mindenképpen felhasználhatja ésszerű pénzügyi célok kitűzésére, legyen szó bevételek növeléséről vagy működési kiadások csökkentéséről.
Adatbeviteli hibák készítése
Adatbeviteli hibák időnként előfordulnak. Bár nem akadályozhatja meg az összes adatbeviteli hibát, rendelkezhet olyan házirenddel, amelyekkel időben végre kell hajtani a különféle egyeztetéseket, így biztosítva az adatbevitelek gyors észlelését és kijavítását.
Például havi banki egyeztetéseket, valamint követelés- és tartozásegyeztetéseket szeretne végrehajtani. A költségvetés és a tényleges eltérések lefuttatásával azonosíthatja a bevételek vagy kiadások osztályozása során előforduló lehetséges hibákat, vagy futtathat vevői nyugták vagy szállítói fizetési jelentések rendszeres időközönként, hogy minden nyugta és kifizetés látszódjon ésszerű.
A szokatlan tranzakciókat felül kell vizsgálni, hogy ne történt-e adatbeviteli hiba, és a tranzakciók pontosak.
Nem sikerült biztonsági másolatot készíteni a számviteli szoftverről
Rendszeresen biztonsági másolatot kell készítenie vállalkozása számviteli szoftvereiről és egyéb adatairól. Számos kisvállalkozási számviteli szoftver rendelkezik olyan funkcióval, amely lehetővé teszi számviteli program automatikus biztonsági mentésének beállítását.
Használd. Szánjon időt a biztonsági mentési fájlok kétszeri ellenőrzésére is, akár a biztonsági mentési fájl használatáig is el kell mennie, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a szokásos módon tudja-e működtetni vele üzletét.
Néha a fájlok sérültek; néha nem készít biztonsági másolatot az összes szükséges adatról. Egy gyors ellenőrzés azonosíthatja a biztonsági mentési folyamattal kapcsolatos problémákat, így biztosíthatja, hogy rendelkezzen mindennel, amire szüksége van a vállalkozás folytatásához, ha szükséges.
Túl sokat csinálsz magadnak
Előnyt jelenthet olyan adminisztratív feladatok kiszervezése, amelyek nem adnak hozzáadott értéket a vállalat számára.
Például egy adókönyvelő valószínűleg jobban jártas az adójogban, mint te kiszervezés Az adótervezés és a könyvelő előkészítése lehetővé teszi, hogy csökkentse adókötelezettségét, fokozódjon az adófizetési kötelezettség, és több idő marad a bevételtermelő tevékenységekre.
Sok kisvállalkozás tulajdonosa nem akarja átruházni a felelősséget más alkalmas szakemberekre, hanem kiszervezi a könyvelést, A jogi, informatikai és egyéb adminisztratív funkciók csökkenthetik a hibákat és növelhetik a jövedelmezőséget, ha kihasználja az újonnan felfedezett időt bölcsen.
A bevételek és kiadások megfelelő kategorizálásának elmulasztása
A cipősdoboz-elszámolási módszer valószínűleg nem jó választás olyan kisvállalkozások számára, amelyek évente több tranzakciót hajtanak végre. A vállalkozásába bejövő és kimenő pénzt a megfelelő kategóriába kell besorolni.
Azok a cégtulajdonosok, akik folyamatosan vezetik könyvelési nyilvántartásaikat, nem esnek hibába. Tudni fogják, hogy kinek, mennyit számláztak, és hogy az ügyfél fizetett-e vagy sem.
Azt is tapasztalhatja, hogy az év végi adóelőkészítés sokkal gördülékenyebb lesz, mintha még a bevallás esedékessége előtt megpróbálná összeállítani a vállalkozása adóbevallásának elkészítéséhez szükséges nyilvántartásokat.
