Rendezvényszervezők sok időt tölt el rendezvényeikre készülnek de időnként figyelmen kívül hagyják azokat az apró dolgokat, amelyekre nekik – vagy ügyfeleiknek – szükségük lehet az adott esemény napján. Egy nagyszerű rendezvényszervező soha nem érkezik üres kézzel egy rendezvényre. Az egyik módja annak, hogy elkerülje az utolsó pillanatban az üzletbe való sürgősségi utazást egy alapvető vállalati esemény miatt, ha olyan kellékkészletet készít, amely bárhová magával viszi. Akár a szeminárium, konferencia vagy más típusú esemény esetén, a rendezvényszervező kellékkészletnek segítenie kell. Íme néhány elem, amelyeket érdemes megőrizni a készletben.
Kezdjük magával a tárolódobozsal. Fontos, hogy olyan tárolódobozt vásároljon, amely nem túl nagy, de elég mély ahhoz, hogy számos kelléket elférjen. Az átlátszó műanyag tárolódoboz rendkívül hasznos erre a célra, és mint ilyen, sokféle tárgyat tud tárolni.
A kihívás az, hogy találjunk egy olyan beszállítót, aki rendelkezik valamivel, ami éppen megfelelő méretű a nagyobb tételek tárolására, például szalagadagolóként, anélkül, hogy azt éreznéd, mintha egy hatalmas tárolódobozt cipelnél minden eseményre, amelyen részt veszel. A következő méretű dobozokkal vagy kádakkal sikerrel járhat: 5,87" magas x 10,62" széles x 16,12" mély.
Rendezvény- és találkozószervezők hihetetlen mennyiségű anyagot küldjön dobozokban minden eseményhez. Még egy kisebb, 35 fős szemináriumhoz is gyakran egy tucat kartondoboznyi kellékek felnyitása szükséges. Attól függően, hogy mit szállítanak, néha a promóciós és egyéb cikkeket kisebb dobozokban szállítják a dobozokon belül. Itt jól jön egy dobozvágó.
Vannak, akik szeretik a nagyobb, terjedelmes dobozvágókat, amelyek erős fogást tesznek lehetővé. Általánosságban elmondható, hogy általában csak átvágja a szalagot a dobozok külső oldalán. Rendezvénykészletéhez szinte mindig a könnyű súly a legjobb választás.
A dobozvágóhoz hasonlóan fontos a levelezőszalag és a tároló adagoló is. Az esemény befejezése után mindent újra be kell csomagolni és vissza kell szállítani az irodába vagy a következő rendezvény helyszínére.
A szalagpisztoly általában túl nagy a legtöbb igényhez, de a kézi adagoló rendkívül könnyen használható, és elvégzi a munkát. Csomagoljon be egy adagolóval ellátott szerepet a készletébe, és ezzel könnyedén felkészülhet a szállításra.
Olyan tárgynak tűnik, aminek nem sok haszna van, de az olló rendkívül fontos a vágáshoz a rosszul varrott, fedetlen szálú terítőktől az utolsó pillanatban vásárolt vásárlásokig, amelyeknél el kell távolítani az árcédulákat.
Egy klasszikus 5"-es olló kényelmesen elfér a dobozban (plusz könnyebb lesz). A legtöbb irodaszerboltban kapható olló valamivel nagyobb, körülbelül nyolc hüvelyk. Keressen egy jó minőségű rozsdamentes acélból készült párat, mivel az alapvető kopáson át is kitart.
Az egyik legutolsó tétel, amelyet bármilyen vállalati esemény előtt gyártanak, az vendégnév kitűzők. Ennek az az oka, hogy sokan az utolsó pillanatban erősítik meg és/vagy utasítják el a meghívásokat, amihez ez szükséges a találkozószervezők az utolsó lehetséges óráig várnak a névcímkék elkészítésével, hogy ne legyen alá vagy fölé rendelés.
Elkerülhetetlenül előfordulhat, hogy a neveket rosszul írják, és néhány ember bejelentés nélkül érkezik. Ilyen helyzetekben a legegyszerűbb, ha üres névcímkékkel rendelkezik, hogy az emberek egyszerűen leírják a nevüket. Ha egy kicsit túlteljesítő, akkor is hozhat magával üres névcímkéket, amelyeken a cég ill Az egyesület logója lézernyomtatással készült, hogy csiszoltabb és professzionálisabb megjelenést adjon a "vészhelyzet" névnek címke. Szeretjük a 3" x 4"-es (a legnépszerűbb méret) mindig kéznél tartani.
A jelölők és kiemelők készletének megőrzése sok esetben hasznos az eseményszervezők számára. Legtöbbjüknek nincs szüksége arra, hogy megjelöljem a nyilvánvaló felhasználási módokat az események jegyzetfüzeteiben stb. Érdekes azonban figyelembe venni, hogy milyen külső kéréseket kaphat, amikor egy kiemelő hasznos lesz.
Például a vállalati vezetők és mások általában felkészülten érkeznek a saját prezentációikra, és általában előre nyomtatják a jegyzetoldalakat.Előadók gyakran az értekezlet-szervezőre támaszkodik a takarításban és egyéb olyan üzenetekben, amelyeket az előadók bármelyikének közvetítenie kell. Ezeket az elemeket bizonyos esetekben közvetlenül a jegyzetoldalakra írtam, és nem hagyományos színekkel, például narancssárgával emeltem ki, hogy kiemelkedjenek ezek a helyzetek.
Hasonlóképpen, soha nem rossz ötlet hozni néhány extra doboz tollat és ceruzát a rendezvényére. Az értekezlet- vagy rendezvényszervezőtől általában elvárják, hogy ezeket a kellékeket kéznél legyen, nem csak saját maguk, hanem az előadók számára is, résztvevők, sőt még rendezvény munkatársai.
