Minden projekt számára előnyös lehet időről időre egy audit. De ne aggódj, nem olyan ijesztő, mint amilyennek hangzik. A projekt audit során egy pártatlan személy áttekinti a projektet, és útmutatást ad arra vonatkozóan, hogy mit lehetne másképp tenni a siker esélyeinek javítása érdekében. Ez a cikk mindent elmagyaráz, és végigvezeti Önt, hogyan készüljön fel a projekt auditjára.
Mennyire formális egy projektellenőrzés
A projektellenőrzés általában formális gyakorlat. Az informális megfelelőt általában szakértői értékelésnek nevezik. Itt egy kolléga átnézi a projektjét és a kapcsolódó dokumentációt, és visszajelzést ad arról, hogy hol érdemes több időt töltenie.
A projektellenőrzések formálisak, mivel általában meghatározott kérdéseket tartalmaznak, és olyan valaki végzi, aki rendszeresen csinál ilyesmit.
Ki végzi a projektellenőrzést
Lehet, hogy a projekt auditálását végző személy egy másik személy projekt menedzser (valószínűleg olyan valaki, aki nagy tapasztalattal rendelkezik projektek futtatásában), de valószínűbb, hogy valaki a Project Office-ból végez gyakran ellenőrzéseket.
Olyan valaki lesz, aki pártatlannak tekintheti magát, így nem az Ön közvetlen vezetője ill projekt szponzor. Ez akár egy csapat is lehet, a projekt méretétől függően.
Hogyan készüljünk fel a projekt auditjára
Az első és legfontosabb dolog, amit meg kell szervezni, az, hogy rendelkezzen a projektdokumentáció másolatával, amelyet az auditor áttekinthet. Ha van a projektkoordinátor, kérje meg őket, hogy gyűjtsenek össze egy csomag dokumentumot (lehetőleg elektronikus). Minden információnak könnyen elérhetőnek kell lennie, de még ha így is tesz, ez a lépés eltarthat egy ideig. Legalább győződjön meg arról, hogy rendelkezik a projekt terv, kockázati napló, problémanapló, költségvetés, és a könyvvizsgáló rendelkezésére álló ütemterv.
Kinek kell részt vennie
Ez attól függ, hogy a könyvvizsgáló milyen dolgokat szeretne megvizsgálni. Önnek, mint projektmenedzsernek egy kis időt kell velük töltenie. Számítson rá, hogy a csoport tagjait is behívják, hogy csevegjenek az auditorral.
Ne feledje, hogy minél tovább dolgoznak az ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokon, annál kevesebb idejük van rá projektmunka, ezért előfordulhat, hogy bizonyos tevékenységeket át kell ütemeznie és lassabban kell dolgoznia az ellenőrzés során időszak.
Mennyi ideig tart egy projekt auditálása
A projektellenőrzésnek nincs meghatározott időtartama. Nagy projekteknél sokkal tovább tart. Kisebb projekteknél az auditor néhány órán belül elvégezhető. Amint tudja, hogy projektjét auditálni fogják, kérdezze meg auditcsapatát, hogy várhatóan mennyi ideig tart a munkájuk.
Mit keres az audit
Ha az auditot bizonyos aggályok miatt hívták ki, például a minőségi célok elmulasztása miatt, akkor számítson arra, hogy alaposan megvizsgálja ezt a területet. A rutin audit átfogóan áttekinti a projektmenedzsment különböző területeit és azokat a teljesítéseket, amelyeken a projekt dolgozik. Ez fedezi a projekt idejét, költségeit és minőségét, valamint az érdekelt felek bevonását.
Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a projekt teljesíti-e a kitűzött célokat vagy sem. Ha az auditor úgy érzi, hogy a jelenlegi teljesítmény alapján a projekt nem fogja elérni ezeket a célokat, akkor cselekvési javaslatokat tesz.
Az ajánlások attól függenek, hogy mit talál
A könyvvizsgálói jelentésben szereplő ajánlások attól függnek, hogy mit találtak. Várd el, hogy pozitívak legyenek, és olyan módon fogalmazzanak meg, hogy könnyen átvehesd őket. Praktikusnak kell lenniük.
Az egyik szélsőséges esetben az auditor javasolhatja a projekt lezárását, bár ez csak akkor történne meg, ha úgy érzi nem volt esély arra, hogy ettől a ponttól kezdve bármely projektmunka bármiféle értéket biztosítson a számára szervezet.
Tekintse a projekt auditját pozitív tapasztalatnak. Korai figyelmeztetést kell adnia minden olyan jelre, amely arra utal, hogy projektje bajban van, és lehetőséget ad arra, hogy tapasztalt projektszakemberrel dolgozzon együtt. Az ajánlásaik megvalósítása sikeresebbé teheti Önt, csapatát és projektjét, és ez csak jó dolog lehet.
