Nem titok, hogy a szállodatulajdonosok mindig keresik a módját, hogy találkozzanak és találjanak rendezvényszervezők akik kiválaszthatnak szállodákat és egyéb helyszíneket találkozók, ösztönző utak, konferenciák és kiállítások számára.
Sok szálloda támaszkodott az online szállodai RFP (Request for Proposals) webhelyekre, mint pl Conventionplanit.com és sabrehotelrfp.com hogy népszerűsítsék találkozó- és konferenciaszolgáltatási képességeiket. Kidolgozták saját online RFP űrlapjaikat is.
Sok tervező nem szívesen küldi el szállodai ajánlatkérését harmadik felek keresőmotorjain keresztül, inkább közvetlenül a szálloda- és konferenciaközpontokhoz nyújtják be szállodai ajánlatkéréseiket.
Információk a Hotel RFP-ben
A Kongresszus Ipari Tanácsa hasznos események elfogadott gyakorlatok cseréjének (APEX) eszközöket hozott létre az RFP előkészítésének elősegítésére.
A szállodai RFP alapvető elemeinek tartalmazniuk kell a következőket:
- A kérelmező alapvető elérhetőségei (név, beosztás, szervezet, cím, telefon, e-mail stb.)
- Esemény dátumai (legalább két különböző lehetőséget adjon meg)
- Szobablokkok szükségesek (dátumok és vendégszobák száma)
- Tárgyaló igények (dátumok, teremméretek, mennyiségek)
- Ételek és italok követelményei
- Hozzáférhetőségi követelmények
- Szállítási és átvételi követelmények
- Egyéb lényeges információk
Az RFP Tools előnyeinek kihasználása
Ezen kívül a Global Business Travel Association (GBTA) kiterjedt szállodai RFP eszközt biztosít tagjainak a rendezvényszervezőknek. A GBTA hotel RFP elemei a következők:
- A szálloda létesítményeinek áttekintése
- RFP kérelmező áttekintési információi
- A vendégszoba szerződés részletei
- A szálloda teljes tárgyalóterének mérete
- A tárgyalótermek teljes száma
- A szálloda legnagyobb báltermének vagy tárgyalótermének mérete
- Mennyezetmagasság a legnagyobb bálteremhez vagy tárgyalóhoz
- Állandó tárgyalóterem rendelkezésre állása
- A tárgyalóteremben elhelyezett személyek száma
- Dedikált kiállítótér rendelkezésre állása
- A kiállítótér mérete
- Távolság a területi kongresszusi központtól
- A kongresszusi központ neve
- Élelmiszerek és italok adószázaléka
- Bankett szolgáltatási díj százalék
- A bankettszolgáltatási díjak adópolitikája
- Házon belüli audiovizuális (A/V) szolgáltatások elérhetősége
- Kedvezményszabályzat a házon belüli A/V szolgáltatásokra
- Képes külső A/V-gyártókon használni
- Vezeték nélküli nagy sebességű internettel felszerelt tárgyalótermek száma
- Videokonferenciával rendelkező tárgyalótermek száma
- Saját A/V-szállítók használatának díja
- Elfogadható fizetési módok
- Találkozói csomagok díjai
Ezenkívül hasznos megosztani a szállodai értékesítőkkel az esemény típusát, mert ez betekintést nyújt a találkozó céljaiba.
A szállodákkal való együttműködés jó híre az, hogy a legtöbbnek elég tapasztaltnak kell lennie a hasonló rendezvények lebonyolításában együtt, és egy nagyszerű értékesítési vagy étkeztetési vezető további részleteket tud megosztani arról, hogyan segíthet teljesíteni a célokat.
