Sablon a nonprofit számvitelhez

A nonprofit szervezetek számviteli feladatai eltérnek a profitorientált vállalkozásokétól. A könyvelés trükkös lehet egy nonprofit szervezet számára, és még inkább, ha nem engedheti meg magának, hogy professzionális könyvelőt vegyen fel pénzügyei kezelésére. Ez az útmutató áttekinti a nonprofit szervezetek könyvelésének alapjait, így Ön a lehető legtöbbet hozhatja ki a rendelkezésre álló erőforrásokkal.

Ismerje meg pénzügyi feltételeit

Mielőtt belevágna a könyvelésbe, hasznos tudni néhányat alapvető számviteli feltételek hogy rábukkansz. Ne feledje, hogy ezek a kifejezések kissé eltérő jelentést kaphatnak, ha nonprofit szervezetekre vonatkoznak, nem pedig profitorientált vállalkozásokra. Ha ismeri ezeket az alapvető kifejezéseket, jobban megértheti nonprofit szervezete számviteli igényeit, és elkezdheti prioritásként kezelni tevékenységeit.

• Eszközök: A nonprofit szervezet tulajdonában lévő dolgok, például készpénz, szabadalmak vagy irodai berendezések 
• Kötelezettségek: Olyan dolgok, amelyekkel a nonprofit szervezet tartozik, például kölcsönök vagy kötelezettségek
• A bevétel típusai: A nonprofit szervezetébe érkező összes pénz, például adományok, támogatások, tagsági díjak, befektetések, jegyek, programdíjak vagy szolgáltatási díjak
• Nettó eszközök: Eszközök mínusz kötelezettségek. A nettó eszközök kétféleképpen osztályozhatók: azok donorkorlátozásokkal és donorkorlátozások nélkül

Ezek a donorkorlátozások három kategóriába sorolhatók:

1. Korlátlan: Használja ezeket az alapokat bármilyen célra, akár napi műveletekre is. Például az Ön éves alapjába történő adományok korlátlanok, ami azt jelenti, hogy az adományozók a szervezetre bízzák annak eldöntését, hogyan költik el őket.
2. Átmenetileg korlátozva: Ezeket az összegeket csak egy adott programra vagy egy bizonyos időpontban lehet elkölteni. Ilyen például a válság vagy vészhelyzet idején adományozott pénz, amikor az adományozók az adott eseményre akarják költeni a pénzt.
3. Véglegesen korlátozva: Ezeket az alapokat soha nem költheti el a nonprofit szervezet, de kamatozhatnak a befektetésükből. Például egy szervezet nem használhatja a korpuszt alapítványi alapok, bár az ezen alapokból származó kamat felhasználható.

Készítse el szervezete pénzügyi kimutatásait

Nonprofit szervezetként a működés átláthatósága kritikus fontosságú. Az átláthatóság erősítésének egyik módja a pénzügyi kimutatások megfelelő elkészítése. Az általánosan elfogadott számviteli elvek (US GAAP) szerinta nonprofit szervezeteknek a következő nyilatkozatokat kell tenniük a jelentéshez:

Pénzügyi helyzetre vonatkozó kimutatás

A profitorientált vállalat mérlegéhez hasonlóan a pénzügyi helyzetre vonatkozó kimutatás is lebontja az eszközöket, a kötelezettségeket és a nettó eszközöket. Ez egy átfogó pillanatkép a nonprofit szervezet állapotáról.

Tevékenységi Nyilatkozat

A nonprofit szervezetek elsődleges célja olyan szolgáltatások vagy programok biztosítása, amelyek megfelelnek az adott igényeknek. A tevékenységi nyilatkozat a bevételekről és kiadásokról számol be adományozói korlátozásokkal és anélkül.

Funkcionális és természetes költségek kimutatása

A költségek jellege és funkciója szerinti jelentése táblázatos formátumban segít a tevékenységek és az elért eredmények nyomon követésében.

Pénzforgalmi kimutatás

Hasonlóan a profitorientált társaságok Cash Flow-kimutatásához, ez a dokumentum arról számol be, hogy mennyi készpénz és készpénz-egyenértékesek lépnek be és hagynak ki a szervezetből egy adott időszakban. Pénzáramlása lehet pozitív vagy negatív, attól függően, hogy a beáramlás nagyobb, mint a kiáramlás (pozitív), vagy ha a beáramlás kisebb, mint a kiáramlás (negatív). A pénzáramlások ingadoznak, és nem tükrözik a nyereséget vagy veszteséget hosszú távon.

Ez a nyilatkozat három részre oszlik: befektetés, finanszírozás és működés.

1. A kimutatás befektetési része a hosszú távú eszközökre, például befektetésekre vagy berendezésekre költött összegeket mutatja be.
2. A finanszírozási rész a hitelfelvételekből vagy törlesztésekből származó összegeket mutatja be.
3. A jelentés működési része felvázolja, hogy mi nem szerepel a befektetési vagy finanszírozási részben.

Megjegyzések a pénzügyi kimutatásokhoz

Fontos, hogy a korlátozásokkal, likviditással és egyéb megjegyzésekkel kapcsolatos további tájékoztatást is tartalmazzon ebben a szakaszban. A nonprofit szervezetekre vonatkozó általános közzétételek magukban foglalják a számviteli politikák összefoglalását, a befektetésekre vonatkozó információkat, a befektetések állapotát az eszközök és az értékcsökkenés, a fennálló hitelek vagy lízingek állapota, valamint a hosszú lejáratú zálogjog állapota adományozók.

Természetesen ezen kimutatások összeállításához a nonprofit szervezetnek nyomon kell követnie a bevételeket, a kiadásokat és a tevékenységet. A pontos követés a részletekre való odafigyelést, valamint a szervezet méretének és összetettségének megfelelő számviteli szoftver kiválasztását igényli.

Kövesse nyomon a bejövő finanszírozást és a kimerülő költségeket

A pontos pénzügyi kimutatások összeállításához elengedhetetlen, hogy nyomon kövesse a szervezetétől érkező és elmenő pénzeszközöket, a legjobban egy szervezett rendszer használatával (lásd alább). Ezenkívül, mivel az adószám változhat, tudnia kell, mit és miért követ nyomon. Fontos elkülöníteni a bevételeket és a kiadásokat, de beszélnie kell egy adószakértővel is, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindent rögzít, amire szüksége van adómentes státusz.

A nonprofit szervezetek két különböző nyomkövetési módszert használhatnak: pénzforgalmi alapú könyvelés vagy eredményszemléletű számvitel.

Pénztári elszámolás

A készpénzalapú elszámolásnál a bevételt akkor rögzíti, amikor fizikai készpénz érkezik, nem pedig akkor, amikor tranzakcióra kerül sor. A költségeket a készpénz kifizetésekor rögzíti. Ennek a rendszernek a nonprofit szervezetben történő használata például azt jelenti, hogy rögzíteni kell a kifizetést, amikor megkapja a tag vagy az adományozó kifizetését.

Eredményszemléletű számvitel

Az eredményszemléletű könyveléssel a bevételeket vagy kiadásokat a tranzakciók során rögzíti. Például rögzítenie kell a tranzakciót, amikor számlát küld az illetékekről vagy egy zálogadományról. Nem, amikor megkapja a fizikai fizetést.

A nonprofit könyvelés azonban nem csak az adományokra és a kiadásokra korlátozódik. Ne feledkezzünk meg a többi tevékenységről sem, amelyet nyomon kellene követni, például a befektetéseket és a megtakarításokat. A különböző nonprofit számviteli szoftver elérhető a nyomon követés megkönnyítése érdekében, és sok közülük könnyen megvalósítható és megfizethető a rendszerindítás.

Nyújtson be egy 990-es űrlapot

Az adóhivatal szerint vannak több mint 30 típusú nonprofit szervezet amelyek mentesek a szövetségi adók és számos állami adó alól.A nonprofit szervezetek leggyakoribb típusa az a501(c)(3), amely vagy közjótékonysági szervezet, vagy magánalapítvány.

Annak ellenére, hogy a nonprofit szervezetek mentesülnek a szövetségi adók alól, továbbra is be kell nyújtaniuk az a. néven ismert éves tájékoztató dokumentumot 990-es nyomtatvány. A 990-es űrlap egy nyilvános dokumentum, amely lehetővé teszi az IRS-nek és a nyilvánosság számára, hogy megvizsgálja egy nonprofit szervezet küldetését, pénzügyeit és működését az előző évben. A nonprofit szervezet eszközeitől vagy bruttó bevételeitől függően a 990, 990-PF, 990-EZ vagy 990-N űrlapot kell benyújtania. Egyes egyházak és hitalapú szervezetek mentesülhet ebből a követelményből, ha nem nyújtották be hivatalosan az 501(c)(3) státuszt.

Ne feledje, hogy a szövetségi jövedelemadó alóli mentesség nem jelenti azt, hogy kihagyhatja az iparűzési adóbevallás benyújtását. Előfordulhat, hogy ingatlanadót vagy forgalmi adót is kell fizetnie. Egyes államokban az adószámok és a kötelezettségek közötti navigáció bonyolult lehet, de csatlakozni állami nonprofit szervezet segíthet tájékozódni a helyi és állami szabályozásokról.

Adjon teret a professzionális könyvelésnek költségvetésében

Bár ennek az útmutatónak az a célja, hogy bevezetőt nyújtson a nonprofit számvitelbe, semmi esetre sem helyettesíti a szakmai szakértelmet. Sok nonprofit szervezet könyvelési feladatokat oszt ki egy képzetlen munkatársra vagy önkéntesre – ez nagy hiba. A tapasztalatlan könyvelés gyakran nem szándékos csaláshoz és költséges hibákhoz vezethet. Ezért a nonprofit számvitel terén tapasztalattal és képzettséggel rendelkező szakember elengedhetetlen a szervezete számára.

A CPA az igazgatótanács tagjait és munkatársait is végigvezetheti a számlákon, biztosítva, hogy mindenki tájékozott és naprakész legyen. A hozzáértő személyzet és igazgatótanácsi tagok stabilabb és szervezettebb nonprofit szervezethez vezethetnek. Ezenkívül találhat egy önkéntest, aki hajlandó és tapasztalt CPA- vagy számviteli szakemberként is működik.

Ez a cikk csak tájékoztató jellegű. Ez nem jogi tanácsadás. Keressen más forrásokat, például az IRS-t, és konzultáljon jogi tanácsadóval vagy könyvelővel.