A regisztráció az első kapcsolatfelvételi pont a vendégekkel, és a gördülékeny bejelentkezési folyamat magas szinten tartja az izgalmakat, és megadja az alaphangot egy nagyszerű eseményhez. A másik oldalon, egy rendezetlen és időigényes élmény miatt a tömeg zúgolódik egészen az esemény kezdetéig. A regisztrációs asztalon annyi lovaglás miatt minden bizonnyal az első alkalommal rendbe kell tennie. Kövesse ezt az alapvető fontosságú ellenőrzőlistát, hogy biztosan jól induljon.
A nagyobb jobb
Az egyszerű matematika azt mutatja, hogy a nagy tömegek több munkaerőt igényelnek, ha el akarjuk kerülni a hosszú sorokat. Száz vendégre egy kísérőt, kétszáz vendégre egy úszót ajánlok. Amennyire az asztalra van szükség, vegyen fel két kísérőt nyolc láb magas asztalonként, és adjon hozzá egy további táblázatot ehhez a számításhoz a kellékekre és a munkaterületre vonatkozóan.
Maradj kapcsolatban
Nem szeretne a folyosókon keresztül rohangálni konnektor vagy internetkapcsolat után, ezért ügyeljen arra, hogy ezeket a vonalakat előre futtassák az asztalához. Akkor is érdemes laptopot vinnie, ha nem tervezi használni. Az online hozzáférés hasznos lehet, ha ellenőriznie kell az e-maileket, vagy segítenie kell az elveszett vendégeknek, hogy megtalálják az utat a helyszínre és onnan vissza. Végül, de nem utolsósorban ellenőrizze a világítási helyzetet. Ha a folyosó gyengén van megvilágítva, érdemes néhány asztali lámpát felszerelni a listák olvasásához.
Ne felejtse el az irodaszereket
Minden tervezőnek meg kell töltenie egy tackle box-ot irodai kellékek mint a szalag, az olló és a markerek széles választéka. A csomagolási listán szereplő egyéb figyelemre méltó elemek közé tartoznak az üres névcímkék, táblázatszámok és fenntartott jelzések, amelyeket szükség szerint használhat. Igen, az Ön helyszíne hozzáférhet ezeknek a dolgoknak a többségéhez, de az időt és a frusztrációt, amelyet megspórolhat azzal, hogy Ön mellett vannak, felbecsülhetetlen.
Gyors válaszok
A „regisztrációs ritmus” egyik legnagyobb megzavarója az önkéntesek és a résztvevők részéről érkező egyszerű kérdések zápora lesz. Egy súgótábla beállításával megakadályozhatja, hogy ezek a kérdések lelassítsák a regisztrációs sort. Meg fog lepődni, hogy mennyivel hatékonyabban tud működni a bejelentkezési asztal, ha egy elkötelezett személy válaszol olyan kérdésekre, mint például: „hol van a fürdőszoba?”
Maradj nyitott
Elengedhetetlen, hogy a rendezvény ideje alatt legalább egy személy a regisztrációs asztalnál maradjon. Nem akarod, hogy egy viszonylag kisebb probléma nagyobb dologgá váljon, mert senki sem tudott segíteni. Ez általában akkor történik, amikor a vendégek kénytelenek máshol keresni, amikor a csapatot nem találják. Elég egy rosszul időzített fürdőszobai szünet ahhoz, hogy egy türelmetlen résztvevőt a konyhába küldjön, hogy hagymamentes salátát kérjen!
Tartsa közel barátait
Van néhány elérhetőségi szám, amelyeket jóval az esemény kezdete előtt meg kell szereznie. Az első a helyszín koordinátorának mobilszáma. Nem lesz idő az épület átkutatására, amikor elfogy a papírtörlő a fürdőszobában, ezért ez a szám feltétlenül kötelező. Egy másik jó szám az élelmezéssel kapcsolatos kérdésekben a vendéglátó-vezetőé. Végül erősítse meg a legjobb segélyhívó számokat a rendőrség és a tűzoltóság számára. Egyes szállodáknak saját biztonsági személyzetük van, akik gyakran a legjobb kapcsolattartók ezekben a helyzetekben.
A regisztrációs táblázatoknak nem csupán a üdvözlő jel és névtáblát. A vendég szemszögéből ők képviselik az esemény ügyfélszolgálati központját. De ahhoz, hogy megfeleljen ennek az elvárásnak, fel kell készülnie. Végül is, ha a vendégek nem tudnak túllépni a regisztráción, akkor a többi tervezési erőfeszítés észrevétlen marad.
