Kebijakan Bring-Your-Own-Device (BYOD) ditetapkan oleh perusahaan untuk memungkinkan karyawan menggunakan smartphone, laptop, dan tablet pribadi mereka untuk bekerja. Kebijakan BYOD dapat membantu menyiapkan bisnis untuk sukses — terutama perusahaan kecil — tetapi ada kerugian yang harus dipertimbangkan. Jika Anda berpikir untuk menerapkan kebijakan BYOD, ada baiknya meninjau beberapa pro dan kontra sebelum mengambil keputusan.
Pro
Penghematan bagi perusahaan untuk pembelian dan penggantian teknologi
Tidak ada kurva belajar bagi karyawan
Potensi peningkatan moral karyawan
Teknologi yang lebih mutakhir karena peningkatan pribadi
Kontra
Dukungan TI yang lebih kompleks untuk perangkat dan sistem operasi yang berbeda
Risiko keamanan lebih tinggi
Potensi hilangnya privasi karyawan dan perusahaan
Beberapa karyawan mungkin tidak memiliki perangkat sendiri
Kelebihan Kebijakan BYOD
Tabungan:
Dengan kebijakan BYOD, Anda tidak perlu membeli ponsel dan laptop untuk setiap karyawan. Beberapa karyawan mungkin tidak memiliki perangkat sendiri, tetapi survei Pew Research baru-baru ini menemukan bahwa 77% orang dewasa Amerika sudah memiliki ponsel cerdas, dan 92% orang berusia 18 hingga 29 tahun memilikinya.
Selain itu, karyawan lebih cenderung merawat peralatan mereka dengan lebih baik karena itu benar-benar milik mereka. Biasanya, karyawan tahu bahwa jika mereka kehilangan atau merusak telepon perusahaan mereka, itu menyakitkan, tetapi perusahaan akan memberikan yang baru. Jika mereka kehilangan atau merusak ponsel mereka sendiri, kerugian ini cenderung menjadi masalah yang jauh lebih besar bagi karyawan tersebut.
Kenyamanan:
Karyawan dapat memasukkan satu ponsel ke dalam saku atau tas kerja mereka dan mereka tidak perlu khawatir untuk mengurus dan merespons di dua perangkat.
Preferensi karyawan:
Jika John menyukai iPhone dan Jane menyukai Android, keduanya dapat dengan senang hati menggunakan sistem pilihan mereka. Mereka tidak perlu mempelajari sistem baru. Seringkali, jika perusahaan Anda membayar untuk menginstal Microsoft Office atau Photoshop atau perangkat lunak apa pun yang dibutuhkan karyawan untuk pekerjaan di laptop pribadi karyawan, karyawan senang memiliki perangkat lunak untuk pekerjaan pribadi sebagai Sehat.
Efisiensi:
Karyawan tidak memiliki kurva belajar untuk peralatan baru karena mereka sudah memahami cara menggunakan perangkat elektronik mereka sendiri. Mereka dapat terjun pada hari pertama untuk produktivitas langsung.
Teknologi terkini:
Memutakhirkan peralatan merupakan pengeluaran yang sangat besar bagi perusahaan mana pun, tetapi karyawan seringkali lebih termotivasi untuk membayar penggantian ponsel atau laptop pribadi mereka dengan perangkat terbaru yang tersedia.
Kontra Kebijakan BYOD
Sistem dukungan TI yang lebih kompleks:
Jika setiap karyawan memiliki komputer, tablet, dan ponsel standar, akan lebih mudah bagi departemen TI untuk mendukung dan memperbaiki perangkat tersebut. Jika setiap orang memiliki perangkatnya sendiri, akan menjadi jauh lebih rumit untuk menjaga agar perangkat elektronik tetap berfungsi. Jika Anda perlu menginstal perangkat lunak khusus, apakah ini akan berfungsi di perangkat semua orang? Bagaimana jika Jane tidak mau memperbarui laptopnya? Bagaimana jika John ingin menjalankan Linux sementara orang lain menjalankan Windows?
Risiko keamanan yang lebih tinggi:
Jenis data apa yang dihasilkan dan digunakan organisasi Anda? Membuat aturan tentang bagaimana karyawan harus menggunakan perangkat perusahaan itu mudah, tetapi tidak semudah itu beri tahu karyawan Anda bahwa mereka tidak dapat membiarkan anak mereka yang berusia 13 tahun menulis makalah sekolah di laptop mereka sendiri di rumah. Apa yang akan Anda lakukan untuk memastikan bahwa informasi perusahaan Anda tetap aman?
Selain itu, saat karyawan keluar dari perusahaan, Anda ingin menghapus informasi rahasia apa pun dari perangkat karyawan mana pun. Namun, Anda tidak ingin menghapus informasi pribadi mereka. Tidak ada yang senang jika Anda berkata, "TI perlu menghapus semua foto dan dokumen Anda dari komputer untuk memastikan bahwa Anda tidak mengambil informasi rahasia apa pun."
Potensi hilangnya privasi:
Anda harus menentukan bagaimana Anda akan mengamankan informasi rahasia perusahaan Anda sebelum seorang karyawan setuju untuk menggunakan peralatannya untuk bekerja. Pastikan Anda menyatakan dengan jelas, sejak awal, apa yang akan Anda lakukan dengan informasi rahasia di perangkat atau Anda akan mendapat masalah saat karyawan pergi.
Jika Jane adalah seorang wiraniaga yang menggunakan nomor telepon pribadinya untuk tujuan kerja saat dia berhenti dan pindah ke pesaing Anda, semua kliennya masih memiliki nomor teleponnya dalam catatan mereka.
Saat mereka menelepon, dia akan menjawab, dan Jane akan lebih mudah memindahkan klien tersebut ke perusahaan barunya. Bahkan jika Jane menandatangani perjanjian tidak bersaing, jika pelanggan datang ke Jane, Anda tidak dapat menghentikan mereka secara hukum. Selama Jane tidak mengejar pelanggan, dia aman.
Kesimpulan Tentang Kebijakan BYOD
Kebijakan BYOD dapat bekerja dengan baik untuk perusahaan kecil. Namun, sebaiknya jangan mengambil keputusan hanya berdasarkan faktor kenyamanan dan biaya. Pikirkan tentang bagaimana kebijakan BYOD akan berdampak pada bisnis Anda dalam hal privasi, perlindungan data perusahaan, keamanan, dan dukungan TI. Anda juga ingin memikirkan perangkat apa yang ingin digunakan karyawan Anda untuk bekerja. Lihat ke masa depan dan buat keputusan tentang cara menangani perangkat saat karyawan keluar dari organisasi Anda.
Suzanne Lucas adalah jurnalis lepas yang berspesialisasi dalam Sumber Daya Manusia. Karya Suzanne telah ditampilkan di publikasi terkenal termasuk "Forbes", "CBS", "Business InsideR," dan "Yahoo".
