Cara Menulis Surat Penolakan Kandidat Pekerjaan

Cara Anda memperlakukan kandidat untuk pekerjaan Anda sangat penting. Mengirim calon Surat penolakan kepada pelamar yang tidak terpilih untuk pekerjaan itu merupakan langkah ekstra, tetapi positif, perusahaan Anda dapat mengambil untuk membangun niat baik dengan kandidat dan menjadikan diri Anda sebagai majikan pilihan.

Reputasi Anda, yang dibangun oleh satu kandidat pada satu waktu, sangat penting bagi kemampuan berkelanjutan Anda untuk menarik talenta terbaik dan paling terampil ke perusahaan Anda. Kandidat membuat keputusan tentang perusahaan Anda berdasarkan perlakuan mereka dan secara resmi memberi tahu mereka tentang keputusan pekerjaan Anda adalah hal yang menguntungkan Anda.

Faktanya, untuk mempertahankan reputasi Anda sebagai pemberi kerja yang harus dipertimbangkan oleh karyawan, ada empat kali selama proses perekrutan yang Anda benar-benar lakukan perlu berkomunikasi dengan kandidat Anda. Bahkan surat penolakan lebih baik bagi pelamar Anda daripada tidak mendengar apa-apa untuk jangka waktu yang lama. Harap perhatikan pedoman ini untuk menulis surat penolakan kandidat Anda dan temukan dua contoh surat penolakan kandidat untuk digunakan sebagai model.

Mulailah Dengan Panggilan Telepon Tindak Lanjut

Panggilan telepon ke kandidat adalah langkah pertama setelah Anda memutuskan bahwa mereka bukan yang paling memenuhi syarat untuk posisi terbuka Anda. Selama panggilan, Anda berterima kasih kepada kandidat atas aplikasi dan waktu wawancara mereka. Nyatakan dengan jelas bahwa Anda telah menentukannya Anda akan menawarkan, atau telah menawarkan, posisi ke kandidat lain.

Kemudian, tindak lanjuti panggilan Anda dengan surat penolakan kandidat resmi yang memberikan informasi yang sama. Kontak ini harus dilakukan segera setelah Anda mengetahui bahwa kandidat tersebut bukanlah orang yang ingin Anda pekerjakan. Jangan biarkan kandidat Anda bertanya-tanya, selama berminggu-minggu, apakah mereka orang yang dipilih untuk pekerjaan itu.

Tips Menulis Surat Penolakan Calon

• Juga dikenal sebagai "terima kasih, tapi tidak, surat terima kasih," surat penolakan kandidat memberi tahu kandidat bahwa mereka tidak dipilih untuk posisi itu. Jika Anda yakin bahwa kandidat akan memenuhi syarat untuk peran lain di perusahaan Anda dan tampaknya mereka juga memenuhi syarat sesuai dengan budaya Anda, Anda juga dapat mendorong orang tersebut untuk melamar lagi di masa mendatang. Akhiri selalu surat penolakan kandidat Anda dengan nada positif dan doakan orang tersebut sukses. Pastikan Anda berterima kasih kepada kandidat Anda atas waktu yang diinvestasikan dalam proses aplikasi dan wawancara.
• Personalisasi surat penolakan kandidat Anda dengan nama kandidat, posisi, dan mungkin komentar tentang waktu wawancara. Anda tidak ingin kandidat Anda merasa seolah-olah mereka menerima surat penolakan formulir—walaupun pada dasarnya demikian.
• Langsung ke inti surat penolakan Anda. Tapi, apalagi kalau sudah menelepon, calon sudah tahu apa yang diharapkan dalam surat penolakan.
• Buat surat penolakan kandidat Anda seperti bisnis, tapi ramah. Bagaimanapun, Anda menusuk harapan dan impian seseorang. Lakukan dengan hormat dan pertimbangan.
• Jangan pernah mengatakan apa pun dalam surat penolakan kandidat yang tidak Anda maksudkan. Misalnya, jangan menyarankan kandidat untuk melamar lowongan di masa mendatang jika Anda tahu bahwa kandidat tersebut tidak akan cocok dengan organisasi Anda.
• Ingat, surat penolakan kandidat adalah kesempatan terakhir Anda untuk membangun hubungan dengan kandidat yang akan membuat mereka berpikir positif tentang perusahaan Anda. Reputasi Anda sebagai pemberi kerja dipengaruhi oleh kandidat ini dan orang-orang yang terpengaruh oleh pendapat dan perlakuan kandidat ini di tangan Anda. Jangan pernah percaya bahwa ini tidak penting untuk reputasi Anda sebagai calon pemberi kerja.

Ini adalah contoh surat penolakan kandidat untuk kandidat yang menurut tim perekrutan Anda memenuhi syarat dan disukai. Sasaran Anda adalah memberi tahu mereka bahwa mereka harus tetap melamar ke perusahaan Anda ketika posisi yang sesuai untuk mereka diposting.

Ini adalah contoh surat penolakan kandidat untuk calon karyawan yang menurut tim perekrutan tidak sesuai dengan tujuan, sasaran, atau budaya perusahaan Anda. Anda tidak ingin mendorong kandidat ini untuk melamar posisi terbuka Anda di masa mendatang.