Perencanaan suksesi sangat penting untuk memastikan keberhasilan jangka panjang dari setiap organisasi. Sebuah "rencana suksesi" biasanya berarti satu dari tiga hal:
- Sebuah konsep, ide, prediksi, atau harapan yang sebenarnya tidak didokumentasikan.“CEO kami, yang berusia 63 tahun, mengatakan dia akan pensiun dalam dua tahun. Suatu hari kita perlu melakukan rencana suksesi.”
- Seperangkat dokumen yang komprehensif, sering digunakan dalam Dewan Direksi formal atau kepemimpinan senior rapat, yang mencakup bagan pengganti untuk posisi kunci, profil posisi, kinerja, dan jaringan potensial, rencana pembangunan, profil eksekutif, model kompetensi, strategi manajemen perusahaan dan bakat, dan berbagai dokumen lainnya. Sementara perusahaan pintar telah melakukan yang terbaik untuk merampingkan dokumen-dokumen ini menjadi beberapa yang penting, banyak perusahaan masih menyebut tumpukan dokumen seberat sepuluh pon ini sebagai "buku". “Kita perlu menyiapkan rencana suksesi tahunan kita untuk rapat dewan yang akan datang. Lebih baik pesan satu rim kertas baru.”
- Daftar nama yang dapat menggantikan posisi kunci dalam suatu organisasi. Mereka sering disebut "bagan pengganti". "Posisi kunci" biasanya adalah posisi level "C", yaitu CEO, CFO, COO; jenis posisi di mana perusahaan bisa rentan jika incumbent memenangkan lotre atau tertabrak bus.
Rencana Suksesi
Rencana suksesi adalah dokumen rahasia yang biasanya hanya dilihat oleh SDM, Dewan, atau eksekutif tingkat tinggi yang perlu mengetahuinya. Mereka dapat dimasukkan dan diatur dengan sistem perangkat lunak yang canggih, atau sesederhana dokumen Word.
Saat menerapkan proses perencanaan suksesi, menurut saya sangat membantu untuk memulai dengan contoh, atau template, lalu menyesuaikannya dengan kebutuhan posisi atau organisasi. Faktanya, ketika harus menjelaskan kepada para eksekutif bagaimana menyelesaikan rencana suksesi, mereka akan mengabaikannya instruksi lisan atau tertulis terperinci yang Anda berikan kepada mereka dan secara intuitif mengisi formulir apa pun yang Anda berikan mereka. Sembilan puluh persen dari waktu, mereka melakukannya dengan benar, dan sisanya akan menghubungi Anda dengan pertanyaan.
Ketika saya melakukan pencarian Google untuk "template rencana suksesi", sebagian besar yang saya temukan tidak terlalu berguna. Memang, rencana suksesi yang baik harus lebih dari beberapa nama yang tertulis di belakang serbet, tetapi dalam kenyataannya, seringkali hanya itu yang Anda butuhkan untuk membuat sebagian besar keputusan.
"Elemen Data" yang tepat
Tidak masalah jika Anda mendesain sistem perangkat lunak atau menggunakan formulir, berikut adalah "elemen data" yang harus selalu disertakan, beserta petunjuknya:
- Posisi: Ini adalah posisi yang Anda rencanakan untuk diganti suatu hari nanti – biasanya hanya segelintir posisi kritis misi, sering kali "level-C".
- Petahana: Orang yang menduduki posisi hari ini.
- Kandidat: Nama-nama individu yang berpotensi melangkah ke posisi tersebut. Tidak ada angka ajaib, tetapi biasanya sekitar tiga. Mereka biasanya internal tetapi bisa juga eksternal.
- Peringkat kesiapan untuk setiap kandidat: Beberapa indikator seberapa siap kandidat untuk masuk ke peran tersebut, yaitu, “segera, dalam satu hingga dua tahun, dalam dua hingga lima tahun", atau peringkat, seperti "tinggi, sedang, dan rendah", atau "hijau, kuning, dan merah."
Itu benar-benar tentang itu. Organisasi kadang-kadang akan menyertakan gambar petahana dan kandidat dan mempresentasikannya di bagan organisasi - paket perangkat lunak SDM yang baik akan melakukan ini untuk Anda. Tentu, ada bidang lain yang dapat Anda sertakan, tetapi pastikan informasinya benar-benar penting. Rinciannya dapat disertakan dalam dokumen pendukung. Misalnya, informasi tambahan tentang kandidat dapat dimasukkan dalam profil posisi dan rencana pengembangan.
Pertimbangan Lain
- Tiga kebutuhan pengembangan teratas untuk setiap kandidat
- Tiga tindakan pengembangan teratas untuk setiap kandidat
- Informasi demografis untuk setiap kandidat, yaitu usia, jenis kelamin, kategori EEO, lokasi, posisi saat ini, tingkat upah, dan sebagainya.
- Peringkat kinerja dan potensi untuk setiap kandidat, misalnya, “3A, “1B”, dll.
- Informasi penilaian: peringkat kinerja, penilaian potensi, penilaian perilaku, dll.
- Risiko retensi untuk petahana dan kandidat
- Kemampuan relokasi untuk kandidat atau keinginan untuk pindah
Saya yakin masih ada lagi, tetapi sekali lagi, lebih banyak tidak selalu lebih baik. Saya sangat percaya pada K.I.S.S. metode perencanaan suksesi. Seperti yang selalu dikatakan teman saya Alex kepada saya, "hanya karena kita Bisa mengumpulkan informasi tidak berarti kami sebaiknya."
