Tim proyek tidak secara spontan muncul sebagai kelompok yang produktif dan berkinerja tinggi. Sebaliknya, mereka adalah hasil dari tindakan yang disengaja dari para pemimpin dan anggota tim untuk menghasilkan lingkungan kepercayaan dan kolaborasi. Tim umumnya membutuhkan waktu untuk mulai tampil di level puncaknya.
Teori pengembangan tim Tuckman—forming, storming, norming, dan performing sama validnya dengan saat pertama kali diterbitkan. Dinamika perkembangan tim masih sama.
Pelajari beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mempercepat kemajuan tim melalui kekacauan yang mengarah ke fase performa.
Pertimbangkan Latar Belakang dan Kepribadian Anggota
Akan menyenangkan untuk percaya bahwa ada daftar periksa sederhana yang harus diikuti untuk membangun tim berkinerja tinggi. Kebenaran yang disayangkan adalah tidak ada resep yang bisa Anda ikuti.
Membangun tim yang hebat adalah perpaduan antara pengetahuan psikologis dan kepemimpinan. Anda perlu memahami kekuatan dan kelemahan orang-orang yang bekerja untuk Anda dan mempekerjakan mereka dengan cara yang membuat mereka sukses.
Latar belakang kandidat perlu dipertimbangkan sebelum menugaskan tim. Jika memungkinkan, kepribadian dan kemampuan harus disesuaikan yang saling melengkapi.
Manfaatkan Model SCARF
SCARF (status, kepastian, otonomi, keterkaitan dan keadilan), adalah model cara orang berinteraksi, yang dikembangkan oleh Dr. David Rock pada tahun 2008. Model ini menggambarkan pengalaman sosial yang mempengaruhi perilaku manusia:
- Status: Perasaan penting di antara teman sebaya
- Kepastian: Kemampuan untuk memprediksi hasil interaksi dengan orang-orang.
- Otonomi: Rasa kendali yang dimiliki seseorang atas interaksi sosial
- Keterkaitan: Bagaimana seseorang berhubungan dengan orang lain—seseorang bisa menjadi pendukung dan teman atau saingan.
- Keadilan: Percakapan, pertukaran ide, dan interaksi harus adil secara keseluruhan.
Segala sesuatu tentang struktur dan manajemen tim harus memperkuat masalah pribadi yang kritis ini untuk setiap anggota tim. Pemimpin proyek yang efektif harus memperhatikan perilaku ini dan memperkuat yang positif untuk setiap anggota tim proyek.
Anggota tim harus memercayai bahwa pemimpin tim peduli pada mereka masing-masing dan sangat fokus untuk memastikan keselamatan dan kesuksesan mereka. Sebagai pemimpin tim, tanya dan jawab, “Mengapa anggota tim saya mempercayai saya untuk memimpin mereka menuju keselamatan dan kesuksesan?”
Tentukan perilaku yang harus Anda tunjukkan setiap hari untuk memperkuat komitmen Anda terhadapnya. Kemudian, berkomitmen untuk menunjukkan perilaku tersebut.
Jika ada pelanggan untuk suatu proyek, penting bagi mereka untuk terlibat dalam proses agar tetap pada jalurnya dan selaras dengan tujuan mereka.
Mungkin tidak selalu ada pelanggan untuk suatu proyek. Jika ada, Anda tidak dapat memulainya jika kebutuhan pelanggan tidak jelas. Apakah inisiatif Anda terfokus pada audiens yang sangat spesifik atau kelompok target yang lebih umum, ada teknik yang dapat Anda gunakan untuk menciptakan kejelasan.
Untuk inisiatif pengembangan produk baru yang ditujukan untuk menjaring pelanggan baru, buat detail persona pelanggan untuk setiap jenis. Untuk upaya konstruksi atau pengembangan besar, pastikan perwakilan pelanggan terlibat dalam menentukan ruang lingkup proyek dan persetujuan.
Dalam situasi di mana pelanggan tidak dapat hadir secara fisik, Anda dapat membuat proxy—potongan atau boneka binatang—yang menempati kursi di setiap rapat. Kelompok harus bertanya dan berusaha menjawab “Apa yang akan pelanggan katakan tentang ini” untuk setiap keputusan atau situasi.
Berkomunikasi dan Berorganisasi Secara Efektif
Di awal proses pembentukan tim, tetapkan ekspektasi untuk komunikasi antarpribadi dan pastikan Anda memperkuat akuntabilitas. Untuk pengaturan kelompok, ajari tim untuk mengeksplorasi masalah melalui pendekatan fasilitasi yang memfokuskan pemikiran kelompok pada satu topik pada satu waktu.
Ajari mereka untuk menguraikan masalah emosi, risiko, ide, dan informasi dan atasi masing-masing secara terpisah sebelum bergegas untuk menghakimi. Untuk pengambilan keputusan, bantu tim memahami setiap pilihan besar dari berbagai sudut pandang dan ajarkan mereka untuk mengevaluasi berbagai pilihan untuk setiap keputusan.
Buat piagam tim untuk menentukan tanggung jawab anggota. Piagam tersebut harus menetapkan kepemimpinan, peran anggota, tujuan proyek, hasil kerja, dan item terkait lainnya.
Keterampilan ini tidak diajarkan dalam program manajemen proyek dan tidak diperlukan sebagai bagian dari sertifikasi profesional mereka, namun sangat penting untuk membantu tim belajar bekerja sama.
Gunakan Pelatih dan Berjuang untuk Tim Anda
Coaching adalah alat yang ampuh untuk mendukung kinerja tim, dan sering kali kurang dimanfaatkan. Anda dapat menggunakan sumber daya eksternal atau internal untuk peran ini, meskipun pelatih harus menjadi tujuan orang luar yang mampu mengamati dan menawarkan umpan balik berbasis perilaku yang jujur tentang kinerja tim dan efektivitas.
Pelatih adalah sumber daya yang tak ternilai, membantu mengamati dan mengidentifikasi gangguan dalam proses diskusi dan pengambilan keputusan. Manfaatkan pelatih untuk menantang asumsi dan waspadai berbagai bias kelompok atau contoh pemikiran kelompok.
Pemimpin proyek yang hebat bekerja keras atas nama anggota tim mereka untuk memastikan bahwa mereka dapat fokus dan melakukan pekerjaan terbaik mereka. Sebagai pemimpin proyek, ini berarti Anda mungkin harus terlibat politik organisasi dengan proyek lain dan pemimpin fungsional untuk bernegosiasi atas nama anggota tim Anda.
Ketahui Lima Masalah Umum
Jika Anda menghabiskan waktu mengamati dan bekerja dengan tim proyek yang kesulitan, Anda akan melihat banyak area di mana komunikasi terputus dan kinerja menurun. Sering kali, lima masalah umum ini muncul:
- Tidak ada tujuan yang jelas dan memberi energi
- Tidak ada keterlibatan pelanggan
- Tidak ada kepemimpinan proyek
- Peran, ruang lingkup, dan kontrol yang tidak jelas
- Terlalu banyak proyek
Peserta tim mungkin tidak menyadari pentingnya proyek dan hubungannya dengan pelanggan atau organisasi. Untuk anggota tim proyek, ini adalah "hanya proyek lain." Anggota tim dapat terus berpindah dari tim ke tim, bekerja menuju tenggat waktu yang ketat pada proyek yang penuh tekanan tanpa jeda di antaranya. Ini dapat menyebabkan kelelahan anggota tim.
Kurangnya informasi tentang proyek juga dapat menyebabkan masalah. Anggota mungkin tidak memahami tujuan atau pentingnya pekerjaan—ketika klien hadir dan terlibat, anggota tim lebih cenderung menggunakan energi mereka dan bekerja lebih baik.
Nilai-nilai yang tidak jelas atau tidak ada merugikan kinerja tim. Kurangnya tanggung jawab dan akuntabilitas menambah gesekan yang cukup besar untuk proyek. Kinerja tim menderita ketika orang tidak memahami peran mereka atau memiliki otonomi untuk berimprovisasi atau berinovasi.
Seringkali, para eksekutif tidak terlibat sebanyak mungkin. Pemimpin proyek harus bekerja untuk membangun dukungan sehingga para eksekutif ingin membantu. Eksekutif mungkin dapat menyediakan lebih banyak sumber daya, waktu, atau menegaskan pengaruh mereka untuk membantu.
Kontrol harus spesifik dan dikomunikasikan kepada semua anggota sehingga mereka memahami kemajuan mereka dibandingkan dengan yang lain. Atau, mereka dapat mencoba untuk maju sehingga mereka dapat mengerjakan proyek lain yang mungkin ditugaskan kepada mereka.
Di sebuah manajemen matriks gaya organisasi, anggota tim sering didistribusikan di beberapa inisiatif. Mereka ditugaskan ke lebih dari satu proyek dan tidak diberi cukup kelonggaran dari laporan mereka ke manajer untuk menyelesaikan tugas proyek. Anggota tim yang kelebihan beban berjuang untuk fokus, melakukan pekerjaan yang buruk, dan cenderung kehabisan tenaga.
Terlibat Dengan Tim Anda
Jika Anda meninggalkan kinerja tim proyek secara kebetulan, kecil kemungkinan kinerja tinggi akan muncul. Mengingat pentingnya proyek di tempat kerja, setiap orang mulai dari eksekutif hingga anggota tim harus memahami hasil proyek yang diinginkan.
Komunikasi dan kolaborasi antara manajer proyek, pelanggan, manajer laporan-ke, dan anggota tim sangat penting untuk keberhasilan setiap proyek.
Bekerja keras dari posisi Anda sebagai manajer proyek atau anggota tim untuk memastikan keberadaan alat dan ide yang diuraikan, dan peluang Anda untuk menciptakan tim berkinerja tinggi meningkat pesat.
