Sebagai manajer, kita menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencoba memasukkan lebih banyak pekerjaan ke dalam waktu yang lebih singkat. Tanggapan umum untuk para profesional yang terlalu banyak bekerja di semua tingkatan adalah mencoba melakukan banyak tugas dengan melakukan banyak aktivitas pada waktu yang bersamaan. Masalahnya adalah multitasking tidak bekerja.
Mengapa Multitasking Bukan Pendekatan Paling Efektif
Misalnya, bayangkan saat Anda menyikat gigi di pagi hari, Anda mulai memikirkan tentang Jadwal acara untuk pertemuan besar di kemudian hari. Tidak perlu banyak kekuatan pemrosesan otak Anda untuk menyikat gigi, dan Anda mungkin dapat berkonsentrasi pada agenda sambil menangani tugas pembersihan gigi pagi secara mekanis.
Tapi bagaimana dengan dua tugas yang membutuhkan lebih banyak kapasitas otak Anda? Anda mungkin berbicara di telepon sambil menyiapkan sarapan. Anda mungkin menyelesaikan kedua tugas dengan benar, tetapi peluang untuk kesalahan karena kehilangan perhatian sangat besar.
Chunking sebagai Alternatif untuk Multitasking
"Chunking" menjelaskan cara kerja pemanfaatan memori manusia. Penting untuk mengingat konsep ini saat kita melihat menyelesaikan beberapa tugas secara bersamaan. Kami, pada kenyataannya, beralih di antara mereka daripada melakukannya pada saat yang sama (walaupun, dalam kasus menyikat gigi, sepertinya itu dilakukan secara bersamaan).
Bayangkan Anda sedang berbicara di telepon ketika seseorang masuk ke kantor Anda. Mereka meminta saran Anda atau keputusan cepat tentang suatu masalah. Anda berhenti mendengarkan orang di telepon sebentar, memindai catatan di depan Anda, menulis jawaban, dan kembali ke panggilan telepon. Anda tidak melakukan kedua aktivitas tersebut (panggilan telepon dan percakapan tatap muka) secara bersamaan.
Anda sebenarnya melakukan tiga tugas secara berurutan: memulai panggilan telepon, melakukan percakapan langsung, dan kemudian melanjutkan panggilan telepon. Sama seperti dalam contoh sarapan di atas, Anda dapat menyelesaikan keduanya dengan lebih baik, dan dalam waktu total yang lebih sedikit, jika Anda melakukannya satu per satu, bukan pada waktu yang bersamaan. Alasannya adalah saat Anda memulai setiap tugas, Anda harus fokus padanya dan memulai.
Waktu Start-Up Multitasking yang Tidak Efektif
Saat Anda memulai panggilan telepon, Anda harus memikirkannya, mencari nomor telepon, dan melakukan panggilan. Saat Anda diinterupsi, Anda harus mencari tahu apa yang diinginkan orang tersebut dari Anda agar dapat memberi mereka keputusan. Akhirnya, ketika Anda melanjutkan panggilan telepon, Anda harus mengingat di mana Anda tinggalkan. Anda bahkan mungkin harus mengatakan, "Ups, maaf, ada yang masuk. Apa yang Anda katakan?"
Semakin banyak start dan stop yang Anda lakukan sepanjang hari, semakin banyak momen awal yang memakan waktu yang Anda miliki. Saat-saat ini adalah waktu yang tidak produktif. Jika Anda memiliki laporan harian untuk disiapkan, momen start-up mungkin cukup singkat dibandingkan dengan laporan yang hanya Anda lakukan setiap tiga bulan. Namun, jika Anda sedang menyiapkan laporan itu dan Anda mendapat gangguan, Anda memiliki waktu yang hampir sama untuk memulai setiap kali.
Katakanlah, misalnya, Anda dapat menulis laporan dalam 30 menit tanpa gangguan apa pun. Namun, ini bisa memakan waktu beberapa jam jika tugas dan interupsi yang tidak direncanakan muncul sepanjang hari. Penundaan yang substansial ini sering kali bukan berasal dari gangguan yang sebenarnya, melainkan waktu yang diperlukan untuk memulai ulang laporan berulang kali.
Mengapa Anda Harus Mencoba Chunking
Oke, terkadang Anda harus melakukan banyak tugas. Pekerjaan Anda mungkin operasional, jadi apa yang lebih baik dari multitasking? Chunking lebih baik untuk produktifitas.
Chunking adalah konsep memecah hari Anda menjadi potongan-potongan yang lebih besar daripada bereaksi terhadap interupsi konstan. Semakin banyak potongan waktu yang dapat Anda curahkan untuk tugas tertentu, semakin sedikit momen awal yang Anda miliki, dan efisiensi Anda meningkat secara sepadan. Karena Anda tidak akan menghabiskan banyak waktu di momen awal, Anda akan memiliki lebih banyak waktu, dan Anda akan menyelesaikan lebih banyak. Sebagai bonus, karena Anda akan dapat fokus pada satu tugas, Anda akan melakukannya dengan lebih baik.
Sebagai bilah sisi, manajer proyek lama mengetahui kekuatan teknik ini dan menciptakan versi mereka sendiri "chunking" melalui proses struktur rincian kerja.
Cara Memulai Chunking di Tempat Kerja
Jadi, bagaimana Anda bisa mulai melakukan chunking?
- Mulai dari yang kecil sampai Anda merasakannya. Pilih satu tugas, mungkin laporan mingguan Anda.
- Sisihkan 30 menit yang Anda tahu akan memakan waktu.
- Tutup pintu Anda atau pasang tanda bertuliskan "Jenius di tempat kerja" atau sesuatu seperti itu dan kemudian berkonsentrasi pada laporan dan hanya pada laporan.
- Abaikan teleponnya.
- Jangan cek email.
- Tulis saja laporannya.
Coba hal yang sama dengan panggilan telepon, rapat karyawan, dan kegiatan rutin lainnya. Fokus, hentikan hari-hari Anda, dan setelah beberapa minggu latihan, Anda akan merasakan dan menjadi lebih efisien.
Garis bawah
Jangan buang banyak waktu Anda untuk mencoba melakukan banyak tugas. Sebaliknya, jadikan diri Anda lebih efisien dan lebih produktif dengan memotong. Meskipun istilahnya canggung, konsepnya efektif.
Diperbarui oleh Art Petty
