Meskipun bisnis kecil dapat membantu memproses transaksi dengan cepat dengan program perangkat lunak akuntansi yang canggih, membayar untuk memperbaiki kesalahan adalah sesuatu yang ingin Anda hindari. Memahami jenis kesalahan akuntansi yang umum dilakukan dapat membuat perbedaan antara harus membayar untuk memperbaiki kesalahan dan memperbaikinya pada kali pertama. Berikut delapan kesalahan akuntansi umum yang dilakukan pemilik bisnis dan saran cara memperbaikinya:
Secara tidak sengaja Mencatat Transaksi pada Periode Sebelumnya
Setelah Anda "menutup pembukuan" untuk suatu tahun fiskal, Anda sebaiknya tidak kembali lagi untuk mengubahnya. Namun, beberapa aplikasi akuntansi, seperti QuickBooks, tidak mengizinkan Anda mengunci keuangan periode sebelumnya sehingga Anda dapat memposting entri tahun ini di periode sebelumnya jika Anda tidak hati-hati. Program perangkat lunak akuntansi lainnya memungkinkan Anda melakukan kesalahan ini jika Anda belum mengonfigurasi perangkat lunak untuk mengunci keuangan periode sebelumnya.
Tinjau Neraca Periode Sebelumnya untuk Perubahan
Jika Anda sudah mencatat transaksi pada periode sebelumnya, maka neraca akan berubah. Oleh karena itu, Anda dapat memeriksa neraca periode sebelumnya untuk memastikan saldo tersebut tidak berubah sejak terakhir kali Anda menutup pembukuan. Jika berubah, Anda perlu menyelidikinya.
Saldo Saldo Aset atau Liabilitas Tidak Benar
Akun aset harus memiliki saldo debet, sedangkan akun liabilitas harus memiliki saldo kredit. Penyebab paling umum dari saldo yang salah dalam akun-akun neraca ini adalah memposting entri ke akun yang salah, kesalahan klasifikasi akun, dan duplikasi entri penyesuaian.
Periksa Neraca Anda untuk Kesalahan
Periksa neraca Anda untuk memastikan aset dan kewajiban memiliki saldo yang benar. Jika ada akun dengan saldo yang salah, Anda dapat melihat detail akun tersebut untuk menemukan entri yang menyebabkan kesalahan. Pemeriksaan ini harus dilakukan setidaknya setiap bulan.
Saldo Saldo Pendapatan atau Beban Salah
Akun pendapatan harus bersaldo kredit, sedangkan akun pengeluaran harus bersaldo debit. Beberapa penyebab kesalahan ini adalah memposting entri ke akun yang salah, kesalahan klasifikasi akun, dan menduplikasi entri penyesuaian, yang merupakan alasan yang sama untuk memiliki saldo yang salah di neraca akun.
Periksa Laporan Penghasilan Anda untuk Kesalahan
Anda memeriksa Laporan Penghasilan Anda untuk memastikan pendapatan dan pengeluaran memiliki saldo yang benar. Jika ada akun dengan saldo yang salah, Anda dapat melihat detail akun tersebut untuk menemukan entri yang menyebabkan kesalahan. Pemeriksaan ini harus dilakukan setidaknya setiap bulan.
Kesalahan Klasifikasi Biaya
Sistem akuntansi usaha kecil menghemat waktu karena entri dapat diposting dengan cepat dan mudah. Ketika informasi dimasukkan, mudah untuk memilih akun pengeluaran atau deskripsi pengeluaran yang salah. Kesalahan mengklasifikasikan pengeluaran tidak hanya berarti bahwa sistem akuntansi mungkin tidak mencerminkan dengan tepat apa yang terjadi dalam bisnis Anda, tetapi juga dapat menyebabkan sakit kepala jika pelaporan keuangan dan pajak tidak akurat.
Periksa Laporan Pengeluaran Anda Secara Berkala
Tugaskan seseorang untuk memindai pengeluaran Anda secara berkala untuk memastikan datanya masuk akal. Misalnya, jika biaya makan dibukukan dalam akun biaya sewa, biasanya biaya tersebut akan menonjol karena deskripsi entrinya. Indikasi lain bahwa pengeluaran mungkin salah klasifikasi adalah perbedaan anggaran dengan realisasi yang tidak dapat dijelaskan.
Tidak Mencari Bantuan Saat Dibutuhkan
Anda pernah mendengar ungkapan "bijaksana sen dan miskin dolar" mengacu pada orang-orang yang akan menghabiskan beberapa jam waktunya untuk menghemat beberapa dolar. Anda harus menyadari bahwa tugas Anda adalah menjalankan bisnis Anda. Seorang kontraktor membangun, seorang pelukis mengecat, dan seorang makelar barang tak bergerak menjual. Terkadang tidak ada gunanya menghabiskan waktu berjam-jam mempelajari rincian catatan akuntansi Anda atau meneliti cara memperbaiki kesalahan yang Anda buat.
Bersandar pada Profesional Akuntansi Profesional
Jika bisa, Anda akan menghasilkan lebih dari yang Anda habiskan dengan menangani masalah lain selain masalah akuntansi Anda, maka Anda harus mempertimbangkan untuk mengalihkan masalah tersebut ke akuntan atau pemegang buku profesional.
Tidak Menyimpan Resi
Anda rajin mencatat semua pengeluaran Anda dalam catatan akuntansi Anda. Laporan pengeluaran Anda adalah sebuah karya seni, tanpa kesalahan atau kelalaian. Kemudian, Anda ditanya oleh IRS; tanpa tanda terima, laporan pengeluaran Anda tidak ada gunanya.
Simpan Tanda Terima Anda
Simpan tanda terima Anda atau buat salinan pindaian semuanya.
Gagal Menjadwalkan Pencadangan
Banyak usaha kecil mengandalkan perangkat lunak untuk melakukan pekerjaan akuntansi tetapi tidak memperhitungkan kerusakan atau kesalahan sistem. Satu masalah saja dapat menghapus file Anda.
Jadwalkan Pencadangan Rutin
Jadwalkan pencadangan otomatis mingguan menggunakan penyimpanan cloud atau server khusus yang dikhususkan untuk tugas ini.
Bukan Staf Pelatihan
Tidak peduli seberapa kuat perangkat lunak Anda, staf Anda memerlukan pelatihan agar efektif. Anggota staf yang tidak terlatih dengan baik dapat merusak catatan Anda secara tidak sengaja, sehingga membuang seluruh pengeluaran dan lembar keuntungan Anda.
Lakukan Pelatihan Reguler
Selama proses orientasi, adakan sesi pelatihan komprehensif dan lakukan penyegaran setiap tiga bulan untuk memastikan semua staf dapat memasukkan dan menjalankan informasi secara akurat.
