Kehadiran sangat penting dalam banyak pekerjaan yang berhadapan dengan pelanggan. Kehadiran yang buruk melemahkan moral karyawan, membebani biaya lembur pemberi kerja, dan mengurangi keterlibatan karyawan. Kehadiran yang buruk membutuhkan waktu dan perhatian pengawasan dan sering kali mengakibatkan tindakan pendisiplinan.
Anda dapat mengelola kehadiran karyawan untuk mengurangi masalah kehadiran. Anda memang perlu menganggapnya sebagai komponen penting dari pekerjaan manajemen atau pengawasan apa pun. Inilah cara mengelola dan mendorong kehadiran. Gunakan lima langkah ini untuk mendorong kehadiran karyawan di tempat kerja.
Langkah-Langkah Mendorong Absensi Karyawan
Pertama, Anda harus memiliki cara untuk melacak waktu orang berhenti bekerja sehingga integritas kebijakan Cuti Berbayar (PTO) Anda, kebijakan cuti sakit, dan/atau kebijakan liburan berbayar Anda terjamin. Ini juga memastikan bahwa aturan waktu istirahat sama untuk setiap karyawan yang penting untuk rasa keadilan dan keadilan di tempat kerja.
Saat karyawan dikelola lintas departemen, Anda perlu memastikan bahwa apa yang dialami John di gudang adalah kebijakan yang sama dengan yang dialami Mary di kantor. Karyawan memperhatikan ketika karyawan diperlakukan berbeda dan perlakuan berbeda ini menimbulkan masalah dengan motivasi dan keterlibatan.
Ini sangat penting untuk mengelola yang tidak terjadwal absen di mana banyak tempat kerja mengalami masalah dengan cakupan kerja. Mendorong kehadiran karyawan penting untuk setiap stasiun kerja yang berhadapan dengan pelanggan. Kehadiran juga penting ketika pekerjaan satu karyawan bergantung pada pekerjaan karyawan sebelumnya dalam pekerjaan seperti pembuatan atau perakitan produk.
Guru, spesialis dukungan pelanggan, penyedia dukungan teknis, profesional perawatan kesehatan, dan lainnya karyawan layanan langsung adalah contoh karyawan yang memiliki stasiun kerja yang harus dikelola karyawan setiap hari dasar. Jika tidak, pemberi kerja bingung untuk menjadwalkan dan mencari pengganti staf untuk melakukan pekerjaan mereka.
Kehadiran ini termasuk kedatangan tepat waktu di stasiun kerja mereka juga. Misalnya, jika seorang perawat terlambat bekerja di unit perawatan intensif, perawat dari shift sebelumnya tidak dapat pulang untuk istirahat yang memang layak. Jika seorang karyawan diharapkan menjadi staf di stasiun tengah di jalur perakitan, salah satu karyawan harus bekerja di sana dua stasiun yang tidak nyaman dan bahkan dapat membahayakan karyawan atau majikan harus menemukan a penggantian.
Anda Harus Berkomitmen untuk Mengelola Ketidakhadiran
Kedua, dan mungkin yang terpenting, Anda perlu mengelola ketidakhadiran dan mendorong kehadiran karyawan. Artinya, karyawan tersebut perlu menghubungi langsung supervisor yang dilatih untuk mengelola absensi. Ini dimulai dengan panggilan pribadi dan penyelia memberi tahu karyawan bahwa dia akan dirindukan dan menjelaskan dampak ketidakhadiran mereka di tempat kerja.
Setiap ketidakhadiran diakhiri dengan manajer atau penyelia secara pribadi menyambut karyawan kembali bekerja, mendorong karyawan kehadiran di masa depan, dan sekali lagi, menekankan dampak ketidakhadiran karyawan di tempat kerja dan mereka rekan kerja.
Anda tidak mengadakan percakapan ini dengan nada suara yang menyalahkan—lagipula, banyak karyawan yang absen adalah hal yang sah dan perlu—Anda benar-benar menyambut karyawan kembali bekerja dan memperkuat dampak yang tidak terjadwal ketiadaan. Percakapan Anda harus, sekali lagi, menggambarkan dampak ketidakhadiran terhadap karyawan dan tempat kerja.
Aktifkan Fleksibilitas Tempat Kerja Kapanpun Memungkinkan
Ketiga, jika memungkinkan, izinkan fleksibilitas dengan jadwal di tempat kerja Anda sehingga seorang karyawan dengan janji temu dokter lebih awal atau anak yang sakit, misalnya, dapat bekerja lebih lambat atau datang lebih awal untuk mengisi waktunya.
Wanita, sayangnya, menurut angka Departemen Tenaga Kerja AS, lebih banyak mengalami masalah kehadiran terkait penyakit, cedera, dan urusan keluarga lainnya.
Jadi, fleksibilitas tempat kerja ini mungkin juga mencakup kemampuan untuk berbagi pekerjaan, menjadwalkan hari atau jam yang fleksibel, dan bekerja dari rumah, atau bekerja dari rumah, berdasarkan pedoman. Beberapa orang berpikir bahwa waktu kompensasi atau kompensasi mendorong sikap menonton jam. Ini mungkin tidak sesuai dengan pola pikir untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan dan tujuan yang Anda cari dari karyawan yang dikecualikan atau digaji. Namun, pekerjaan yang dikecualikan juga merupakan pekerjaan yang paling sering memberikan fleksibilitas bagi karyawan dan pemberi kerja.
Penghargaan dan Pengakuan bagi Karyawan
Keempat, penghargaan dan pengakuan atas kehadiran karyawan yang positif dapat membuat perbedaan. Meskipun Anda tidak ingin orang merasa seolah-olah majikan mereka harus membayar ekstra untuk melakukan pekerjaan mereka, Anda ingin mereka tahu bahwa Anda menghargai kehadiran positif mereka.
Dalam beberapa kasus, terutama dengan karyawan yang tidak dikecualikan, dan untuk mengurangi ketidakhadiran yang tidak terjadwal, Anda mungkin ingin memasukkan imbalan uang aktual ke dalam kebijakan kehadiran karyawan Anda. Kebijakan ini menekankan kehadiran yang bermanfaat selama beberapa hari tertentu. Anda memang, dengan porsi pengakuan karyawan dari kebijakan kehadiran Anda, ingin menekankan hari kehadiran, bukan tindakan menurunkan absen.
Terlalu banyak kebijakan kehadiran berfokus pada sisi hukuman dari persamaan. Penekanan lebih pada hadiah untuk kehadiran positif mungkin memberi Anda lebih banyak keuntungan. Namun demikian, kebijakan kehadiran yang memotivasi dan sukses harus fokus pada keduanya.
Memberikan Konsekuensi
Akhirnya, seperti halnya tanggung jawab ketenagakerjaan, seorang karyawan harus mengalami konsekuensi jika karyawan tersebut gagal dalam kehadiran kerjanya. Kepada siapa konsekuensinya paling penting? Kepada semua karyawan yang memiliki kehadiran yang baik, bekerja keras, dan menemukan moral dan motivasi pribadi mereka dipengaruhi oleh orang-orang yang memiliki kehadiran yang buruk. Disiplin progresif sangat penting, dimulai dengan pembinaan dan umpan balik, dan melakukan langkah-langkah dalam manajemen kehadiran yang tercantum di atas. Karyawan Anda yang hadir akan berterima kasih.
