Organisasi lingkungan di kota-kota di seluruh negara menyelenggarakan acara publik dan komunitas khusus seperti festival luar ruangan, pameran jalanan, dan karnaval. Banyak dari acara publik ini - terutama yang sukses - menjadi perayaan yang dinantikan dan terkadang menjadi kebanggaan bagi komunitas tuan rumah. Meskipun ada aspek perencanaan dan pelaksanaan acara yang dibagikan di semua jenis acara mulai dari pernikahan hingga konferensi perusahaan, acara publik cenderung memiliki kebutuhan dan tantangannya sendiri. Salah satu faktor perencanaan acara publik yang unik ini adalah bekerja dengan dan menerima izin dari lembaga pemerintah.
Terkadang cara terbaik untuk belajar adalah langsung terjun. Di lain waktu, ada baiknya belajar dari pelajaran dan pengalaman orang lain. Dalam hal ini, kita akan belajar dari kota Chicago. Berpengalaman dalam mengorganisir sekitar 350 acara khusus di seluruh Chicago, Kantor Acara Khusus Walikota telah menciptakan Sumber Daya Acara Khususnya Panduan dan Paket Izin Acara Khusus, yang mencakup ide-ide praktis yang mungkin ingin dimasukkan oleh kota-kota lain ke dalam komunitas mereka acara. Berikut adalah tip teratas untuk merencanakan acara komunitas yang sukses dari para master itu sendiri.
Memiliki Proses Aplikasi Formal
Di Chicago, kode kota mengharuskan organisasi yang ingin menyelenggarakan acara komunitas untuk mengajukan permohonan formal yang menyetujui panduan acara tertentu, seperti:
- Tidak ada biaya yang dikenakan untuk masuk (tetapkan jumlah donasi).
- Vendor makanan harus berlisensi dan memiliki sertifikasi.
- Penjual minuman keras harus berlisensi (hanya bir dan anggur).
- Vendor barang dagangan harus memiliki lisensi.
- Chicago Transit Authority harus diberitahu.
Memiliki proses aplikasi formal untuk acara khusus publik dan komunitas dapat mengurangi beban kerja dan merampingkan persetujuan, yang merupakan win-win untuk semua orang.
Memerlukan Izin Acara Khusus
Selain proses pengajuan acara, kota Chicago juga mewajibkan penyelenggara untuk mengajukan permohonan izin acara khusus, yang membawa persyaratan tersendiri seperti:
- Aplikasi harus diserahkan minimal 45 hari sebelum acara.
- Aplikasi harus diaktakan.
- Penyelenggara harus menunjukkan sertifikat asuransi sebesar $1 juta dalam tanggung jawab umum komersial yang menyebut Kota Chicago sebagai tambahan yang diasuransikan.
Sementara pada awalnya, mungkin tampak bahwa Chicago hanya menciptakan beberapa rintangan birokrasi untuk dilewati ketika datang ke acara komunitas, tanpa membuat aplikasi terlalu sulit kota telah memastikan bahwa semua acara publik akan memenuhi persyaratan mereka - banyak di antaranya terkait dengan keamanan.
Memerlukan Peta Acara Dengan Permohonan Izin
Penyelenggara harus menyerahkan sebagai bagian dari aplikasi izin acara khusus, peta acara yang mengidentifikasi area penutupan jalan yang diusulkan dan rencana rute ulang. Peta tersebut juga harus mempertimbangkan ruang garasi umum, akses jalan masuk, dan ruang jalur api. Tanda jalan memutar dan barikade harus mematuhi persyaratan kota, dan penyelenggara diharuskan untuk mendapatkan persediaan ini secara langsung. Hal-hal berikut dipertimbangkan saat mengeluarkan izin:
- Keamanan publik.
- Kedekatan acara lain di daerah pada waktu yang sama.
- Penerbitan izin sebelumnya untuk acara lain di peta lokasi yang sama.
Memerlukan Izin Tenda dan Kanopi
Di Chicago, tenda atau kanopi yang berukuran lebih dari 240 kaki persegi di acara publik memerlukan izin dari kota. Jika lebih besar dari 600 kaki persegi, gambar harus dicap oleh arsitek berlisensi atau insinyur struktur, dan rencana keluar dan darurat termasuk rambu dan penerangan harus diserahkan. Jika ukurannya melebihi 4.000 kaki persegi, permohonan izin harus diajukan oleh perusahaan yang bertanggung jawab untuk mendirikan bangunan tersebut. Proses ini memastikan langkah-langkah keamanan ditanggapi dengan serius.
Membutuhkan Kemitraan Dengan Pejabat Keamanan Publik
Acara khusus di Chicago harus melibatkan polisi dan pemadam kebakaran. Penyelenggara harus bertemu dengan komandan polisi (dan/atau perwakilannya) untuk mengatasi masalah seperti jalur lalu lintas untuk kendaraan darurat, rencana keamanan, dan pos komando yang ditunjuk di peristiwa. Penyelenggara harus menunjuk seseorang yang akan bertindak sebagai penghubung ke departemen kepolisian, pemadam kebakaran, departemen jalan dan sanitasi, kantor acara khusus, dan lain-lain. Ini akan membantu untuk memiliki setidaknya satu orang yang berpengetahuan dan berpengalaman dalam tim Anda yang berfungsi sebagai titik koordinasi untuk semua departemen publik ini.
Berikan Daftar Periksa Kode Keselamatan Kebakaran
Penyelenggara festival dan acara luar ruangan di Chicago diberikan daftar periksa dan diwajibkan untuk memenuhi persyaratan kode keselamatan kebakaran tertentu, termasuk:
- Tenda harus terbuat dari bahan tahan api (diperlukan sertifikasi).
- Alat pemadam kebakaran diperlukan di setiap stan.
- Baris tempat duduk sementara harus menampung 5 sampai 14 orang (maksimum).
- Lorong tempat duduk sementara harus minimal 36 inci.
- Cairan yang mudah terbakar tidak boleh disimpan di tenda, kanopi, atau bilik apa pun.
- Sampah tidak boleh dibiarkan menumpuk.
- Kabel listrik harus direkatkan, dan direkomendasikan beberapa stopkontak.
- Jalur api untuk kendaraan darurat direkomendasikan (jalur api 10 kaki).
- CPR Dasar dan kursus pertolongan pertama direkomendasikan untuk anggota staf.
Perencana acara publik yang berpengalaman dan baru sama-sama menghargai daftar periksa yang bagus.
Pastikan Praktik Penanganan Makanan yang Aman
Kota Chicago mewajibkan vendor untuk menghadiri kelas dari Departemen Kesehatan sebelum mengirimkan aplikasi apa pun. Juga, vendor harus mendapatkan Pelatihan dan Sertifikasi Sanitasi Festival Musim Panas (ditawarkan oleh Asosiasi Restoran Illinois). Petugas kesehatan, yang menentukan apakah vendor akan menerima izin operasi, memiliki kewenangan untuk menangguhkan izin kapan saja.
Kota tersebut menguraikan aturan terperinci untuk makanan, wadah, label, perlindungan makanan, kebersihan personel pribadi, peralatan makanan, limbah, konstruksi stan, dan bahan beracun. Ini juga mengharuskan vendor untuk menghadiri seminar sanitasi wajib.
Pada catatan terkait, lisensi (s) minuman keras acara khusus harus diterima 20 hari sebelum acara.
Memiliki Rencana untuk Mengontrak Layanan Kota
Kontraktor publik atau swasta harus dipekerjakan untuk berbagai layanan, termasuk penempatan DILARANG PARKIR rambu-rambu, pembuatan barikade, derek, drum sampah, drum daur ulang, liner, penyapuan, pengumpulan sampah, layanan listrik, dan/atau peralatan tata suara. Di Chicago, Department of Streets and Sanitation tersedia untuk menyediakan layanan tersebut dengan jadwal biaya per jam berdasarkan keahlian.
Selain itu, program daur ulang diperlukan sebagai bagian dari paket izin acara khusus di Chicago. Dengan semakin populernya acara ramah lingkungan, ini bukanlah ide yang buruk!
Memerlukan Izin Hewan
Jika hewan terlibat dalam acara tersebut dengan cara apa pun, kota Chicago memerlukan penyerahan aplikasi acara atas nama dokter hewan setempat yang akan hadir di acara tersebut. Orang ini akan bertanggung jawab untuk menyediakan hewan yang sakit atau terluka. Juga, Komisi Perawatan dan Pengendalian Hewan dapat memeriksa hewan sebelum digunakan dalam kegiatan publik.
Kelola Tanda Acara dan Promosi
Penyelenggara acara publik di Chicago memiliki kesempatan untuk mendapatkan paparan acara tambahan dengan spanduk tiang lampu. Tentu saja, kota mengelola permintaan ini yang mengharuskan penyelenggara melengkapi aplikasi izin spanduk termasuk salinan gambar spanduk yang diusulkan, tanggal acara, dan aspek penting lainnya dari acara tersebut meminta. Departemen jalan dan sanitasi mengelola jenis permintaan ini.
