Procurement card, atau P-card, adalah bentuk kartu kredit perusahaan yang dikeluarkan untuk karyawan yang kemudian dapat memperoleh barang dan jasa tanpa harus memproses transaksi melalui prosedur pembelian tradisional, seperti menggunakan purchase requisitions atau pembelian pesanan.
Ada sejumlah program kartu pengadaan yang berbeda; beberapa hanya melibatkan penggunaan yang disetujui perusahaan vendor, sementara yang lain mengizinkan vendor mana pun untuk digunakan. Pembelian yang dilakukan oleh pegawai dengan menggunakan kartu pengadaan umumnya kecil dan bernilai rendah. Banyak reaksi negatif tentang program kartu pengadaan yang secara khusus ditujukan pada penyalahgunaan kartu oleh karyawan. Namun, manfaat dari program pengadaan jauh lebih besar daripada risiko dan biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan program tersebut.
Manfaat Kartu Pengadaan
Pemerintah Amerika Serikat menemukan bahwa pembelian di bawah $2.500 hanya terdiri dari 2 persen dari keseluruhan pengeluaran pemerintah, tetapi mencakup 85 persen dari semua pembelian. Karena biaya administrasi pembelian kecil ini seringkali melebihi pengeluaran dolar yang sebenarnya, penggunaan kartu pengadaan meningkat di banyak departemen pemerintah. Salah satu instansi pemerintah, Departemen Perdagangan, memperkirakan penggunaan kartu pengadaan bisa dihemat mereka lebih dari $22 juta per tahun untuk biaya administrasi dan pengurangan proses pembelian waktu. Penggunaan kartu tersebut memungkinkan departemen pembelian memusatkan upaya mereka ke dalam 15 persen dari total pengeluaran pengadaan yang mencapai 98 persen dari total pengeluaran.
Menerapkan Pengendalian Internal
Penyalahgunaan kartu pengadaan adalah berita utama, tetapi penyalahgunaan ini, terutama di Pemerintah departemen, sering menunjukkan nilai dolar yang tinggi, namun, kurang dari setengah dari satu persen pembelanjaan total. Tetap saja, penyalahgunaan memang terjadi, namun hal itu dapat dikendalikan dengan menerapkan kontrol internal yang tepat untuk mengurangi pemborosan dan penyalahgunaan.
Arahan manajemen yang kuat sangat penting untuk keberhasilan program kartu pengadaan. Manajemen harus dengan jelas mendefinisikan apa yang diperbolehkan untuk penggunaan kartu tersebut dan menentukan serta mengenakan hukuman untuk tunggakan pembayaran, penipuan, dan penyalahgunaan. Tentu saja, prosedur dan sumber daya back office harus ada untuk menerapkan kontrol. Jika tidak ada sumber daya yang cukup untuk memantau dan menangani penyalahgunaan kartu pengadaan, maka penyalahgunaan akan terus berlanjut dan meningkat, karena kurangnya komitmen dalam program terlihat oleh penggunanya.
Siapa yang Mendapat Kartu?
Hal negatif lain yang terlihat dalam program kartu pengadaan adalah bahwa perusahaan berpikir mereka perlu memberikan kartu kepada semua karyawan mereka yang melakukan pembelian. Ini bukan kasusnya; diterbitkan kartu pengadaan diberi kepercayaan. Perusahaan harus dapat mempercayai pengguna kartu karena mereka sebenarnya menghabiskan uang perusahaan. Harus ada proses persetujuan di mana karyawan harus dipilih, ditinjau, dan disetujui. Jika seorang karyawan memiliki kredit buruk, haruskah mereka diberikan kartu pengadaan perusahaan?
Memaksakan Batas Pengeluaran
Seperti kartu kredit lainnya, harus ada batas kredit untuk pengguna. Perusahaan kartu kredit memberikan batasan kepada pemegang kartu berdasarkan kemampuan mereka untuk membayar. Untuk pemegang kartu pengadaan, perusahaan harus memberi pemegang kartu batas pengeluaran yang sesuai dengan posisi mereka dan kemungkinan pengeluaran mereka. Misalnya, seseorang yang bekerja sebagai analis IT mungkin hanya diminta untuk membeli tinta printer dan periferal komputer kecil, yang mungkin hanya berjumlah beberapa ratus dolar setahun. Batas pengeluaran untuk karyawan ini harus mencerminkan hal ini, dan dia tidak boleh diberi batas pengeluaran sebesar $2.500 yang dapat diberikan kepada semua staf TI. Batas pengeluaran harus ditinjau secara berkala sehingga tingkat yang sesuai diberikan kepada karyawan berdasarkan pengeluaran aktual mereka.
