Bagi sebagian besar organisasi, satu-satunya bagian terpenting dari peralatan Kantor adalah telepon. Sistem telepon kelas bisnis biasanya dimulai dengan biaya beberapa ribu dolar, dan harga meningkat secara proporsional dengan peningkatan ukuran sistem dan jumlah fitur yang Anda inginkan.
Sistem telepon kelas bisnis yang dibahas di sini adalah untuk kantor dengan sepuluh orang atau lebih.
Fitur Apa yang Anda Butuhkan
Fitur yang memberikan nilai bagi bisnis Anda dan menghubungkan bisnis Anda ke dunia akan meningkatkan total biaya sistem telepon. Penjual sistem telepon akan mencoba menjual semua lonceng dan peluit (itulah tugas mereka), tetapi Anda perlu melihat setiap fitur dan memutuskan apakah itu akan menambah nilai bagi bisnis Anda atau menyelamatkan Anda uang.
Fitur dasar
Berikut adalah beberapa fitur yang lebih umum yang tersedia pada sistem telepon bisnis. Setiap merek berbeda, jadi mintalah penjual untuk daftar lengkap opsi.
Itu petugas otomatis biasanya menggantikan resepsionis dengan menghadirkan daftar opsi kepada penelepon
- Fitur Konferensi izinkan dua atau lebih ekstensi terhubung untuk berbagi dalam percakapan. Biasanya, defaultnya adalah dua. Jika Anda membutuhkan lebih dari dua, tanyakan berapa jumlah maksimum peserta. Beberapa sistem hanya mengizinkan ekstensi internal untuk dikonferensikan. Jika Anda memerlukan panggilan konferensi eksternal, tanyakan juga.
- Direktori Otomatis memungkinkan penelepon mencari ekstensi karyawan dengan memasukkan beberapa huruf pertama dari namanya.
- Surat Suara memungkinkan pesan ditinggalkan untuk karyawan yang tidak tersedia atau di telepon. Beberapa sistem dapat meneruskan pesan suara ke email karyawan dan mengizinkan peralatan pesan suara pihak ketiga yang terpisah untuk berinteraksi dengan peralatan mereka. Bergantung pada harga, ini bisa menghemat uang Anda.
- Panggilan Tahan adalah kemampuan untuk menahan panggilan sementara pengguna mengurus hal-hal lain. Biasanya disertakan dengan sistem.
- Meneruskan panggilan memberi pengguna kemampuan untuk meneruskan semua panggilan ke ekstensi lain atau ke pesan suara untuk sementara.
- Panggilan cepat menyimpan nomor telepon yang sering digunakan dan memungkinkan pengguna untuk memanggilnya dengan menekan satu atau dua tombol. Ini adalah penghemat waktu yang berguna untuk nomor yang sering dipanggil.
- Panggil ulang memungkinkan nomor terakhir yang dipanggil untuk dipanggil ulang dengan satu sentuhan tombol.
- Paging memungkinkan pengguna untuk berbicara melalui sistem alamat publik untuk memanggil karyawan atau memberikan pengumuman.
- Musik Ditahan memberi penelepon Anda sesuatu untuk didengarkan saat mereka ditahan. Ini bisa berupa musik atau pesan rekaman yang mengiklankan perusahaan Anda.
- Mencadangkan Daya akan menyediakan sumber listrik alternatif selama 10 hingga 60 menit jika terjadi pemadaman listrik.
Fitur lanjutan
Fitur-fitur canggih akan menambah biaya yang signifikan untuk sistem total dan akan menambah biaya berkelanjutan selama masa pakai sistem. Namun, ini bisa diimbangi dengan pengurangan pelayanan pelanggan dan keuntungan hemat waktu yang mereka bawa.
- Lokasi terpencil fitur memungkinkan koneksi sederhana ke karyawan di luar lokasi atau kantor jarak jauh kecil hanya dengan menghubungi ekstensi internal.
- Temukan Saya / Ikuti Saya memungkinkan pengguna untuk meneruskan telepon mereka sesuai permintaan ke telepon lain, ponsel, telepon rumah, sekretaris, dll.
- Integrasi Telepon Komputer (CTI) memungkinkan sistem telepon untuk berinteraksi dengan sistem komputer. Contohnya termasuk kemampuan pengguna untuk mengklik nomor telepon di layar dan membuat sistem telepon secara otomatis menghubungi nomor tersebut (mengurangi kesalahan nomor dan menghemat waktu); atau pemberian nomor telepon pelanggan ke komputer saat mereka menelepon untuk menarik akun pelanggan dan menampilkannya di layar untuk karyawan sebelum menjawab telepon. Opsi ini sangat mahal.
Seberapa Besar Sistem Seharusnya
Pertanyaan selanjutnya yang harus Anda jawab adalah di mana Anda menginginkan telepon. Daftar berikut mengidentifikasi tempat-tempat umum yang Anda inginkan untuk menemukan ekstensi telepon:
- Resepsionis
- Setiap kantor
- Mesin fax
- Terminal kartu kredit, port data
- Ruang konferensi
- Lantai toko/gudang
- Area publik (ruang tunggu, lorong, pintu masuk, dll.)
Selanjutnya, Anda harus menentukan berapa banyak panggilan telepon simultan yang masuk dan keluar kantor. Jumlah total panggilan masuk dan keluar pada saat tertentu adalah jumlah saluran (atau batang) yang Anda perlukan.
Konfigurasi umum adalah 3, 8, 12, 16, 24 atau 48 baris. Sistem yang lebih besar memiliki slot ekspansi sehingga Anda dapat menambahkan lebih banyak jalur di kemudian hari. Ingatlah untuk memperhitungkan pertumbuhan di masa depan (25% tidak biasa). Penting: jika Anda meremehkan ini, penelepon akan mendapat sinyal sibuk jika semua saluran sedang digunakan.
Menemukan Dealer Sistem Telepon
Mencari dealer tidaklah sulit. Pertama, Anda dapat mencari di Web untuk “Peralatan & Suplai Telepon” untuk menemukan dealer yang dekat dengan Anda.
Pameran dagang teknologi bisnis dan kantor juga merupakan tempat yang baik untuk memulai. Anda tidak hanya dapat bertemu dengan orang-orang penjualan dan dukungan, tetapi Anda juga dapat mencoba sistem.
Akhirnya, cara terbaik adalah bertanya-tanya. Tanyakan kepada orang yang Anda kenal yang memiliki bisnis dengan kantor. Anda juga bisa mendapatkan penilaian kualitas peralatan dan tingkat layanan yang diberikan.
Menghitung Biaya Total
Total biaya sistem akan terdiri dari komponen-komponen berikut:
- Unit Dasar/Sistem adalah unit yang mengontrol seluruh infrastruktur telepon. Biaya tergantung pada jumlah fitur yang Anda miliki, jumlah perangkat telepon yang dapat ditangani, dan jumlah sambungan yang berasal dari perusahaan telepon.
- Handset / Set Meja adalah unit yang diletakkan di atas meja atau menempel di dinding. Mereka datang dalam beberapa gaya, kemampuan, dan harga yang berbeda. Harga dapat berkisar dari $70 hingga $1.000. Contohnya termasuk Basic (termurah), Mid-level, Executive/High-End, Set Resepsionis (paling mahal) dan Unit Meja Konferensi. Pilihan lainnya termasuk headset hands-free dan koneksi nirkabel. Sebagian besar handset berpemilik dan hanya akan bekerja dengan sistem dasar dari produsen tersebut. Jika Anda mengganti sistem telepon yang sudah ada, biaya semua handset baru (jika Anda mengganti merek) dapat menjadikan peningkatan ke model berikutnya yang lebih tinggi sebagai satu-satunya solusi terjangkau yang Anda miliki.
- Pengkabelan merupakan pembuluh darah organisasi dan tidak boleh dipinggirkan. Jika Anda sedang membangun kantor, pasang kabel tambahan dan stopkontak di area mana pun yang menurut Anda mungkin memerlukan telepon di masa mendatang. Biaya akan menjadi sebagian kecil dari biaya jika Anda harus kembali lagi nanti dan melubangi langit-langit dan dinding. Jika Anda memasangnya di gedung dengan kabel yang ada, minta dealer memeriksa kompatibilitas kabel sebelum Anda menandatangani kontrak.
- Instalasi dan Konfigurasi Awal akan menjadi bagian proyek yang paling memakan waktu. Sistem telepon tidak langsung berfungsi dan kemungkinan besar harus dipasang dan dikonfigurasikan terlebih dahulu oleh teknisi terlatih. Untuk bangun dan berjalan secepat mungkin, pastikan ini sudah termasuk dalam kontrak. Opsi lain yang dapat dinegosiasikan adalah pemeliharaan, modifikasi di masa mendatang, dan pelatihan untuk karyawan Anda.
Membuat Keputusan Akhir
Keputusan akhir ada di pundak Anda. Penjual sistem telepon bisa menjadi agresif, tetapi ingatlah bahwa Anda adalah "pelanggan" dan Anda yang bertanggung jawab. Untuk mendapatkan harga terbaik untuk sistem yang Anda inginkan, kirimkan persyaratan Anda ke beberapa perusahaan dan biarkan mereka menawar proyek tersebut. Pastikan Anda mendapatkan proposal mendetail yang mencakup semua area yang diuraikan di atas. Anda tidak akan mendapatkan kembali perbandingan apel-ke-apel, jadi mintalah agar biaya fitur dicantumkan secara terpisah (atau dirinci, jika disertakan sebagai paket fitur). Ini akan memungkinkan Anda untuk menentukan apa yang menyebabkan perbedaan harga. Jika Anda masih ragu dengan pemimpin yang jelas, mintalah untuk melihat demo di situs pelanggan yang sudah ada. Terakhir, bandingkan proposal dan pilih salah satu yang memenuhi kebutuhan Anda, memungkinkan pertumbuhan dan, yang terpenting, Anda merasa paling nyaman.
