Fidusia dari program tunjangan karyawan—termasuk untuk usaha kecil—berpotensi tunduk pada tuntutan hukum dengan tuduhan bahwa mereka salah mengelola atau mengelola rencana tersebut dengan tidak benar. Klaim tersebut dapat diajukan oleh peserta program yang tidak puas atau penerima manfaat mereka. Sebagai pengakuan atas hal ini, pemberi kerja dapat melindungi diri mereka sendiri dan pemegang fidusia rencana lainnya dengan membeli asuransi kewajiban fidusia.
Kewajiban Berdasarkan ERISA
Fidusia program tunjangan diatur oleh undang-undang federal yang disebut Undang-Undang Keamanan Pendapatan Pensiun Karyawan (ERISA). Diundangkan pada tahun 1974, ERISA menetapkan standar minimum untuk program pensiun dan kesehatan yang ditawarkan oleh perusahaan swasta. Hukum memegang fidusia dengan standar yang sangat tinggi, membuat mereka secara pribadi bertanggung jawab atas tindakan mereka. Ini berarti bahwa aset pribadi mereka dapat digunakan untuk membayar ganti rugi yang diberikan kepada penggugat.
ERISA mensyaratkan setiap rencana tunjangan untuk memiliki setidaknya satu fidusia, yang harus disebutkan dalam rencana berdasarkan nama atau posisi.
ERISA berlaku untuk program apa pun yang memenuhi definisi undang-undang tentang program tunjangan karyawan. Istilah ini mencakup rencana kesejahteraan karyawan seperti rencana medis, gigi, dan disabilitas, serta akun pengeluaran fleksibel (FSA). Ini juga termasuk rencana pensiun seperti 401(k) s, pensiun, dan rencana pembelian saham. ERISA tidak berlaku untuk rencana kesehatan kelompok yang dibuat oleh gereja atau lembaga pemerintah, atau untuk rencana yang diwajibkan oleh hukum, seperti rencana kompensasi pekerja dan kompensasi pengangguran.
Siapakah Fidusia?
ERISA mendefinisikan kata "fidusia" secara rinci. Pada dasarnya, fidusia adalah siapa saja yang memiliki kewenangan diskresi (pengambilan keputusan) atas manajemen, administrasi, atau aset rencana. Biasanya, semua peran berikut memenuhi syarat sebagai fidusia: sponsor rencana (pemberi kerja), rencana wali amanat, administrator rencana, direktur dan pejabat perusahaan, dan investasi internal perusahaan komite.
Jika pekerjaan seseorang melibatkan bekerja dengan tunjangan karyawan, itu tidak serta merta membuat mereka menjadi fidusia. Karyawan yang melakukan fungsi administrasi rutin juga bukan fidusia. Contoh jenis posisi ini adalah pekerja yang memelihara catatan pekerjaan, menghitung tunjangan, atau menentukan kelayakan tunjangan berdasarkan aturan yang ada.
Seorang fidusia tidak dapat membebaskan diri dari tanggung jawab dengan mendelegasikan tugasnya kepada orang lain, seperti administrator luar.
Demikian juga, pemberi kerja tidak harus bertindak sebagai fidusia saat membuat keputusan terkait manfaat. Misalnya, pemberi kerja tidak dianggap sebagai fidusia ketika memutuskan apakah akan menawarkan suatu program atau tidak, manfaat apa yang harus disertakan, atau apakah akan mengubah atau menghentikan suatu program. Ini adalah keputusan bisnis; bukan fidusia. Namun, pemberi kerja dapat menjadi fidusia saat menerapkan keputusan ini atas nama suatu rencana.
Contoh Cakupan Klaim
Memperoleh asuransi kewajiban fidusia bagi mereka yang berada dalam bisnis Anda yang membutuhkannya dapat menjadi langkah finansial yang bijak. Berikut adalah beberapa contoh kemungkinan jenis klaim yang mahal dan memakan waktu yang ditanggung oleh asuransi kewajiban fidusia:
- Bisnis mempekerjakan manajer investasi pihak ketiga untuk membuat keputusan investasi atas nama rencana 401(k) perusahaan. Manajer menginvestasikan dana dalam skema Ponzi dan uangnya hilang. Peserta rencana menuntut pemberi kerja karena mempekerjakan manajer yang tidak jujur dan gagal memantaunya.
- Sebuah bisnis menawarkan rencana tunjangan dan menyimpan data sensitif karyawan terkait, seperti nomor Jaminan Sosial, di sistem komputernya. Sistem diretas, dan karyawan menuntut bisnis karena melanggar kewajiban fidusia.
- Majikan menawarkan manfaat asuransi kesehatan kepada pekerja melalui perusahaan asuransi. Seorang karyawan menyerahkan dokumen untuk menambahkan anaknya yang baru lahir ke dalam rencana tersebut, tetapi pemberi kerja lalai memberi tahu perusahaan asuransi. Ketika pihak asuransi kesehatan kemudian menolak untuk menanggung biaya pengobatan yang dikeluarkan oleh anak tersebut, pekerja menuntut agar majikan membayar tagihan tersebut.
Cakupan Kewajiban Fidusia
Bisnis dengan ukuran apa pun yang menawarkan tunjangan karyawan harus mempertimbangkan untuk membeli asuransi kewajiban fidusia; Cakupan ini tersedia secara luas. Contoh kebijakan pertanggungjawaban fidusia adalah yang ditawarkan oleh Hartford, Travelers, dan Beazley. Hartford dan Travelers adalah perusahaan asuransi multilini besar, sedangkan Beazley adalah maskapai khusus.
Kebijakan tanggung jawab fidusia bersifat klaim, artinya mencakup klaim yang dilakukan selama periode polis. Mereka mencakup klaim yang diajukan terhadap fidusia program karena pelanggaran kewajiban fidusia mereka dalam pengelolaan atau administrasi program tunjangan karyawan. Kebijakan biasanya mencakup tindakan seperti yang tercantum di bawah ini:
- Penolakan manfaat yang salah
- Membuat perubahan yang tidak tepat pada rencana tunjangan
- Membuat kesalahan dalam administrasi rencana tunjangan
- Memberikan saran atau nasihat yang tidak tepat
- Pemilihan penyedia layanan pihak ketiga yang lalai atau kegagalan untuk mengawasi aktivitas mereka
- Investasi aset program yang lalai
- Benturan kepentingan, seperti pemberian nasihat yang lebih menguntungkan pemberi fidusia daripada peserta program
Ketahuilah bahwa asuransi pertanggungjawaban fidusia tidak mencakup kejahatan atau tindakan kesalahan yang disengaja lainnya seperti penggelapan.
Beberapa dari polis ini mencakup jumlah pertanggungan yang terbatas (seperti $100.000) untuk biaya dan biaya pembelaan hukum yang dibayarkan di bawah program penyelesaian yang disponsori pemerintah. Program penyelesaian memungkinkan pemberi kerja untuk menghindari litigasi yang mahal dengan menyelesaikan klaim di luar pengadilan.
Sementara kebijakan pertanggungjawaban fidusia mencakup biaya pembelaan klaim, biaya pembelaan hukum tunduk pada batas tersebut. Selain itu, polis sering menyertakan pengurangan, yang mungkin berlaku untuk biaya kerusakan dan pertahanan.
Tanggung jawab fidusia dapat dibeli sendiri atau sebagai bagian dari kebijakan paket tanggung jawab manajemen.
Berapa Biayanya?
Sebagian besar perusahaan asuransi yang menawarkan perlindungan kewajiban fidusia tidak memposting harga di situs web mereka. Namun demikian, pemilik bisnis dapat memperkirakan biaya pertanggungan mereka menggunakan data yang disediakan oleh Embroker, broker asuransi online. Embroker menunjukkan bahwa premi kewajiban fidusia tahunan umumnya berkisar antara $500 sampai $2.500 tergantung pada kebutuhan khusus perusahaan.
Fidusia vs. Cakupan EBL
Sebagian besar kebijakan kewajiban fidusia secara otomatis mencakup cakupan kewajiban imbalan kerja (EBL). Asuransi EBL mencakup klaim yang timbul dari kesalahan dalam tugas administratif rutin seperti mendaftarkan peserta program dan menambah atau menghapus penerima manfaat. Asuransi EBL dapat diberikan secara independen dari tanggung jawab fidusia melalui pengesahan terhadap kebijakan tanggung jawab umum. Jika diberikan dengan cara ini, asuransi EBL secara khusus mengecualikan kewajiban yang timbul dari ERISA.
Takeaway kunci
Jika Anda menawarkan tunjangan karyawan maka administrator rencana tunjangan Anda, manajer investasi, direktur, pejabat perusahaan Anda sendiri, dan beberapa orang lain di perusahaan Anda mungkin memenuhi syarat sebagai fidusia berdasarkan ERISA. Fidusia memegang standar perilaku yang sangat tinggi dan secara pribadi bertanggung jawab atas kesalahan mereka.
Anda dapat melindungi bisnis Anda dari tuntutan hukum terkait manfaat yang mahal dengan membeli cakupan kewajiban fidusia.
