Pada tahun 1906, ekonom Italia Vilfredo Pareto menciptakan rumus matematika untuk menggambarkan distribusi kekayaan yang tidak merata di negaranya. Pareto mengamati bahwa 20% rakyat memiliki 80% kekayaan negara. Dia tidak dapat mengetahuinya, tetapi pada waktunya aturan itu akan ditemukan berlaku dengan akurasi luar biasa untuk banyak situasi dan berguna dalam banyak disiplin ilmu, termasuk studi tentang produktivitas bisnis.
Memperluas Definisi
Pada akhir 1940-an, Dr. Joseph M. Juran—ahli kualitas produk pada masa itu—menghubungkan Aturan 80/20 dengan Pareto dan menyebutnya Prinsip Pareto atau Hukum Pareto. Prinsip tersebut mungkin belum menjadi istilah rumah tangga, tetapi aturan 80/20 masih dikutip hingga hari ini untuk menggambarkan ketimpangan ekonomi.
Ini juga merupakan alat yang berguna untuk membantu Anda memprioritaskan dan mengelola pekerjaan dalam hidup Anda.
Pada Kualitas
Juran melanjutkan prinsip Pareto, menerapkan aturan 80/20 untuk studi berkualitas. Misalnya, dia berteori bahwa 20% cacat menyebabkan 80% masalah pada sebagian besar produk.
Hari ini, manajer proyek ketahuilah bahwa 20% pekerjaan menghabiskan 80% waktu dan sumber daya. 20% itu terdiri dari 10% pertama dan 10% terakhir dari proyek.
Contoh lain yang mungkin Anda temui meliputi:
- 80% pendapatan perusahaan dihasilkan oleh 20% pelanggannya
- 80% keluhan berasal dari 20% pelanggan
- 80% masalah kualitas berdampak pada 20% produk perusahaan
Sebagai aturan sebaliknya:
- 20% investor menyediakan 80% pendanaan
- 20% karyawan menggunakan 80% dari semua hari sakit
- 20% dari posting blog menghasilkan 80% dari lalu lintasnya
Ada banyak sekali contoh yang cenderung kita terapkan pada aturan 80/20 dalam kehidupan pribadi dan pekerjaan kita.
Sebagian besar waktu, kami merujuk Aturan Pareto tanpa menerapkan analisis matematis yang ketat pada situasi tersebut. Kami menggeneralisasi tentang metrik 80/20 ini, tetapi bahkan dengan matematika yang ceroboh, rasionya sangat akurat di dunia kita.
Menggunakan Aturan 80/20 untuk Membantu Produktivitas
Ada beberapa cara agar aturan 80/20 dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas Anda sendiri atau bisnis Anda. Pertama, jika Anda mencermati item pada daftar “To Do” Anda, kemungkinan hanya sedikit yang terkait dengan masalah penting. Meskipun mungkin memuaskan untuk mencoret sejumlah besar masalah yang lebih kecil, aturan 80/20 menyarankan agar Anda berfokus pada beberapa hal yang lebih penting yang akan memberikan hasil yang paling signifikan. Daftarnya mungkin tidak bertambah pendek, tetapi Anda akan mempraktikkan prioritas yang efektif.
Selanjutnya, dalam menilai risiko untuk proyek yang akan datang, Anda akan menemukan bahwa tidak setiap risiko memiliki signifikansi yang sama. Pilih risiko yang menimbulkan potensi kerusakan tertinggi dan fokuskan aktivitas pemantauan dan perencanaan risiko Anda pada risiko tersebut. Jangan abaikan yang lain, bagikan saja upaya Anda secara proporsional.
20% Pelanggan
Sebelumnya kami menyebutkan bahwa pendapatan perusahaan berasal dari sebagian kecil dari total basis pelanggan. Fokus pada 20% pelanggan Anda yang menghasilkan sebagian besar pendapatan Anda dan investasikan waktu Anda untuk memahami, mengidentifikasi, dan memenuhi syarat pelanggan serupa.
Secara teratur evaluasi 80% pelanggan Anda yang menghasilkan 20% bisnis Anda dan identifikasi peluang untuk melepaskan mereka demi pelanggan yang memberikan hasil lebih baik. Beberapa manajer dan perusahaan secara aktif menyisihkan daftar pelanggan mereka setiap beberapa tahun, secara efektif memecat pelanggan dengan kinerja paling bawah.
Cari aturan 80/20 di layanan pelanggan Anda. Jika 20% dari produk Anda menghasilkan 80% keluhan Anda, lakukan analisis akar masalah untuk mengidentifikasi masalah kualitas di sana. Fokus pada masalah dokumentasi apa pun, dan lakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan.
Pareto Gunakan untuk Mengevaluasi Beban Kerja
Pengusaha dan profesional independen dapat menggunakan aturan 80/20 untuk mengevaluasi beban kerja mereka. Mereka mungkin menemukan bahwa jumlah waktu mereka yang tidak proporsional dihabiskan untuk aktivitas sepele seperti pekerjaan administratif yang dapat dialihdayakan dengan mudah dan murah.
Saat mengevaluasi kemajuan tengah tahun Anda tujuan Anda, fokuslah pada beberapa hal yang paling penting bagi perkembangan atau kesuksesan Anda. Seperti dalam daftar tugas itu, tidak semua tugas dan tujuan dibuat sama.
Batasan Praktis Aturan 80/20:
Aturan 80/20 memiliki banyak penerapan dalam pekerjaan dan kehidupan pribadi kita, tetapi ada juga ladang ranjau di sini.
Jika Anda seorang Pengelola, jangan fokus pada 20% pemain terbaik di tim Anda dengan mengorbankan 80% lainnya. Anda bertanggung jawab untuk meningkatkan jumlah orang yang berkinerja terbaik, tidak hanya menilai dan berpotensi mengeliminasi mereka yang berkinerja buruk.
Sebagai seorang investor, Anda mungkin berpikir aturan 80/20 menyarankan pengurangan diversifikasi investasi Anda. Anda mungkin melakukan penyesuaian pada portofolio Anda jika hanya 20% dari investasi Anda yang mendorong 80% dari hasil, tetapi perhatikan baik-baik campuran portofolio Anda secara keseluruhan.
Prinsip Pareto adalah konstruksi yang berguna saat menganalisis upaya dan hasil. Ini berharga bila diterapkan pada daftar tugas atau tujuan. Ini dapat memberikan kerangka kerja yang berguna untuk mengatasi banyak masalah. Gunakan secara bebas, tapi jangan lupa bahwa 20% dari apapun bukanlah jumlah yang sedikit.
