Berikan Umpan Balik Yang Berdampak
Buat umpan balik Anda memiliki dampak yang layak dengan cara dan pendekatan yang Anda gunakan saat Anda menginginkannya menyediakan karyawan dengan umpan balik kinerja. Umpan balik Anda dapat membuat perbedaan bagi orang-orang jika Anda dapat menghindari memprovokasi tanggapan defensif.
Khusus untuk umpan balik yang dianggap negatif atau kurang positif, karyawan memiliki kecenderungan untuk bereaksi secara defensif karena orang cenderung menerima umpan balik secara pribadi dan tidak profesional. Ini adalah pencegah kemampuan Anda untuk membantu karyawan meningkatkan kinerjanya.
Pedoman ini akan membantu Anda membantu karyawan mengembangkan kinerja mereka melalui penggunaan umpan balik yang positif.
Inilah Cara Terbaik untuk Memberikan Umpan Balik
Umpan balik karyawan yang efektif bersifat spesifik, bukan umum.
Untuk memberikan umpan balik yang spesifik, misalnya, katakan, "Laporan yang Anda serahkan kemarin ditulis dengan baik, dapat dipahami, dan membuat Anda poin tentang anggaran dengan sangat efektif." Jangan katakan, "laporan bagus." Pernyataan ini terlalu umum bagi karyawan untuk menggunakan informasi tersebut memperbaiki.
Salah satu tujuan dari umpan balik yang efektif dan konstruktif adalah agar orang tersebut mengetahui perilaku spesifik yang ingin Anda lihat lebih banyak darinya. Umpan balik umum seperti tepukan di punggung membuat karyawan merasa nyaman untuk sesaat tetapi tidak melakukan tugas yang baik untuk memperkuat perilaku tersebut.
Umpan balik yang berguna selalu berfokus pada perilaku tertentu.
Anda ingin secara khusus mengidentifikasi perilaku yang perlu diperbaiki, bukan pada seseorang atau niatnya. (Ketika Anda berpartisipasi dalam percakapan yang bersaing selama rapat staf, sementara Mary berbicara, Anda mengganggu orang lain yang hadir. Akibatnya, poin Mary sebagian terjawab.)
Umpan balik terbaik diberikan dengan tulus dan jujur untuk membantu.
Percayai pernyataan ini. Orang akan tahu jika mereka menerima umpan balik karena alasan lain. Kebanyakan orang memiliki radar internal yang dapat dengan mudah mendeteksi ketidaktulusan. Ingatlah hal ini saat Anda memberikan umpan balik.
Umpan balik yang berhasil menggambarkan tindakan atau perilaku yang dapat dilakukan oleh individu tersebut.
Misalnya, Anda tidak akan pernah memberikan umpan balik. Jika Anda bisa, berikan alat, pelatihan, waktu, atau dukungan apa pun yang dibutuhkan orang tersebut agar berhasil melakukan apa yang Anda butuhkan.
Jika memungkinkan, umpan balik yang diminta lebih kuat.
Minta izin untuk memberikan umpan balik. Katakan, "Saya ingin memberi Anda umpan balik tentang presentasi, apakah Anda setuju?" Ini memberi penerima kendali atas situasi yang diinginkan. Mungkin si penerima akan berkata, "Bagaimana kalau besok? Saya ingin memikirkan kinerja saya dalam semalam.
Berikan umpan balik yang mungkin digunakan penerima.
Saat Anda berbagi informasi dan pengamatan khusus, Anda memberikan umpan balik yang mungkin digunakan karyawan.
Itu tidak termasuk saran kecuali Anda memiliki izin atau saran diminta. Tanyakan kepada karyawan apa yang mungkin dia lakukan secara berbeda setelah mendengar umpan balik tersebut. Anda lebih mungkin membantu karyawan mengubah pendekatannya daripada jika Anda memberi tahu karyawan apa yang harus dilakukan atau bagaimana mengubahnya.
Memberikan umpan balik dekat dengan acara tersebut.
Apakah umpan baliknya positif atau konstruktif, berikan informasi yang terkait erat dengan acara tersebut. Umpan balik yang efektif diatur dengan tepat waktu sehingga karyawan dapat dengan mudah menghubungkan umpan balik dengan tindakannya. Harus mengingat beberapa hari kemudian bukanlah hal yang ideal.
Umpan balik yang efektif melibatkan apa atau bagaimana sesuatu dilakukan, bukan mengapa.
Bertanya mengapa menanyakan orang tentang pribadi mereka motivasi dan itu memprovokasi sikap defensif dari orang yang menerima umpan balik. Tanyakan, Apa yang terjadi? Bagaimana itu bisa terjadi? Bagaimana Anda bisa mencegah hasil itu di masa depan? Bagaimana saya bisa melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam membantu Anda? Apa yang Anda butuhkan dari saya di masa depan?
Periksa untuk memastikan orang lain memahami apa yang Anda komunikasikan dengan menggunakan umpan balik.
Putaran umpan balik seperti mengajukan pertanyaan kepada karyawan atau mengamati perubahan perilaku mereka memungkinkan Anda mengetahui bahwa pihak lain mengerti apa yang Anda komunikasikan. Tetapkan waktu untuk berkumpul kembali untuk membahas apakah umpan balik mengubah kinerja dan apakah diperlukan tindakan tambahan.
Umpan balik yang sukses adalah sekonsisten mungkin.
Jika tindakan seorang karyawan bagus hari ini, tindakan itu akan bagus besok. Jika pelanggaran kebijakan pantas mendapat tindakan disipliner, hal itu harus selalu mendapat tindakan disipliner—untuk karyawan ini atau karyawan lain yang melakukan hal serupa. Pesan campuran tidak membuahkan hasil.
Kiat untuk Memberikan Umpan Balik yang Paling Efektif
Ketika Anda menyediakan umpan balik kepada seorang karyawan, ingat lima tips ini.
- Umpan balik dikomunikasikan kepada seseorang atau sekelompok orang mengenai pengaruh perilaku mereka terhadap orang lain, organisasi, pelanggan, atau tim.
- Umpan balik positif melibatkan memberi tahu seseorang tentang Penampilan yang bagus. Buat umpan balik ini tepat waktu, spesifik, dan sering.
- Umpan balik yang konstruktif mengingatkan seseorang pada area di mana kinerjanya dapat meningkat. Umpan balik yang membangun bukanlah kritik. Itu deskriptif dan harus selalu diarahkan pada tindakan yang diambil, bukan orangnya. Misalnya, "Mary, komunikasi Anda selama presentasi terlalu mendalam untuk kebutuhan audiens Anda. Mereka hanya perlu mendengar dasar-dasarnya, dan Anda membagikan semua informasi yang Anda miliki." Untuk umpan balik yang efektif, Anda tidak akan mengatakan, "Mary, pidatonya panjang dan membosankan."
- Tujuan utama dari umpan balik yang konstruktif adalah untuk membantu orang memahami di mana posisi mereka terkait perilaku kerja yang diharapkan dan/atau produktif.
- Pengakuan untuk kinerja yang efektif adalah motivator yang kuat. Kebanyakan orang ingin mendapatkan lebih banyak pengakuan, jadi pengakuan mendorong lebih banyak tindakan yang dihargai.
