Manajer proyek menggunakan bagan Gantt sebagai alat yang sangat berguna untuk melacak dan mengoordinasikan semua langkah kecil yang masuk ke proyek besar. Bagan Gantt dapat dengan cepat menjadi luar biasa dan berantakan. Mereka terbukti sangat membingungkan bagi orang yang tidak tahu cara membacanya. Coba gunakan bagan Gantt untuk menjelaskan kemajuan Anda kepada klien atau kolega di departemen lain, dan Anda mungkin menghadapi tantangan yang cukup berat.
Ini bukan satu-satunya tantangan yang disajikan bagan Gantt. Data dalam bagan Gantt biasanya memerlukan perangkat lunak khusus untuk melihat, mengedit, dan mencetak yang hampir selalu menjadi tantangan. Selain itu, terkadang Anda hanya ingin fokus pada sebagian kecil proyek tanpa kewalahan dengan semua informasi tambahan untuk keseluruhan proyek.
Meskipun bagan Gantt adalah salah satu solusi hebat untuk manajemen proyek, itu bukan satu-satunya. Saat Anda perlu melihat sampel informasi yang lebih kecil, atau Anda perlu menyajikan versi yang disederhanakan—atau sebagian informasi—dalam situasi ketika bagan Gantt tidak praktis, metode alternatif mungkin cocok tagihan.
Daftar Tugas
Setiap orang dalam komunitas bisnis harus terbiasa dan nyaman dengan daftar tugas dasar. Padahal, berorganisasi adalah salah satunya keterampilan terbaik untuk manajer proyek.
Daftar tugas membawa daftar tugas ke tingkat berikutnya. Dengan daftar tugas, Anda dapat menambahkan kolom tambahan untuk menampilkan siapa yang akan menyelesaikan setiap tugas, status tugas, tanggal mulai dan selesai, dan kemungkinan tugas akan selesai tepat waktu. Anda bahkan dapat menambahkan kotak centang untuk diperiksa anggota tim Anda saat item selesai.
Spreadsheet
Bagan yang disederhanakan pada spreadsheet adalah alternatif lain. Anda masih dapat membuat daftar tugas di sepanjang sisi kiri, dan Anda masih dapat menaungi bilah untuk menunjukkan tingkat kemajuan Anda serta perkiraan tanggal mulai dan berakhirnya tugas tersebut.
Spreadsheet dapat memakan waktu untuk dibuat dan intensif waktu untuk diperbarui, jadi Anda tidak akan ingin menggunakannya sebagai solusi manajemen proyek total Anda. Namun, untuk laporan satu kali sederhana untuk klien atau manajer, spreadsheet yang disederhanakan dapat mengatur proyek secara visual dengan cara yang
mudah untuk dijelaskan dan dipahami. Ini juga merupakan pilihan yang baik untuk melacak kemajuan proyek.
Diagram Aliran
Diagram alir, atau diagram jaringan, menunjukkan tugas proyek sesuai urutan penyelesaiannya. Diagram alir bisa sesederhana atau serumit yang Anda inginkan. Misalnya, Anda mungkin ingin atau tidak ingin mencantumkan informasi seperti tanggal mulai dan berakhirnya setiap langkah, nomor identifikasi tugas, atau
lokasinya. Ingatlah bahwa menambahkan terlalu banyak informasi dapat membuat bagan ini sulit dibaca.
Sementara banyak orang menganggap diagram alir lebih mudah dibaca dan dipahami daripada diagram Gantt, membuatnya bisa merepotkan. Selain itu, mereka sering tidak sesuai untuk masalah besar dan kompleks. Bagan alir paling baik untuk menyajikan proyek sederhana dengan tugas yang secara alami berkembang dari satu ke
berikutnya, tetapi tidak boleh digunakan sebagai alat jangka panjang atau untuk proyek yang terlalu rumit.
Dewan Kanban
Apakah proyek Anda memiliki banyak langkah yang tidak harus dilakukan secara berurutan? Apakah Anda memiliki banyak orang yang mengerjakan proyek yang sama atau apakah tugas sering diperbarui? Jika begitu, Kanban mungkin menawarkan solusi ideal untuk Anda.
Dengan papan Kanban, setiap tugas proyek ditulis pada catatan tempel dan ditempatkan di kolom yang sesuai, seperti "melakukan", "sedang berlangsung" atau "Selesai." Saat setiap tugas selesai, catatan tempel yang sesuai dipindahkan ke seluruh papan sampai semua catatan berada di kolom "selesai".
Sistem organisasi ini sangat mudah dipahami dan dimodifikasi dengan cepat, tetapi tidak terlalu portabel, dan Anda harus berhati-hati agar tidak ada catatan yang jatuh dan hilang.
Laporan Status
Bagan Gantt adalah alat yang sangat baik untuk melacak proyek Anda, belum tentu untuk mengkomunikasikannya. Jika yang perlu Anda lakukan hanyalah mengomunikasikan kemajuan Anda dengan klien, sponsor proyek, atau anggota tim lainnya, a laporan status bisa menjadi pilihan terbaik Anda. Plus, banyak program perangkat lunak manajemen proyek akan membuat laporan status yang disederhanakan dan mudah dipahami hanya dengan beberapa klik mouse, menghemat waktu dan energi Anda yang berharga.
Bagan Gantt sangat praktis untuk melacak semua tugas yang masuk ke proyek besar, tetapi sebenarnya tidak selalu yang terbaik untuk mengomunikasikan informasi ini dengan orang lain, terutama mereka yang tidak terbiasa membaca mereka.
Anda memang memiliki beberapa alternatif lain. Cobalah sendiri salah satu dari lima alternatif bagan Gantt ini. Anda mungkin akan terkejut betapa banyak waktu yang dapat Anda hemat.
