Manajemen waktu adalah salah satunya 10 bidang pengetahuan yang harus dikuasai oleh manajer proyek untuk memperoleh a Sertifikasi Project Management Professional (PMP)® dari Institut Manajemen Proyek. Ini bagian penting dari mengelola proyek karena membantu memastikan proyek selesai tepat waktu.
Itu Panduan Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK)® menawarkan kerangka kerja untuk manajemen waktu proyek bagi mereka yang ingin mendapatkannya Sertifikasi PMP®, dan juga dapat berguna untuk semua manajer proyek. Itu terdiri dari tujuh proses:
- Merencanakan manajemen jadwal
- Menentukan kegiatan
- Kegiatan urutan
- Perkirakan sumber daya aktivitas
- Perkirakan durasi aktivitas
- Kembangkan jadwal
- Jadwal kontrol
Mari kita melihat lebih dalam ke masing-masing dari mereka.
Manajemen Jadwal Rencana
Langkah ini mengharuskan Anda menetapkan semua kebijakan, prosedur, dan dokumentasi yang diperlukan untuk mengelola jadwal proyek. Tujuannya adalah untuk memberikan panduan tentang bagaimana jadwal proyek akan dikelola selama keseluruhan proses.
Namun, Anda mungkin tidak memiliki rencana terpisah untuk mengatur jadwal Anda. Banyak dari apa yang Anda kerjakan di sini akan berakhir di tangan Anda rencana pengelolaan proyek.
Tentukan Kegiatan
Di sinilah Anda mengidentifikasi dan mencantumkan tugas individu yang harus dilakukan di seluruh proyek untuk memastikan semua hasil kerjanya terpenuhi. Anda dapat melakukannya dengan melihat setiap tonggak proyek besar dan memecahnya menjadi kegiatan-kegiatan kecil yang harus dilakukan untuk mencapai tonggak tersebut. Anda memerlukan daftar tugas proyek yang dihasilkan untuk melanjutkan ke proses selanjutnya.
Kegiatan Urutan
Proses ini membantu Anda menempatkan pekerjaan proyek Anda dalam urutan yang benar sehingga Anda dapat menggunakan sumber daya proyek secara efisien dan menyelesaikannya secepat mungkin. Ini melibatkan pengambilan daftar aktivitas proyek yang Anda buat sebelumnya dan menempatkan setiap tugas dalam urutan yang benar. Di akhir proses ini, Anda akan melihat hubungan antara tugas proyek.
Panduan PMBOK® berbicara tentang pembuatan diagram jaringan sebagai keluaran dari proses ini, tetapi itu jarang diperlukan, dan tentu saja, tidak ada yang harus Anda lakukan secara manual. Jika Anda ingin membuat diagram jaringan, Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melakukannya. Namun, pada akhirnya, daftar dependensi dan tanggal mulai dan akhir yang potensial untuk tugas akan sama bagusnya dan tidak terlalu memakan waktu.
Perkirakan Sumber Daya Aktivitas
Setelah tugas Anda ditata dalam urutan yang benar, langkah selanjutnya adalah mencari tahu sumber daya apa yang Anda miliki perlu untuk mencapainya, termasuk sumber daya manusia, peralatan, dan persediaan, ditambah jumlah yang Anda butuhkan setiap. Biasanya merupakan ide bagus untuk menghubungi spesialis di bidang ini untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan perkiraan yang akurat untuk proyek tersebut.
Perkirakan Durasi Aktivitas
Langkah ini adalah saat kerja keras menghitung berapa lama setiap tugas akan berlangsung. Selama proses ini, Anda akan mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas menggunakan sumber daya yang telah Anda identifikasi. Jangan lupa memperhitungkan ketersediaan sumber daya dan hari libur. Juga realistis: Hanya karena Anda memperkirakan bahwa suatu tugas akan memakan waktu delapan jam tidak berarti itu akan selesai pada pagi hari.
Kembangkan Jadwal
Akhirnya, Anda dapat menyusun jadwal proyek Anda. Mengembangkan jadwal adalah salah satu proses yang lebih rumit dalam Panduan PMBOK®. Ada 13 bagian di dalamnya, termasuk semua hal di atas, ditambah risiko, ruang lingkup, dan elemen yang berkaitan dengan konteks proyek. Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk membuat jadwal.
Jadwal Kontrol
Proses ini memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk memantau dan memperbarui jadwal proyek Anda. Ini akan membantu Anda memastikan bahwa perubahan dikelola dengan tepat dan Anda tetap mengontrol waktu proyek Anda.
Mempersiapkan jadwal proyek Anda dan melacaknya sesudahnya adalah banyak pekerjaan, tetapi perlu diketahui bahwa Anda memiliki jadwal yang dapat Anda yakini.
