Tips Menulis Surat Rekomendasi

Hampir setiap orang diminta untuk menulis surat referensi pada suatu saat selama kariernya. Baik itu untuk karyawan, teman, atau seseorang yang pernah bekerja dengan Anda, penting untuk bersiap menulis surat rekomendasi yang efektif. Sama pentingnya untuk siap mengatakan "tidak" jika Anda merasa tidak nyaman merekomendasikan seseorang untuk pekerjaan. Baca tips di bawah ini tentang cara menanggapi permintaan rekomendasi, dan cara menulis surat rekomendasi yang kuat.

Ketika Anda Tidak Memiliki Hal Positif untuk Dikatakan

Sebenarnya adalah kepentingan terbaik orang tersebut bagi Anda untuk menolak dengan sopan menulis surat referensi jika Anda tidak dapat memberikan lebih dari sekadar dukungan plin-plan.

Referensi yang kurang positif dapat menyebabkan kerugian yang sama besarnya dengan referensi negatif. Majikan biasanya pandai membaca yang tersirat dan akan memahami apa yang tidak Anda katakan.

Jika Anda menolak, orang tersebut dapat beralih ke referensi lain yang mungkin dapat memberikan rekomendasi yang cemerlang. Jalan keluar yang sederhana adalah dengan mengatakan bahwa Anda tidak cukup mengenal pekerjaan atau latar belakang mereka untuk memberikan referensi. Dengan cara itu Anda dapat meminimalkan potensi perasaan sakit hati. Berikut cara menolak permintaan referensi.

Meminta Informasi

Jika Anda senang ditanyai, tetapi tidak yakin harus berkata apa, minta salinan resume dan daftar pencapaiannya kepada orang tersebut. Ini akan memberi Anda pedoman untuk digunakan saat menulis surat.

Jika Anda menulis surat rekomendasi untuk siswa yang melamar pekerjaan atau magang, Anda juga dapat meminta daftar kursus terkait.

Mintalah informasi untuk apa rekomendasi itu. Jika itu untuk pekerjaan tertentu, mintalah daftar pekerjaan. Jika itu untuk sekolah, tanyakan tentang jenis program yang mereka lamar. Ini akan membantu Anda memfokuskan surat Anda pada keterampilan dan kualitas yang terkait dengan posisi atau sekolah.

Juga pastikan untuk bertanya kepada siapa Anda harus mengirimkan surat itu, dan bagaimana cara mengirimkannya. Beberapa surat harus dikirim dalam bentuk hard copy, dan lainnya dikirim melalui email, jadi penting untuk mengikuti arahan dengan hati-hati.

Mulailah Dengan Dasar-Dasar

Mulailah dengan menyatakan sudah berapa lama Anda mengenal orang tersebut. Berikan detail singkat tentang bagaimana Anda mengenal orang tersebut (misalnya, jika orang tersebut bekerja untuk Anda, jika Anda adalah tetangga jika orang tersebut adalah murid Anda, dll.). Juga, sertakan tanggal yang relevan – jika dia adalah seorang karyawan, sertakan tanggal kerja. Jika dia adalah seorang siswa, nyatakan kapan.

Sertakan Detail

Lanjutkan dengan menjelaskan keterampilan dan kinerja orang tersebut, dan apa yang membuat mereka menjadi kandidat ideal untuk pemberi kerja baru yang potensial. Sertakan dua atau tiga atribut luar biasa, dan coba berikan contoh saat orang menampilkan atribut ini.

Cobalah untuk memilih atribut yang berhubungan dengan posisi yang dilamar. Jika memungkinkan, lihat daftar pekerjaan sebelumnya, atau tanyakan kepada orang tersebut jenis pekerjaan apa yang dia lamar. Lihat deskripsi pekerjaan (atau cari online untuk daftar pekerjaan untuk jenis pekerjaan yang dilamar orang tersebut). Cari kualitas yang termasuk dalam deskripsi pekerjaan yang mengingatkan Anda pada orang yang Anda rekomendasikan. Akhiri dengan meringkas mengapa Anda merekomendasikan orang ini untuk bekerja.

Tawarkan untuk Tindak Lanjut

Di akhir surat, Anda mungkin juga ingin memberikan nomor telepon atau alamat email. Dengan cara ini, pemberi kerja dapat menindaklanjuti jika mereka memiliki pertanyaan atau menginginkan informasi lebih lanjut.

Berikut adalah daftar informasi yang harus disertakan dalam surat rekomendasi, dan template surat rekomendasi yang akan digunakan untuk memulai surat Anda sendiri.

Jadilah Profesional

Pastikan untuk membaca secara menyeluruh dan mengoreksi surat Anda sebelum mengirimkannya, mencari kesalahan tata bahasa atau ejaan. Pertimbangkan untuk meminta teman atau anggota keluarga untuk mengedit surat Anda untuk Anda. Tulis surat Anda dengan benar format surat bisnis. Pilih font yang jelas dan mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial.

Ikuti Instruksi

Kirimkan surat Anda persis seperti yang diminta orang tersebut. Jika mereka tidak memberi tahu Anda cara mengirim surat (atau kepada siapa harus mengirim surat), tanyakan. Jika Anda mengirimkan referensi email, cantumkan informasi kontak Anda setelah tanda tangan yang Anda ketik, bukan di bagian atas halaman.