Dokumentasi adalah catatan tertulis dan disimpan dari peristiwa ketenagakerjaan karyawan. Catatan-catatan ini terdiri dari unsur-unsur pemerintah dan yang diamanatkan secara hukum, dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh kebijakan perusahaan dan praktik, dokumen yang disarankan oleh praktik sumber daya manusia terbaik, dan pencatatan formal dan informal tentang pekerjaan acara.
Dokumentasi Tentang Catatan Ketenagakerjaan
Catatan dokumentasi karyawan adalah laporan tertulis tentang tindakan, diskusi, pembinaan kinerja insiden, pelanggaran kebijakan yang disaksikan, tindakan disipliner, kontribusi positif, penghargaan dan pengakuan, investigasi, kegagalan untuk mencapai persyaratan dan tujuan, evaluasi kinerja, dan banyak lagi.
Bayangkan dokumentasi ketenagakerjaan sebagai riwayat hubungan karyawan dengan organisasi Anda—baik dan buruk.
Memelihara catatan ini memungkinkan pemberi kerja dan karyawan untuk menyimpan riwayat tertulis tentang kejadian dan diskusi yang terjadi seputar peristiwa tertentu. Dokumentasi hubungan kerja memberikan catatan tertulis yang mungkin diperlukan untuk mendukung tindakan seperti karyawan
Dokumentasi tentang karyawan, bila perlu, umumnya bersifat positif dan negatif. Itu faktual, bukan menghakimi. Ini menggambarkan peristiwa saat terjadi, bukan berdasarkan pendapat dan pemikiran orang yang melihatnya tentang peristiwa tersebut. Dokumentasi juga menjelaskan tindakan yang diambil dalam contoh penting seperti memberikan pengakuan resmi karyawan atau mengambil tindakan disipliner.
Ingat, Anda perlu membuat dokumentasi sedekat mungkin dengan saat insiden terjadi agar catatan tepat waktu, terperinci, dan akurat.
Dalam proses hukum, dokumentasi tentang kinerja masa lalu karyawan seringkali penting untuk hasil yang dialami pemberi kerja dari peristiwa tersebut. Menempatkan gambaran yang adil tentang kinerja karyawan tanpa hanya berfokus pada kejadian negatif adalah tujuannya.
Jenis Dokumentasi
Kebijakan, prosedur, the buku pegangan karyawan, Dan rencana pengembangan kinerja juga bentuk dokumentasi yang merekam perilaku karyawan yang diharapkan dan persyaratan tempat kerja untuk mempertahankan tempat kerja yang tertib dan adil di mana karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
Catatan juga merupakan pernyataan tertulis dari tertuduh, penuduh, dan saksi atas kejadian permusuhan di tempat kerja yang melibatkan kesalahan karyawan seperti pelecehan seksual atau pelanggaran serius lainnya.
Dokumentasi ini juga mencakup catatan permanen seperti aplikasi pekerjaan yang ditandatangani, tertulis referensi pekerjaan, materi lamaran seperti resume dan surat lamaran, dan pemeriksaan latar belakang. Disimpan selain dari file personalia karyawan, dokumen lainnya seperti formulir I-9 (yang memverifikasi kelayakan karyawan untuk bekerja di A.S.) juga dipertahankan, demikian pula catatan medis, catatan FMLA, dan sebagainya.
Dokumentasi juga dapat bersifat informal seperti dalam catatan manajer tentang diskusinya dengan seorang karyawan selama satu tahun. Itu penting manajer menjaga dokumentasi ini pada semua anggota staf pelaporan mereka. Tidak ada karyawan yang harus dipilih karena kinerja untuk pendokumentasian. Perlakuan terhadap satu karyawan secara berbeda dari yang lain dapat ditafsirkan sebagai diskriminasi di kemudian hari.
Dokumentasi mungkin formal dan disimpan di karyawan berkas personel. Karyawan diharapkan menandatangani dokumentasi ini untuk menyatakan bahwa mereka telah menerima salinannya, dan telah meninjau isinya secara keseluruhan. Tanda tangan karyawan tidak menandakan persetujuan dengan pernyataan dalam dokumentasi.
Penggunaan Dokumentasi
Dokumentasi insiden kritis, baik positif maupun negatif, juga direkomendasikan agar manajer memiliki catatan kinerja karyawan dalam jangka waktu tertentu.
Organisasi dapat menggunakan dokumentasi yang mereka simpan dengan cara lain. Ini mungkin termasuk prosedur, instruksi kerja, dan instruksi perangkat lunak komputer untuk beberapa nama, tetapi untuk tujuan fungsi sumber daya manusia, ini adalah penggunaan dokumentasi yang umum. Bagian selanjutnya menguraikan instruksi tentang cara mendokumentasikan dengan tepat.
Contoh Dokumentasi Kinerja
Dokumentasi tentang kinerja karyawan akan memungkinkan Anda melakukannya disiplin, menghentikan, atau mempromosikan, memberi penghargaan, dan mengenali karyawan. Tanpa dokumentasi, membuat kasus untuk salah satu dari tindakan ini sulit dilakukan, dan berpotensi berisiko bagi pemberi kerja.
Majikan harus menghindari kemungkinan tuduhan tentang perlakuan diskriminatif terhadap karyawan. Selain legalitas, pemberi kerja yang baik ingin menciptakan lingkungan kerja yang adil, konsisten, dan mendukung tujuan dan rencana karier karyawan.
Lingkungan ini didukung oleh dokumentasi profesional manajer atas kinerja karyawan—baik perilaku pujian maupun tindakan yang memerlukan koreksi atau peningkatan. Bagaimana mendokumentasikan ini telah dibahas sebelumnya secara rinci. Situasi berikut memberi Anda lebih banyak contoh dokumentasi yang sesuai.
Mendokumentasikan Keterlambatan dan Ketidakhadiran
Salah:
Mark biasanya terlambat bekerja. Mark merindukan terlalu banyak pekerjaan.
Benar:
1 April: Mark mengaku sakit dan melewatkan delapan jam kerja.
4 April: Mark tiba di tempat kerja pada pukul 10 pagi, terlambat dua jam dari waktu mulai yang dijadwalkan.
6 April: Mark menjadwalkan janji dengan dokter dan kemudian, tinggal di rumah untuk memasang tungku baru.
12 April: Mark mengaku sakit dan melewatkan delapan jam kerja.
Mendokumentasikan Kinerja
Salah:
Maria tidak bisa diandalkan. Dia hampir tidak pernah melakukan apa yang dia berkomitmen untuk lakukan.
Benar:
2 Mei: Mary berjanji draf pertama proposal produk akan tersedia untuk ditinjau pada pertemuan mingguan hari ini. Mary tidak menghasilkan draf dokumen seperti yang diharapkan. Katanya dia terlalu sibuk dan orang-orang yang dia butuhkan belum kembali bersamanya.
Manajer menjawab: Bantuan apa yang Anda butuhkan? Informasi? Siapa yang belum menghubungi Anda dan apa yang Anda butuhkan dari mereka?
Carl dan Michael perlu memberi tahu Mary tentang kemajuan mereka.
Apa yang membuat Anda begitu sibuk sehingga Anda tidak punya waktu untuk menindaklanjuti komitmen Anda? Membuat terlalu banyak komitmen dengan jam terbatas untuk memenuhinya.
Apa yang dapat saya lakukan untuk membantu Anda?
Kapan Anda akan menyediakan draf dokumen untuk ditinjau?
Kesimpulannya
Contoh-contoh ini memberikan ikhtisar tentang seperti apa dokumentasi yang efektif versus dokumentasi yang ditulis dengan tidak benar. Ikuti saran ini untuk mendokumentasikan kebijakan, kinerja, dan acara secara efektif dan legal di tempat kerja Anda.
Harap perhatikan bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin keakuratan dan legalitasnya. Situs ini dibaca oleh audiens di seluruh dunia danhukum ketenagakerjaan dan peraturan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda tepat untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.
