Pokok pembicaraan seperti lembar contekan bagi siapa pun yang berkomunikasi atas nama bisnis, organisasi, politisi, atau bahkan diri mereka sendiri. Mereka memberikan cara cepat dan mudah untuk tetap berada di jalur, tidak menyimpang dari topik, dan memastikan komunikasi konsisten di seluruh kelompok yang diwakili.
Mereka sering digunakan sebagai bahan benih untuk surat, siaran pers, pidato, debat, dan banyak lagi. Poin pembicaraan adalah komunikasi internal dan tidak dibagikan dengan audiens yang dituju.
Apa yang Harus Disertakan
Dalam beberapa hal, pokok pembicaraan mirip dengan garis besar, tetapi tidak padat. Pejabat komunikasi yang menggunakannya untuk pidato, debat, atau wawancara langsung harus dapat merujuknya dengan cepat. Poin pembicaraan yang dirancang untuk memandu komunikasi tertulis seperti siaran pers mungkin sedikit lebih rinci.
Poin terluas biasanya akan menjadi topik yang perlu ditangani. Misalnya, seseorang yang diwawancarai di televisi mungkin ingin memastikan untuk membahas dua atau tiga topik yang sangat penting bagi organisasi yang diwakilinya. Poin pembicaraan berfungsi sebagai pengingat untuk mengarahkan percakapan ke topik tersebut sebanyak mungkin. Sementara seseorang yang berbicara atas nama organisasi harus dapat berbicara tentang topik yang tercantum Secara cerdas dan menyeluruh, poin pembicaraan mungkin juga mencakup detail atau statistik yang tidak sama mudah dihafal.
Bagi siapa pun yang berada di depan kamera atau berbicara kepada audiens langsung, poin pembicaraan tidak boleh lebih dari satu halaman, membuatnya mudah dan cepat dirujuk. Mereka bahkan mungkin muat pada sesuatu yang tidak lebih besar dari kartu indeks.
Poin Pembicaraan yang Efektif
Saat menulis poin pembicaraan Anda, penting untuk mengingat beberapa detail penting yang akan membantu Anda melakukan pekerjaan sebaik mungkin mempersiapkan diri Anda atau orang lain untuk mengomunikasikan pesan Anda:
- Prioritaskan: Satu hal, di atas segalanya, Anda ingin audiens Anda mengambil dari pesan Anda harus menjadi prioritas utama Anda dan hal teratas yang tercantum pada poin pembicaraan Anda. Dari sana, prioritaskan, secara berurutan, apa yang ingin Anda tangani, tetapi pahami bahwa kualitas pesan Anda biasanya lebih penting daripada jumlah poin yang ditangani. Jadi Anda mungkin tidak mendapatkan semua yang dicatat pada poin pembicaraan Anda, tetapi jika Anda telah membahasnya prioritas secara menyeluruh dan juga menyinggung dua atau tiga prioritas lainnya, yang dapat dipertimbangkan sukses. Dan audiens Anda lebih cenderung mengingat satu atau dua poin yang dibahas secara menyeluruh daripada selusin topik yang diabaikan.
- Mempersiapkan: Pokok-pokok pembicaraan hanya berguna bila yang menggunakannya sudah mengetahui detail pesan yang perlu disampaikan. Bahkan sebelum sampai ke tahap menulis poin-poin pembicaraan, pastikan Anda dan orang lain yang akan mengomunikasikan pesan tersebut benar-benar mengetahui detailnya. Poin pembicaraan ada untuk berfungsi sebagai pengingat dan untuk menyoroti beberapa detail spesifik yang mungkin perlu dibaca. Tidak seorang pun harus mengandalkan pokok pembicaraan untuk keluasan dan kedalamannya.
- Pre-empt: Terutama dalam wawancara atau debat ketika mereka yang berbicara akan ditanyai tentang pesan mereka, penting untuk mengantisipasi pertanyaan seperti apa itu. Misalnya, itu menyajikan statistik atau data lain dan Anda mengharapkan diri Anda atau pembicara yang Anda persiapkan untuk ditanyai validitas sumber Anda, bersiaplah untuk mempertahankan sumber Anda dan sertakan beberapa kata dalam poin pembicaraan untuk dijadikan sebagai a pengingat.
- Fokus pada fakta: Komunikator profesional harus tahu bagaimana terlibat tanpa pokok pembicaraan, tetapi agar sebuah pesan dapat diingat dan efektif, itu membutuhkan substansi—dan itu berarti fakta. Ketahui fakta apa yang ingin Anda bagikan dengan audiens Anda, dan bersiaplah untuk menjelaskan kepada audiens Anda bagaimana fakta tersebut memengaruhi mereka. Poin pembicaraan Anda ada untuk mengingatkan Anda tentang fakta yang perlu Anda bagikan.
- Langsung: Bahkan jika pesan Anda negatif, langsung ke intinya, dan kuasai apa yang Anda katakan. Jika itu adalah berita buruk yang Anda bagikan, poin pembicaraan Anda juga harus mencakup pengingat tentang bagaimana Anda merespons situasi negatif dan berupaya memperbaikinya. Jika Anda jujur tentang berita buruk dan membagikan rencana untuk mengatasinya, audiens Anda akan lebih cenderung melihat Anda sebagai pemecah masalah. Jika Anda bertele-tele atau mencoba menutup-nutupi situasi, audiens Anda cenderung menganggap Anda tidak dapat dipercaya.
Apa yang Harus Dihindari
Sama seperti poin-poin pembicaraan yang harus disertakan, ada juga poin-poin pembicaraan yang harus dihindari:
- Panjang: Kamu bukan menulis pidato. Jika Anda perlu mengandalkan poin pembicaraan Anda untuk membantu merumuskan kalimat dan paragraf, Anda belum cukup siap bahkan untuk menulis poin pembicaraan. Mereka yang menggunakan poin-poin pembicaraan hanya perlu dapat melihat lembaran atau kartu dengan cepat untuk mengingatkan diri mereka sendiri tentang topik yang harus dibahas atau detail fakta yang akan dikutip.
- Kalimat lengkap: Setiap poin tidak boleh lebih dari satu kata atau frasa singkat—cukup untuk membangkitkan ingatan pembicara. Jika berupa angka atau bagian data lainnya, tidak lebih dari angka sebenarnya dan label satu atau dua kata untuk data tersebut harus disertakan.
- Penebalan berlebihan, garis bawah, penggunaan huruf miring, dll.: Untuk seseorang yang hanya melihat halaman dengan cepat, upaya untuk menyorot informasi ini hanyalah kebisingan dan seringkali mengganggu. Jika Anda melakukan pekerjaan yang baik dalam memprioritaskan dan menjaga hal-hal singkat dan sederhana, seharusnya tidak perlu menambahkan banyak cara untuk menyoroti tambahan.
