Piagam proyek secara formal menguraikan proyek dalam suatu organisasi. Ini mencakup ruang lingkup dari apa yang akan dicapai proyek, serta orang-orang yang terlibat, tonggak sejarah, anggaran, dan kemungkinan risiko. Banyak organisasi menganggap dokumen ini sebagai bagian penting dari perencanaan proyek—walaupun sebenarnya bukan hal yang sama seperti rencana proyek karena tidak masuk ke rincian tugas individu dalam proyek.
Piagam proyek yang efektif dapat melakukan hal berikut:
- Buat garis besar ruang lingkup dan tujuan proyek
- Pastikan sponsor proyek dan semua pemangku kepentingan selaras dalam sebuah proyek
- Menjadi referensi tunggal yang jelas untuk semua yang terlibat dalam proyek
- Bantu sponsor proyek mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan saat pembelian masih diperlukan
Piagam proyek dapat bervariasi tergantung pada jenis proyek dan organisasi, tetapi elemen dasar biasanya mencakup latar belakang proyek, pemangku kepentingan, anggaran, risiko, tonggak,
Latar Belakang Proyek
Bagian pertama dari piagam proyek akan menawarkan perincian dasar seperti nama proyek, sponsor dan manajer proyek, dan tanggal dokumen disiapkan.
Bagian ini juga akan menjelaskan tujuan proyek. Anda dapat merujuk ke kasus bisnis atau kontrak yang menggerakkan proyek atau menjelaskan mengapa hal itu penting bagi organisasi. Ini harus membahas mengapa proyek ini dimulai: Apakah ini menyelesaikan masalah bagi bisnis? Apakah ini membahas tren baru? Apakah itu mendukung arah strategis perusahaan secara keseluruhan?
Stakeholder
Ini akan menguraikan orang dan departemen yang terlibat dalam proyek. Itu tidak akan masuk ke seluk beluk setiap tugas dalam proyek, tetapi sebaliknya akan mengakui peran dan keterlibatan umum. Misalnya, Anda dapat membuat daftar sponsor proyek utama, manajer proyek utama, anggota tim, pekerja atau mitra outsourcing, dan klien, jika berlaku. Proyek yang lebih besar mungkin tidak mencantumkan setiap orang yang terlibat, tetapi sebagai gantinya mungkin mencatat pimpinan departemen untuk aspek tertentu dari suatu proyek.
Tujuan
Di sini, Anda menjawab pertanyaan, "Bagaimana kami tahu kapan kami selesai?" Ini mencakup apa yang Anda harapkan dari proyek dan bagaimana Anda akan tahu jika Anda sudah sampai di sana. Misalnya, dalam sebuah proyek untuk meluncurkan sistem pencatatan waktu untuk semua departemen, tujuannya dapat berupa: “Semua tim akan menggunakan sistem lembar waktu pada akhir tahun.”
Juga, catat siapa yang akan bertanggung jawab untuk menyetujui bahwa Anda telah mencapai tujuan ini. Ini menghindari masalah di akhir proyek di mana tiba-tiba tidak ada yang siap untuk menandatangani pekerjaan selesai.
Anggaran
Pada titik ini Anda mungkin tidak memiliki semua detail tentang tugas proyek, jadi Anda tidak dapat memasukkannya secara lengkap dan mendetail anggaran proyek bersama. Namun, Anda dapat mencatat kendala anggaran atau estimasi tingkat tinggi dari biaya yang diharapkan.
Risiko
Semua proyek memiliki risiko. Bagian piagam proyek ini membentuk versi awal log risiko proyek Anda. Dokumentasikan setiap risiko yang Anda ketahui saat ini sehingga tim manajemen dapat melihat apa yang mungkin memengaruhi proyek ke depan.
Tonggak sejarah
Jika Anda mengetahui tonggak pencapaian tingkat tinggi, sertakan dalam piagam proyek di bagian ini. Paling tidak, Anda harus menyertakan perkiraan tanggal mulai dan akhir proyek. Anda juga harus mencantumkan tanggal mati atau apa pun yang ditentukan dalam kontrak yang Anda tangani. Anda dapat mentransfer pencapaian ini ke Anda Bagan Gantt nanti ketika Anda datang untuk menyusun rencana proyek yang lebih rinci.
Tingkat Otoritas Manajer Proyek
Kecuali jelas dan didokumentasikan di tempat lain, ada baiknya memasukkan bagian dalam piagam tentang apa yang dapat dilakukan manajer proyek tanpa persetujuan lebih lanjut dari seseorang yang lebih senior. Ini umumnya berkaitan dengan tingkat toleransi apa yang telah ditetapkan pada anggaran dan rentang waktu serta akan dilakukan diungkapkan seperti ini: “Manajer proyek memiliki toleransi anggaran 10% dan toleransi anggaran 5%. jadwal. Setiap penyimpangan di atas batas yang disetujui ini harus ditandatangani oleh sponsor proyek.”
Anda dapat memperluas bagian ini untuk menentukan otoritas apa, jika ada, yang dimiliki manajer proyek tentang mempekerjakan dan memecat staf dari tim proyek.
Menyetujui Piagam Proyek
Bagian terakhir dari piagam proyek adalah bagian persetujuan. Itu manajer proyek dan sponsor proyek (atau orang yang memulai pekerjaan, jika sponsor jangka panjang belum ditunjuk) harus menandatangani dan memberi tanggal pada dokumen tersebut. Hari ini, itu mungkin melalui email, jadi simpan salinan otorisasi email di file proyek Anda jika Anda perlu merujuknya kembali.
