Apakah Anda tertarik dengan tips tentang cara membuat ulasan kinerja berhasil di organisasi Anda? Sementara metode dan pendekatan tinjauan kinerja berbeda dari organisasi ke organisasi, ada prinsip universal tentang bagaimana berbicara dengan karyawan tentang kinerjanya.
Apakah itu a tinjauan kinerja, rapat penyesuaian gaji, atau pelaksanaan a rencana peningkatan kinerja (PIP), tips ini akan membantu Anda memimpin rapat dengan lebih percaya diri.
Kiat-kiat ini berlaku dalam percakapan sehari-hari Anda dengan karyawan. Mereka juga penting dalam pertemuan formal dan berkala Anda dengan karyawan untuk didiskusikan tujuan pekerjaan dan kinerja. Sepuluh tip ini akan membantu Anda membuat tinjauan kinerja menjadi positif dan memotivasi. Mereka akan meningkatkan—bukan menurunkan—kemampuan Anda untuk berinteraksi dengan karyawan pelaporan Anda.
Kiat Tinjauan Kinerja
Karyawan tidak boleh mendengar tentang kinerja positif atau kinerja yang membutuhkan perbaikan untuk pertama kali pada pertemuan diskusi kinerja formal Anda kecuali itu adalah informasi baru atau pemikiran wawasan. Manajer yang efektif mendiskusikan kinerja positif dan area untuk perbaikan secara teratur, bahkan setiap hari atau setiap minggu dengan karyawan pelaporan. Bertujuan untuk menjadikan isi diskusi tinjauan kinerja sebagai penekanan kembali poin-poin penting.
Tinjauan Kinerja Direkomendasikan Secara Rutin
Untuk kepentingan memberikan umpan balik secara teratur, tinjauan kinerja bukanlah acara tahunan. Pertemuan triwulanan direkomendasikan dengan karyawan. Di satu perusahaan menengah, perencanaan dan evaluasi pekerjaan terjadi dua kali setahun. Perencanaan pengembangan karir bagi karyawan juga dijadwalkan dua kali setahun, sehingga karyawan mendiskusikan pekerjaan dan kariernya, secara formal dengan manajernya, setidaknya empat kali setahun.
Penetapan Sasaran Merupakan Komponen Penting
Apa pun komponen proses peninjauan kinerja Anda, langkah pertama adalah penetapan tujuan. Sangat penting bahwa karyawan tahu persis apa yang diharapkan dari kinerjanya. Diskusi berkala Anda tentang kinerja perlu berfokus pada bagian penting dari pekerjaan karyawan ini.
Anda perlu mendokumentasikan ini rencana kerja: tujuan dan harapan dalam a rencana kerja atau harapan kerja format, atau dalam format perusahaan Anda. Tanpa kesepakatan tertulis dan gambaran bersama tentang tujuan karyawan, kesuksesan bagi karyawan tidak mungkin terjadi.
Perjelas Bagaimana Anda Akan Mengevaluasi Kinerja
Selama persiapan dan penetapan tujuan, Anda perlu memperjelas bagaimana Anda akan mengevaluasi kinerja karyawan. Jelaskan dengan tepat apa yang Anda cari dari karyawan tersebut dan bagaimana Anda akan menilai kinerja mereka. Diskusikan dengan karyawan perannya dalam proses evaluasi. Jika proses tinjauan kinerja organisasi Anda mencakupevaluasi diri karyawan, bagikan formulir dan bicarakan tentang apa yang diperlukan untuk evaluasi diri.
Berbagi Format Tinjauan Kinerja
Pastikan Anda juga membagikan format tinjauan kinerja dengan karyawan tersebut, sehingga dia tidak terkejut di akhir periode waktu tinjauan kinerja. Komponen penting dari diskusi evaluasi ini adalah berbagi dengan karyawan bagaimana organisasi Anda akan menilai kinerja.
Karyawan perlu memahami bahwa jika dia melakukan apa yang diharapkan, mereka akan dianggap sebagai karyawan yang berprestasi. Di dalam beberapa organisasi yang memeringkat karyawan, ini setara dengan tiga pada skala lima poin. Seorang karyawan harus melakukan lebih dari sekedar melakukan untuk dianggap sebagai karyawan yang luar biasa.
Kinerja Dokumen Sepanjang Tahun
Hindari efek klakson dan halo di mana segala sesuatu yang dibahas dalam rapat melibatkan peristiwa positif dan negatif baru-baru ini. Peristiwa terkini mewarnai penilaian Anda terhadap kinerja karyawan. Sebaliknya, Anda bertanggung jawab untuk mendokumentasikan kejadian positif seperti proyek yang diselesaikan, dan negatif kejadian seperti tenggat waktu yang terlewatkan, selama seluruh periode waktu yang dicakup oleh tinjauan kinerja. Anda perlu membuat catatan ini sepanjang tahun untuk menilai kinerja karyawan secara adil.
Di beberapa organisasi, ini disebut laporan insiden kritis. Mintalah karyawan tersebut untuk melakukan hal yang sama sehingga Anda bersama-sama mengembangkan pandangan yang komprehensif tentang kinerja karyawan selama periode waktu yang dicakup oleh diskusi Anda.
Minta Umpan Balik
Mintalah umpan balik dari rekan kerja yang telah bekerja sama dengan karyawan tersebut. Kadang-kadang disebut umpan balik 360 derajat karena Anda memperoleh umpan balik untuk karyawan dari atasannya, rekan kerja, dan setiap staf pelaporan, Anda menggunakan umpan balik untuk memperluas informasi kinerja yang Anda berikan untuk karyawan.
Mulailah dengan diskusi informal untuk mendapatkan informasi umpan balik. Pertimbangkan untuk mengembangkan format sehingga umpan balik mudah dicerna dan dibagikan dengan manajer. Jika perusahaan Anda menggunakan formulir yang Anda isi sebelum rapat, berikan tinjauan kinerja kepada karyawan sebelum rapat. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mencerna isinya sebelum membahas detailnya dengan Anda. Gerakan sederhana ini dapat menghilangkan banyak emosi dan drama dari rapat tinjauan kinerja.
Mempersiapkan Diskusi
Persiapkan untuk diskusi dengan karyawan. Jangan pernah melakukan tinjauan kinerja tanpa persiapan. Jika Anda mengayunkannya, tinjauan kinerja gagal. Anda akan kehilangan peluang kunci untuk umpan balik dan peningkatan, dan karyawan tidak akan merasa terdorong atas keberhasilannya. Itu dokumentasi yang Anda pertahankan selama periode tinjauan kinerja berfungsi dengan baik saat Anda mempersiapkan tinjauan kinerja karyawan.
Praktek Pendekatan Dengan HR
Jika perlu, praktikkan pendekatan dengan staf Sumber Daya Manusia, kolega, atau manajer Anda. Buat catatan dengan poin utama umpan balik. Sertakan poin-poin yang dengan jelas menggambarkan poin yang Anda rencanakan untuk disampaikan kepada karyawan. Semakin Anda dapat mengidentifikasi pola dan memberikan contoh, semakin baik karyawan akan memahami dan dapat menindaklanjuti umpan balik tersebut.
Bertemu Dengan Seorang Karyawan
Saat Anda bertemu dengan karyawan tersebut, luangkan waktu untuk aspek positif dari kinerjanya. Dalam kebanyakan kasus, diskusi tentang komponen positif dari kinerja karyawan harus memakan waktu lebih lama dari komponen negatif.
Untuk karyawan Anda yang berkinerja di atas rata-rata dan karyawan Anda yang berkinerja, kritik yang baik, dan diskusi tentang bagaimana karyawan dapat terus meningkatkan kinerjanya harus menjadi bagian terbesar dari diskusi tersebut. Karyawan akan menganggap ini bermanfaat dan memotivasi.
Tidak ada kinerja karyawan yang benar-benar negatif—jika demikian, mengapa karyawan tersebut masih bekerja untuk organisasi Anda? Tapi, jangan abaikan area yang perlu diperbaiki juga. Khusus untuk karyawan yang berkinerja buruk, berbicaralah secara langsung, dan jangan berbasa-basi. Jika Anda tidak langsung, karyawan tersebut tidak akan memahami keseriusan situasi kinerja. Gunakan contoh dari seluruh periode waktu yang dicakup oleh tinjauan kinerja.
Percakapan adalah Kunci Rapat Kinerja Produktif
Semangat di mana Anda mendekati percakapan ini akan membuat perbedaan apakah itu efektif. Jika niat Anda tulus, untuk membantu karyawan menjadi lebih baik, dan Anda memiliki hubungan yang positif dengan karyawan tersebut, percakapan menjadi lebih mudah dan efektif.
Pekerja harus percaya bahwa Anda ingin membantu mereka untuk meningkatkan kinerja mereka. Karyawan tersebut perlu mendengar Anda mengatakan bahwa Anda yakin dengan kemampuan mereka untuk meningkat. Ini membantu mereka percaya bahwa mereka memiliki kemampuan dan dukungan yang diperlukan untuk meningkat.
Percakapan adalah kata kunci saat Anda menentukan rapat tinjauan kinerja. Jika Anda melakukan semua pembicaraan atau rapat menjadi ceramah, tinjauan kinerja menjadi kurang efektif. Karyawan akan merasa dimarahi dan diperlakukan tidak adil. Ini bukanlah perasaan yang Anda ingin karyawan rasakan saat mereka memberikan ulasan kinerja mereka.
Ajukan Pertanyaan untuk Membuat Rapat Menjadi Motivasi
Anda ingin seorang karyawan yang termotivasi dan bersemangat tentang kemampuan mereka untuk terus tumbuh, berkembang, dan berkontribusi. Bertujuan untuk rapat tinjauan kinerja di mana karyawan berbicara lebih dari separuh waktunya. Anda dapat mendorong percakapan ini dengan mengajukan pertanyaan seperti ini.
- Apa yang menurut Anda paling menantang tentang tujuan Anda untuk kuartal ini?
- Dukungan apa yang dapat diberikan departemen untuk Anda yang akan membantu Anda mencapai tujuan ini?
- Apa harapan Anda atas pencapaian Anda di perusahaan kami tahun ini?
- Bagaimana saya bisa menjadi manajer yang lebih baik untuk Anda?
- Seberapa sering Anda ingin menerima umpan balik?
- Jadwal seperti apa yang dapat kami atur agar Anda tidak merasa diatur secara mikro, tetapi saya menerima umpan balik yang saya perlukan terkait kemajuan Anda dalam mencapai tujuan?
- Apa yang akan menjadi agenda yang bermanfaat untuk pertemuan empat mata mingguan kita?
Garis bawah
Jika Anda memperhatikan kiat tinjauan kinerja ini dan mempraktikkan rekomendasi ini dalam pertemuan tinjauan kinerja Anda, Anda akan mengembangkan alat yang signifikan untuk tas alat manajemen Anda. Tinjauan kinerja dapat meningkatkan hubungan Anda dengan karyawan, meningkatkan kinerja organisasi Anda, dan meningkatkan komunikasi karyawan-manajer secara signifikan — keuntungan bagi pelanggan dan hubungan kerja.
