Surat teguran adalah surat yang ditulis oleh manajer untuk memberikan pernyataan resmi tentang masalah kinerja yang harus diperbaiki oleh seorang karyawan. Surat teguran seringkali merupakan langkah formal tindakan pendisiplinan proses yang dapat mengakibatkan tindakan disipliner tambahan bagi karyawan hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja jika karyawan gagal memperbaiki diri.
Surat teguran adalah komponen penting dalam dokumentasi masalah kinerja karyawan untuk karyawan dan pemberi kerja. Surat teguran tertulis dengan jelas dan spesifik menyatakan kinerja yang harus ditingkatkan dan konsekuensinya jika kinerja tidak meningkat.
Surat-surat bisnis formal ini umumnya mengikuti setiap upaya pembinaan lisan oleh penyelia. Namun, mereka sering datang sebelum koreksi verbal kepada karyawan—disebut peringatan verbal atau peringatan verbal formal. Semua langkah harus berfokus pada masalah kinerja atau masalah kinerja terkait.
Komponen Surat Teguran
Surat teguran yang efektif memiliki beberapa komponen yang sama. Mereka harus memiliki pernyataan yang jelas tentang masalah atau masalah kinerja yang harus diperbaiki oleh karyawan. Surat itu mungkin menyebutkan beberapa contoh cara di mana karyawan dapat mengubah kinerjanya untuk memenuhi ekspektasi kinerja. Memberi contoh memberi karyawan gambaran bersama—makna bersama—di sekitar
Jika relevan, cantumkan garis waktu di mana kinerja karyawan harus ditingkatkan. Referensi ini bisa berupa due date atau end date dimana pada saat itu manajer akan mengevaluasi kembali kinerja karyawan.
Jelaskan bagaimana non-kinerja berdampak tidak hanya pada karyawan tetapi juga di tempat kerja dan keberhasilan organisasi. Surat teguran juga harus memberikan pernyataan yang jelas tentang konsekuensi yang dapat diharapkan karyawan jika kinerjanya gagal meningkat seperti yang dijelaskan dalam surat teguran.
Pentingnya Tanda Tangan
Tanda tangan penyelia atau manajer karyawan penting untuk teguran. Surat tersebut umumnya berisi pernyataan bahwa tanda tangan karyawan tersebut menyatakan bahwa mereka telah menerima surat tersebut. Itu tidak selalu menunjukkan bahwa mereka setuju dengan isinya. Anda harus spesifik dalam kata-kata sehingga karyawan tersebut memahami bahwa mereka mengakui telah menerima surat tersebut, bukan kesalahan.
Berikan Kesempatan untuk Tanggapan Karyawan
Anda harus memberi karyawan kesempatan untuk menanggapi masalah yang diangkat dalam surat teguran. Keberatan harus dibuat secara tertulis, diberi tanggal, dan ditandatangani oleh karyawan. Karyawan dapat setuju, tidak setuju, menyatakan penyesalan, dan sebagainya. Sanggahan yang ditulis oleh karyawan dilampirkan pada surat teguran asli.
Contoh Surat Teguran
Ini adalah contoh surat teguran. Download template surat teguran (kompatibel dengan Google Docs dan Word Online) atau lihat contoh di bawah ini.
Contoh Surat Teguran #1 (Versi Teks)
Untuk: Jeffery Jones
Dari: George Peterson
Tanggal: 1 September 2018
Perihal: Surat Teguran
Ini adalah surat teguran resmi untuk memberi tahu Anda bahwa kinerja Anda tidak memenuhi tingkat kontribusi yang diharapkan. Dalam pekerjaan Anda sebagai pakar teknis untuk dukungan pelanggan, ekspektasi pekerjaan dikembangkan oleh seluruh kelompok pakar dukungan teknis dan manajer mereka. Ini berarti bahwa mereka adalah standar yang diterima untuk setiap kinerja pakar dukungan teknis.
Anda gagal tampil dengan cara berikut.
- Jumlah pelanggan yang Anda layani dalam seminggu adalah 30% di bawah standar yang dipenuhi oleh pakar dukungan teknis lainnya.
- Tingkat kesulitan masalah yang Anda pilih untuk ditanggapi adalah 40% di bawah standar yang dicapai staf lainnya.
- Lamanya waktu yang dihabiskan pelanggan di telepon dengan Anda melebihi staf lainnya sebesar 25%.
Seperti yang Anda lihat, dalam tiga pengukuran kinerja terpenting untuk pekerjaan Anda, Anda tidak berhasil. Supervisor Anda telah berbicara dengan Anda berkali-kali dan Anda menerima pelatihan tambahan. Akibatnya, kami percaya bahwa Anda tidak bersedia untuk tampil. Ini berdampak buruk pada beban kerja staf teknis lainnya.
Kita perlu melihat peningkatan segera di ketiga bidang kinerja atau tindakan disipliner tambahan hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja akan terjadi. Kami memiliki keyakinan bahwa Anda dapat meningkatkan. Kita perlu melihat perbaikan segera.
George Peterson, Pengawas
Marian Demark, Manajer Sumber Daya Manusia
Contoh Surat Teguran #2 (Versi Teks)
Untuk: Linda Rodriguez
Dari: Mary Wilmont
Tanggal: 1 September 2018
Perihal: Surat Teguran
Tujuan dari surat teguran ini adalah untuk memberi tahu Anda secara formal bahwa kehadiran Anda berdampak buruk pada kemampuan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan Anda. Meskipun digaji, karyawan yang dikecualikan tidak diharuskan bekerja dengan jam tertentu, jam kerja empat puluh jam seminggu adalah standar dan diharapkan.
Anda tidak masuk kerja setidaknya satu hari dalam seminggu sejak memulai pekerjaan baru Anda dan bekerja hanya tiga puluh dua jam seminggu. Manajer Anda telah memberi tahu Anda tentang ketersediaan waktu istirahat FMLA untuk masalah medis pribadi atau keluarga. Dia juga bertanya apakah Anda memerlukan akomodasi agar Anda dapat melakukan pekerjaan Anda secara efektif.
Dia telah menyarankan agar Anda mengunjungi departemen Sumber Daya Manusia untuk membahas masalah ini dan kehadiran Anda. Anda telah menolak ketiga peluang yang kami tawarkan untuk membantu Anda meningkatkan kinerja yang buruk ini.
Kenyataannya adalah Anda tidak dapat melakukan pekerjaan Anda dalam waktu kurang dari empat puluh jam. Anda melewatkan tenggat waktu untuk tugas kerja Anda dan keterlambatan Anda berdampak buruk pada pekerjaan rekan kerja departemen pemasaran Anda. Mereka melewatkan tenggat waktu mereka sebagai akibat dari kegagalan Anda untuk tampil.
Selain itu, pekerjaan Anda yang belum selesai saat ditugaskan ke rekan kerja Anda membebani beban kerja mereka karena mereka sudah memiliki pekerjaan yang membutuhkan empat puluh jam kerja seminggu. Ini tidak adil dan kami tidak akan mentolerir dampak negatif ini di tempat kerja mulai sekarang.
Kami perlu melihat peningkatan segera dalam kehadiran Anda atau kami akan menghentikan pekerjaan Anda. Ini berarti Anda harus menghadiri pekerjaan lima hari seminggu. Jika Anda gagal untuk menghadiri pekerjaan lima hari seminggu, Anda tidak dapat memenuhi tujuan yang Anda telah bekerja.
Kebijakan cuti berbayar standar kami memberi Anda enam hari sakit berbayar dan dua hari cuti pribadi yang harus Anda gunakan selama setahun. Anda harus mengajukan permohonan hari libur sebelumnya.
Anda telah menggunakan empat hari sakit dan semua hari pribadi Anda dengan ketidakhadiran Anda saat ini. Kami tidak berencana untuk memberikan lebih banyak waktu untuk Anda. Ini membuat Anda hanya memiliki dua hari sakit dan waktu liburan berbayar yang harus Anda minta sebelumnya.
Jika Anda absen di atas waktu luang berbayar yang tersedia, kami akan menghentikan pekerjaan Anda. Kami harap Anda memahami seberapa dekat Anda dengan kehilangan pekerjaan. Anda tidak akan menerima peringatan lagi.
Salam,
Mary Wilmont, Manajer
Thomas Credence, Direktur Sumber Daya Manusia
Tanda Terima Karyawan
Penting untuk membuat jejak kertas tindakan teguran karyawan. Proses ini memungkinkan terciptanya bukti bahwa karyawan tersebut menerima pemberitahuan yang memadai tentang masalah dan langkah-langkah—seperti konseling—diambil untuk memperbaiki situasi tersebut.
Sederhana tanda terima untuk bimbingan mengklarifikasi bahwa karyawan menerima teguran.
