Setiap orang harus kehilangan pekerjaan dari waktu ke waktu, terkadang untuk penyakit, janji temu, atau alasan pribadi lainnya. Beberapa majikan meminta surat resmi kepada karyawan yang menjelaskan kapan dan mengapa mereka tidak masuk kerja.
Kadang-kadang majikan ingin karyawan menulis surat-surat ini sebelum absen, dan kadang-kadang ditulis setelahnya. Kapan dan bagaimana Anda mengirimkan surat Anda akan tergantung pada kebijakan perusahaan.
Baca di bawah ini untuk tip menulis surat alasan formal, serta dua contoh surat: satu untuk mengirim majikan sebelum Anda kehilangan pekerjaan dan satu untuk setelahnya.
Tips Menulis Surat Permohonan Absen
- Ikuti format surat bisnis. Menggunakan format surat dinas resmi saat menulis surat Anda. Anda ingin surat ini profesional.
-
Pahami kebijakan atasan Anda. Sebelum Anda bolos kerja, pastikan Anda mengetahui prosedur untuk memberi tahu atasan Anda bahwa Anda akan absen. Ketahui apakah Anda perlu memberi tahu atasan Anda, dan bagaimana Anda harus memberinya informasi itu (mis., panggilan telepon, surat, email). Lihat juga seberapa jauh sebelumnya Anda perlu memberi tahu majikan Anda.
- Punya alasan yang sah. Waspadai kebijakan perusahaan dan apa yang merupakan absen yang dimaafkan dari pekerjaan. Beberapa alasan bolos kerja mungkin tidak disetujui oleh majikan Anda.
- Kirim surat itu sesegera mungkin. Jika memungkinkan, kirim surat alasan Anda sebelum Anda bolos kerja. Anda ingin memberi majikan Anda waktu untuk menugaskan kembali salah satu tugas Anda. Jika Anda meminta cuti yang lebih lama, kirimkan surat ini sedini mungkin. Jika Anda tidak punya waktu untuk mengirim surat resmi, pertimbangkan untuk mengirim surat permisi email alih-alih.
- Tetap singkat. Jangan merinci mengapa Anda bolos kerja (seperti daftar panjang gejala Anda, jika Anda sakit, atau cerita mendetail tentang masalah pribadi). Sebagai gantinya, nyatakan secara singkat hari atau hari-hari Anda akan absen, dan jelaskan (secara singkat) alasannya.
- Tawarkan untuk membantu. Anda mungkin mempertimbangkan untuk membantu menebus ketidakhadiran Anda dengan cara tertentu. Misalnya, Anda mungkin mengatakan bahwa Anda akan tetap menerima email saat pergi, atau Anda mungkin menawarkan untuk bekerja satu atau dua jam kemudian untuk menyelesaikan beberapa proyek yang terlewatkan. Jika Anda dapat mempersiapkan ketidakhadiran Anda sebelumnya, mintalah satu atau dua kolega atau karyawan Anda untuk membantu menyelesaikan tugas apa pun yang Anda lewatkan. Ini akan menjadi sangat penting ketika Anda meminta cuti yang lebih lama.
Contoh Surat Permohonan Resmi
Anda dapat menggunakan contoh ini sebagai model untuk menulis surat alasan. Unduh templatnya (kompatibel dengan Google Docs dan Word Online), atau baca versi teks di bawah ini.
Surat Izin Resmi (Sebelum Tidak Masuk Kerja)
Tanggal
Nama Majikan
Judul Majikan
Organisasi
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Bapak/Ibu yang terhormat Nama keluarga:
Harap terima surat ini sebagai pemberitahuan resmi bahwa saya tidak dapat menghadiri pekerjaan mulai 3 Januari 2022 hingga 7 Januari 2022. Saya akan menghadiri konferensi pengembangan profesional yang saya bicarakan dengan Anda awal minggu ini.
Saya telah mengatur untuk mengirim email selama jam kerja, dan saya akan menelepon dan check in ke kantor sekali sehari untuk melihat apa yang saya lewatkan.
Harap beri tahu saya jika saya dapat memberikan informasi lebih lanjut, atau jika Anda memerlukan hal lain dari saya agar ketidakhadiran saya berjalan lancar. Terima kasih telah mengizinkan saya mengambil kesempatan luar biasa ini.
Sungguh-sungguh,
Tanda tangan Anda (surat hardcopy)
Nama Anda yang Diketik
Surat Izin Resmi (Setelah Kehilangan Pekerjaan)
Tanggal
Nama Majikan
Judul Majikan
Organisasi
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Bapak/Ibu yang terhormat Nama keluarga:
Mohon terima surat ini sebagai pemberitahuan resmi bahwa saya tidak dapat hadir bekerja pada tanggal 20 Desember 2021 karena sakit. Saya telah menyelesaikan tugas minggu ini yang saya lewatkan selama ketidakhadiran saya.
Harap beri tahu saya jika saya dapat memberikan informasi lebih lanjut. Terima kasih atas pengertian.
Sungguh-sungguh,
Tanda tangan Anda (surat hardcopy)
Nama Anda yang Diketik
Mengirim Pesan Email
Terkadang lebih masuk akal untuk mengirim pesan email yang menjelaskan ketidakhadiran Anda. Misalnya, jika Anda ingin memberi tahu atasan Anda sesegera mungkin bahwa Anda tidak akan bekerja, mengirim email atau menelepon adalah cara tercepat untuk berbagi informasi ini. Beberapa majikan bahkan meminta agar karyawan memberi tahu mereka tentang ketidakhadiran melalui email atau teks.
Jika Anda mengirim pesan email alasan ketidakhadiran Anda, pastikan untuk membuat email singkat, cukup sebutkan tanggal Anda akan absen dan berikan penjelasan singkat mengapa Anda akan pergi.
Pastikan juga untuk menyertakan baris subjek yang jelas, meskipun sederhana: “Absen dari Pekerjaan - Nama Anda.” Ini dengan jelas menjelaskan tujuan email Anda ke atasan Anda.
Jika Anda lebih suka mengirim email alasan Anda, ini dia cara mengirim pesan email profesional.
Lebih Banyak Surat Permintaan Cuti
Karyawan seringkali juga harus menulis surat izin untuk cuti yang lebih lama atau cuti panjang lainnya. Surat alasan formal juga digunakan dalam situasi yang berbeda, seperti absen untuk tugas juri atau dari sekolah.
Berikut adalah pilihan surat dan email yang meminta cuti dari pekerjaan. Pastikan untuk menyesuaikan korespondensi Anda agar sesuai dengan permintaan pribadi Anda dengan kebijakan perusahaan Anda.
- Permintaan Cuti Formal
- Cuti karena Alasan Pribadi
- Surat Permintaan Cuti Militer
Takeaway kunci
Mengetahui kebijakan perusahaan. Sebelum Anda mengirimkan alasan ketidakhadiran, ketahuilah kebijakan perusahaan Anda tentang izin ketidakhadiran dan pekerjaan yang hilang.
Tetap sederhana. Berikan alasan yang sederhana dan lugas. Tidak perlu memberikan terlalu banyak informasi tentang ketidakhadiran Anda.
Berikan alasan Anda tepat waktu. Beri tahu atasan Anda sesegera mungkin bahwa Anda tidak akan bisa bekerja.
