Menjadi seorang manajer bukanlah tugas yang mudah. Anda harus melatih seluruh tim yang terdiri dari anggota individu, masing-masing dengan kekuatan dan kelemahan uniknya sendiri. Untuk mendapatkan kinerja terbaik dari tim Anda secara keseluruhan, Anda perlu melatih setiap anggota tim Anda secara individual. Bahkan jika dua anggota tim memiliki kelemahan yang sama, Anda perlu mengatasinya secara berbeda dan masing-masing akan bereaksi berbeda terhadap panduan Anda. Meskipun Anda ingin bersikap adil saat berurusan dengan semua karyawan Anda, tidak mungkin memperlakukan semua orang dengan cara yang sama.
Pelatih di Depan
Pastikan karyawan Anda terlatih dengan baik sebelum mereka memulai pekerjaan. Misalnya, sebelum Anda menempatkan seseorang di telepon sebagai perwakilan layanan pelanggan, pastikan mereka tahu cara menangani panggilan yang paling umum serta panggilan yang terkadang sulit. Sebelum Anda mengizinkan operator mesin memproduksi pakaian jadi untuk dijual, pastikan mereka tahu cara mengoperasikan semua aspek mesin serta apa yang Anda harapkan dari mereka.
Dalam situasi seperti ini, mulailah dengan membiarkan orang berlatih. Biarkan perwakilan telepon mendengarkan perwakilan berpengalaman dan setelah mereka merasa nyaman, biarkan mereka menjawab beberapa panggilan sendiri saat Anda (atau orang lain) mengamati mereka. Berikan operator mesin bagian paling sederhana dari produk yang akan menjadi tanggung jawab mereka terlebih dahulu dan setelah mereka menguasai pekerjaan ini, biarkan mereka beralih ke bagian yang lebih sulit. Selama sesi pelatihan inilah pembinaan (dan pelatihan) Anda dimulai.
Saat Anda melatih karyawan selama periode pelatihan, bantu mereka dengan hal-hal berikut:
Apa yang diharapkan dari mereka: Misalnya, Anda tidak mengharapkan mereka menerima panggilan sebanyak perwakilan senior, tetapi Anda mengharapkan mereka menangani sejumlah panggilan setiap hari. Jadilah spesifik dan beri mereka nomor yang tepat. Juga, beri tahu mereka bahwa Anda mengharapkan volume panggilan mereka meningkat seiring dengan meningkatnya tingkat kenyamanan mereka.
Kesalahan Umum: Biarkan anggota tim mengetahui jenis kesalahan yang biasanya dilakukan orang dalam tim, mengapa, dan bagaimana mereka dapat menghindari kesalahan yang sama.
Tip dan trik: Bagikan beberapa hal yang telah Anda pelajari yang akan membantu mereka mempelajari cara terbaik untuk melakukan pekerjaan itu. Misalnya, jika Anda menyimpan bagian kosong dari produk yang Anda produksi di sebelah kiri mesin yang beroperasi (untuk operator tangan kanan), Anda dapat dengan hati-hati tempatkan bagian yang sudah selesai pada baki untuk stasiun berikutnya dengan tangan kanan Anda, sambil menggunakan tangan kiri Anda untuk menggeser bagian berikutnya ke arah mesin. Tip sederhana ini (dan saran) merampingkan proses.
Pembinaan yang sedang berlangsung
Setelah anggota tim Anda menyelesaikan pelatihannya, itu tidak berarti pembinaan Anda berakhir. Terus bagikan hal-hal yang dapat membantu mereka menjadi lebih baik dan ingatkan mereka untuk menghindari hal-hal yang memperlambat atau menghambat kualitas pekerjaan mereka. Ingat, pembinaan memiliki tujuan. Pada akhirnya, Anda ingin tingkat kinerja tim Anda meningkat, dan itu dicapai oleh satu orang dalam satu waktu.
Pelatihan Setelah Suatu Acara
Terlepas dari upaya terbaik Anda, kesalahan tetap terjadi. Perwakilan telepon akan memberikan jawaban yang salah kepada pelanggan yang menyebabkan mereka mengancam tuntutan hukum. Ketika ini terjadi, langkah pertama Anda adalah memperbaiki masalah dari sudut pandang perusahaan dan kedua, melatih individu, agar kesalahan tidak terjadi lagi. Anda mungkin perlu mengingatkan mereka tentang prosedur atau jawaban yang benar. Yang penting adalah tetap positif dan mendukung karena kita semua membuat kesalahan.
Namun, jika ini bukan pertama kalinya mereka melakukan kesalahan ini, Anda juga perlu mengatasinya dengan mereka. Pikirkan kesalahan mereka sebagai momen pengajaran dan pastikan mereka memahami apa yang salah dan bagaimana menghindarinya di masa mendatang. Yang terpenting, berhati-hatilah agar tidak menurunkan motivasi mereka. Setelah sesi pelatihan apa pun, Anda ingin karyawan Anda bersemangat untuk berbuat lebih baik, bukan meringkuk di meja karena takut.
Intinya
Coaching adalah alat yang sangat ampuh yang dapat digunakan seorang manajer untuk meningkatkan kinerja tim mereka. Anda melatih setiap orang dalam tim sebagai individu, tetapi juga sebagai anggota tim. Latih mereka sebelumnya, agar mereka siap; latih mereka seiring berjalannya waktu, sehingga mereka terus meningkat. Dan latih mereka ketika mereka melakukan kesalahan. Bersikap positif dan memotivasi dan mereka akan meningkatkan kinerja tim dengan meningkatkan kinerja mereka sendiri.
