Pembelian Eksekutif
Sebelum menerapkan praktik terbaik pembelian apa pun, harus ada dukungan dari eksekutif perusahaan senior. Tanpa keterlibatan eksekutif senior, termasuk CEO dan CFO, segala upaya untuk mengembangkan strategi pembelian kelas dunia akan tertahan oleh Manajemen menengah. Perubahan yang harus dilakukan di perusahaan mana pun harus didukung oleh eksekutif senior untuk mencapai hasil.
Rasionalisasi Data yang Ada
Setiap perusahaan yang telah mendapatkan data selama periode waktu tertentu akan memiliki database vendor yang berisi data terkini, duplikat, kadaluwarsa, dan salah. Jika perusahaan Anda memiliki beberapa departemen pembelian yang terpisah secara geografis, tingkat ketidaktepatan menjadi berlipat ganda. Agar strategi pembelian kelas dunia dapat diterapkan, data dari setiap departemen pembelian harus ada diperbarui untuk mencerminkan data vendor saat ini dan dirasionalisasi untuk menghilangkan duplikat, salah dan data yang tidak perlu. Manfaat memiliki data yang akurat untuk perusahaan Anda adalah memungkinkan pengambilan keputusan secara akurat. Ini memungkinkan Anda
Manfaatkan Program Insentif Vendor
Sudah menjadi norma bagi perusahaan untuk membayar vendor selambat mungkin. Jika vendor memiliki kontrak selama 45 hari maka mereka tidak akan pernah menerima pembayaran sebelum hari ke-45 itu. Untuk mendorong perusahaan membayar tagihan mereka sebelum tanggal kontrak yang dinegosiasikan, vendor telah menawarkan potongan harga, diskon, dan insentif lainnya. Tetapi vendor telah menemukan bahwa meskipun ada insentif, perusahaan masih belum membayar lebih awal. Satu teori adalah bahwa perusahaan memasukkan persyaratan pembayaran ke dalam SIstem ERP dan melupakannya. Cek dipotong berdasarkan data tersebut dan insentif vendor tidak pernah terealisasi. Strategi pembelian kelas dunia harus merangkul diskon ini dan perusahaan harus memastikan bahwa mereka mengambil setiap insentif yang mungkin. Di masa ekonomi yang sulit ini, perusahaan tidak dapat melewatkan diskon yang signifikan. Selain itu, negosiasi dengan vendor juga harus mencakup perolehan diskon yang lebih besar untuk pembayaran setelah barang diterima atau bahkan pembayaran di muka.
Menerapkan Evaluasi Vendor
Strategi pembelian yang baik harus mencakup metode pengukuran vendor. Proses evaluasi harus mencakup tidak hanya kinerja pengiriman tetapi juga melacak metrik yang kurang jelas seperti kurang atau lebih pengiriman, kualitas barang yang dikirim dan kinerja layanan pelanggan vendor. Metrik ini mungkin tidak selalu merupakan nilai terukur, tetapi terkadang metrik bersifat subjektif. Jika pedoman kebijakan diimplementasikan untuk evaluasi subyektif, maka semua vendor dapat diukur secara setara. Jangan lupa memberi tahu vendor bahwa mereka sedang dievaluasi. Jika mereka tahu pelanggan mereka memperhatikan mereka, mungkin mereka akan meningkatkan permainan mereka.
Pekerjakan Profesional Pembelian
Begitu banyak perusahaan yang percaya bahwa keterampilan klerikal dasar adalah satu-satunya prasyarat untuk sebuah posisi di departemen pembelian. Pandangan ini sangat naif mengingat bahwa pegawai ini bertugas menghabiskan sumber daya perusahaan dalam jumlah besar. Profesional pembelian adalah kunci untuk mengimplementasikan organisasi pembelian kelas dunia. Keterampilan yang dibutuhkan untuk organisasi pembelian kelas dunia mencakup pengetahuan tentang bisnis yang mereka beli, keterampilan analitis, keterampilan negosiasi, dan keterampilan interpersonal. Dengan merampas karyawan departemen pembelian Anda yang ahli dalam keterampilan ini, perusahaan Anda dapat menemukan dirinya terikat dalam kontrak dengan vendor yang salah, untuk bahan yang salah, dan dengan harga yang salah. organisasi pembelian mencakup pengetahuan tentang bisnis yang mereka beli, keterampilan analitis, keterampilan negosiasi, dan keterampilan interpersonal. Dengan merampas karyawan departemen pembelian Anda yang ahli dalam keterampilan ini, perusahaan Anda dapat menemukan dirinya terikat dalam kontrak dengan vendor yang salah, untuk bahan yang salah, dan dengan harga yang salah.
Mengurangi Jumlah Vendor
Perusahaan memiliki ratusan vendor, ada yang ribuan, banyak yang memiliki ribuan, bahkan puluhan ribu. Memiliki ribuan vendor di sistem Anda, tidak hanya membutuhkan banyak perawatan, tetapi juga bisa sangat mahal. Jika departemen pembelian memesan barang dari dua puluh vendor yang berbeda setiap hari, itu bisa berarti dua puluh pesanan pembelian yang ada untuk dikirim, dua puluh ongkos kirim yang harus dibayar dan dua puluh kwitansi barang yang perlu diproses saat barang tiba. Selain biaya tambahan, mungkin ada penghematan yang tidak terealisasi. Berapa banyak dari dua puluh vendor yang menjual produk yang sama atau serupa. Jika dua puluh vendor dikurangi menjadi lima, maka biaya pemrosesan akan berkurang dan mungkin biaya bahan telah dinegosiasikan lebih rendah.
Pembelian Terpusat
Jika perusahaan Anda memiliki sejumlah lokasi yang tersebar secara geografis, Anda mungkin berpikir bahwa tidak mungkin menerapkan strategi pembelian kelas dunia. Adalah bijaksana bagi perusahaan untuk memikirkan pengeluaran mereka secara keseluruhan sebagai fungsi utama. Memiliki organisasi pembelian terpusat, perusahaan dapat meninjau pembelian totalnya dan memilih vendor yang dapat menyediakan sebagian besar barang dengan biaya terbaik. Skenario ini tidak akan mencakup semua item yang digunakan di semua lokasi dan organisasi pembelian pusat harus bekerja dengan lokasi untuk mengidentifikasi pemasok lokal yang memfasilitasi kebutuhan remote lokasi.
Mendapatkan Hasil Maksimal dari Vendor
Menegosiasikan kesepakatan dengan vendor bisa menjadi urusan yang berlarut-larut dengan tidak ada pihak yang senang dengan hasilnya. Memiliki hubungan yang buruk dengan vendor Anda pada awal kontrak bukanlah cara organisasi pembelian kelas dunia beroperasi. Vendor adalah bagian penting dari rantai pasokan Anda. Materi yang mereka berikan diperlukan pada tanggal tertentu agar pesanan Anda dikirimkan ke pelanggan pada tanggal yang dijanjikan. Menjadikan vendor Anda sebagai mitra bukan sekadar vendor lain akan membantu memastikan bahwa pesanan Anda benar dan tepat waktu. Negosiasi dengan vendor Anda harus berfokus pada manfaat menjadi vendor; menunjukkan kepada mereka bahwa jika Anda sukses, mereka akan sukses. Negosiasi yang berfokus pada klausul penalti dan denda untuk kualitas yang buruk dan tanggal pengiriman yang terlewat akan membuat vendor kurang bersedia mengakomodasi kebutuhan Anda.
Memaksimalkan Teknologi
Ada beberapa perusahaan yang masih menggunakan Rolodex, permintaan pembelian kertas dan memanggil pesanan pembelian mereka ke vendor. Sebagian besar memiliki semacam perangkat lunak pembelian, meskipun itu adalah spreadsheet Excel, yang melacak pesanan dan pengeluaran keseluruhan. Dengan diperkenalkannya perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP), perusahaan dapat mengintegrasikan departemen pembelian mereka ke dalam rantai pasokan mereka untuk memanfaatkan data real-time. Namun, di situlah banyak perusahaan berhenti. Strategi pembelian kelas dunia melangkah lebih jauh untuk menuai keuntungan yang ditawarkan kepada mereka oleh sistem ERP mereka. Perusahaan dapat mengadopsi teknik alur kerja dalam sistem ERP mereka untuk mengotomatiskan persetujuan dan pembayaran, sehingga mengurangi waktu yang harus diintervensi staf pembelian. Data yang dihasilkan oleh ribuan transaksi pembelian dapat digunakan di gudang data untuk membantu profesional pembelian dengan metrik dalam evaluasi vendor dan negosiasi kontrak.
