Menyeimbangkan anggaran acara adalah salah satu tantangan besar yang dihadapi para perencana, dan akar dari sebagian besar masalah keuangan dapat ditelusuri kembali ke tahap diskusi awal. Yang terbaik adalah mulai merancang acara berdasarkan jumlah sumber daya keuangan yang tersedia dan bukan sebaliknya. Menghabiskan beberapa menit saja untuk menyusun anggaran tidak hanya akan menghemat uang Anda atau mengalokasikannya dengan lebih baik, namun juga akan menghemat banyak waktu dengan menghilangkan variabel-variabel yang mahal.
Garis Besar Biaya Perencanaan Acara
Pengeluaran dapat berasal dari beragam sumber setelah Anda memikirkan semua komponen yang terlibat dalam pementasan suatu fungsi. Yang paling jelas adalah biaya katering dan sewa tempat, tetapi daftarnya terus bertambah dari sana. Masalahnya, mengabaikan satu kategori pengeluaran saja bisa berdampak buruk pada pengeluaran per orang.
Pertanyakan Klien Anda
Sebagai perencana acara, peran Anda adalah memberikan bantuan ahli dalam koordinasi dan pengelolaan keuangan acara. Ingatlah bahwa klien Anda memimpikan kesempurnaan, dan hal ini dapat dengan mudah mengaburkan penilaian mereka terhadap apa yang mungkin dilakukan secara fiskal. Saatnya untuk menjembatani kesenjangan antara anggaran dan harapan mereka sudah tepat sejak awal. Seringkali sesederhana menanyakan hal yang benar
Buat Anggaran Acara Dasar
Setelah Anda memiliki visi tentang acara tersebut dan perkiraan berapa banyak uang yang harus Anda keluarkan, sekarang saatnya menyusun anggaran. Langkah penting di sini adalah memberi tahu klien Anda bahwa anggaran acara adalah “draf kerja” yang kemungkinan akan berubah seiring dengan adanya rincian lebih lanjut. Ingat, sangat sedikit klien yang memiliki pengalaman dengan biaya dan biaya yang terkait dengan fluktuasi kehadiran, jadi yang terbaik adalah membangun zona penyangga sebesar 10% untuk menghindari kehabisan dana.
Hitung Biaya Perencana Acara
Tentu saja, Anda perlu memasukkan milik Anda biaya perencanaan ke dalam anggaran, dan ini bisa menjadi topik yang sensitif bagi sebagian orang. Perencana acara memiliki beberapa cara untuk mengenakan biaya atas layanan mereka, mulai dari biaya langsung hingga komisi persentase. Pada akhirnya, yang terpenting adalah menemukan media yang dapat disepakati oleh kedua belah pihak. Pastikan struktur biaya Anda didokumentasikan dalam kontrak, dan sertakan sebagai pengeluaran dalam semua rancangan anggaran.
Pangkas Biaya Acara
Jarang sekali Anda mengerjakan sebuah acara yang anggarannya tidak terbatas. Kemungkinan besar Anda akan mencapai suatu titik dalam proses perencanaan di mana keputusan mengenai pemotongan biaya harus dibuat. Di sinilah perencana acara yang berpengalaman dapat benar-benar bersinar dalam membantu kliennya. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi opsi mana yang memiliki kesan terbesar bagi tamu. Misalnya, haruskah Anda mengeluarkan lebih sedikit uang untuk membeli bagian tengah agar dapat mengawetkan makanan penutup yang lezat? Dalam beberapa kasus, seorang perencana dapat mengatur pengeluaran dan menegosiasikan ulang atau mengurangi biaya-biaya yang tidak akan diperhatikan oleh para tamu.
Kontrol Biaya Audio dan Visual
Perlengkapan pencahayaan dan suara berdampak besar pada presentasi acara Anda, namun cenderung juga berdampak besar pada anggaran. Jika Anda memperhitungkan pengeluaran AV lainnya seperti proyektor, akses internet, dan layanan video, tidak butuh waktu lama untuk kategori ini menjadi salah satu pengeluaran terbesar dalam anggaran Anda.
Temukan Opsi Pemasaran Berbiaya Rendah Secara Online
Pemasaran adalah pengeluaran lain yang dapat meningkat secara eksponensial jika Anda tidak segera mendapatkan hasilnya. Tentu saja, kecuali Anda melakukan pemasaran secara efektif, jumlah peserta yang hadir tidak akan cukup untuk membiayai acara tersebut. Inilah sebabnya mengapa masuk akal untuk memanfaatkan sebanyak mungkin opsi gratis atau berbiaya rendah untuk menyebarkan berita awal tentang acara yang akan datang.
