9 Alasan Utama Anda Tidak Memiliki Akurasi Inventaris 100%.

Memberikan pelanggan Anda apa yang mereka inginkan, pada saat mereka menginginkannya, dan menghabiskan uang sesedikit mungkin untuk melakukan hal tersebut—itulah optimasi rantai pasokan secara singkat.

Namun jika Anda tidak memiliki akun inventaris yang akurat, akan ada suatu hari ketika Anda mengirim karyawan gudang untuk memilih SKU untuk pesanan pelanggan dan SKU tersebut tidak akan ada—atau tidak akan cukup.

Ketidakakuratan dalam inventaris dapat menyebabkan hilangnya waktu dan uang, dan hal ini dapat dihindari. Jadi apa sepuluh alasan utama mengapa catatan inventaris Anda tidak akurat? Lihatlah daftar berikut ini.

1. Inventaris Fisik

Anda belum melakukan yang benar inventaris fisik. Itu berarti menghitung semua yang ada di inventaris Anda. Anda dapat melakukan ini melalui penghitungan dari lantai ke lembar, yang berarti menghitung semuanya dan membandingkan angka tersebut dengan apa yang ada di sistem komputer atau database Anda. Pilihan lainnya adalah menghitung jumlah lembar hingga lantai. Dengan metode ini, Anda memulai dari database Anda dan membawanya ke gudang Anda untuk melihat apa yang sebenarnya Anda miliki. Saat Anda melakukan inventarisasi fisik, pastikan Anda memeriksa ulang semuanya. Tidak ada gunanya menghitung dan menyadari bahwa Anda masih libur.

2. Kembangkan Rutinitas Reguler

Dua bulan kemudian, lakukan lagi—seluruh inventaris fisik. Gunakan hasil inventaris fisik dari dua bulan lalu sebagai dasar Anda dan sekarang bersihkan semua transaksi Anda sejak saat itu (kwitansi, pengiriman, potongan, dll.) untuk mendapatkan inventaris abadi Anda.

Inilah yang sistem Anda katakan bahwa Anda miliki. Sekarang, hitung semuanya lagi. Dan berdamai. Saat Anda melakukan ini, Anda sedang menuju akurasi 100%.

3. Program Penghitungan Siklus

Bagaimana denganmu jumlah siklus program? Jika Anda tidak memilikinya atau, yang lebih buruk lagi, tidak tahu apa artinya, Anda mungkin mengalami masalah.

Keakuratan inventaris bukanlah sesuatu yang terjadi karena Anda memeriksanya setahun sekali atau seperempat sekali. Anda perlu menghitung sejumlah persediaan Anda setiap hari, meskipun hanya satu bagian per hari—idealnya a bagian yang berbeda setiap hari, dan bagian yang bernilai dolar tinggi, volume tinggi, atau penting bagi pelanggan memasok. Misalnya, item inventaris “A” Anda.

Dengan mengadopsi program penghitungan siklus, Anda dapat menghitung sejumlah kecil inventaris sedikit demi sedikit alih-alih menghabiskan seluruh stok di gudang.

4. Periksa Konvensi Penamaan Anda

Seperti apa nomor bagian Anda? Percaya atau tidak, masalah persediaan bisa terjadi karena ada yang mengira angka nol adalah huruf “O” atau angka satu adalah huruf “I”.

Bahkan jika Anda membuat kode batang dan memindai kode batang tersebut, seseorang akan membaca nomor bagian tersebut dan mengetiknya. Jadi lakukan apa pun yang Anda bisa untuk mencegah angka nol, satu, Is, dan Os ada dalam konvensi penamaan nomor bagian Anda.

5. Sistem Manajemen Gudang

Apakah Anda memiliki Sistem Manajemen Gudang (WMS)?

WMS adalah sistem perangkat lunak yang membantu Anda mengelola dan mengatur inventaris Anda— jumlah yang ada, di mana letaknya, berapa banyak yang dialokasikan, dan berapa banyak yang menunggu di dok penerimaan Anda. Jika Anda memiliki lebih dari 20 SKU, Anda dapat mempertimbangkan untuk memilikinya.

Ada banyak jenis berbeda yang tersedia. Yang mana yang Anda pilih bergantung pada ukuran bisnis Anda. Mulai dari spreadsheet sederhana hingga perangkat lunak yang lebih kompleks. Jika Anda benar-benar paham, Anda bisa mencoba mendesain WMS Anda sendiri.

Menerapkan WMS tidak hanya membantu meningkatkan keakuratan inventaris Anda, namun juga dapat membantu mengurangi biaya dan kesalahan, serta meningkatkan layanan pelanggan dan waktu respons.

6. Tetapkan Pemimpin WMS

Apakah Anda menggunakan WMS Anda? Jika Anda mengetahui WMS Anda karena ikon di desktop Anda yang tidak diklik oleh siapa pun, Anda mungkin mengalami masalah akurasi inventaris. WMS itulah yang seharusnya digunakan oleh staf akuntansi Anda untuk menilai inventaris Anda—dan, juga, perusahaan Anda.

Tetapkan seorang karyawan untuk bertanggung jawab atas keakuratan inventaris Anda. Berikan seseorang itu papan klip dan hak admin atas WMS Anda.

7. Mengembangkan Sistem Berbasis Proses

Menjaga inventaris Anda 100% akurat berarti memiliki sistem manajemen inventaris yang digerakkan oleh proses. Artinya, tidak boleh ada hal yang hanya terjadi sekali saja. Saat itulah calon pelanggan baru menginginkan sampel dan Anda harus mengambilnya dari inventaris Anda, namun sampel tersebut belum disiapkan di sistem Anda. Atau, ketika pelanggan lama ingin Anda mempercepat pengiriman dan Anda tahu cara tercepat mengirimkannya, Anda cukup mengambilnya dari gudang dan memasukkannya ke dalam amplop.

Situasi ini dapat menyebabkan penarikan inventaris di luar sistem normal yang mungkin (atau seharusnya) Anda miliki, sehingga menyebabkan ketidakakuratan dalam penghitungan Anda.

8. Jaga Inventaris Anda Aman

Apakah Anda memiliki inventaris yang mudah terlewatkan jika hilang? Apakah ada ancaman pencurian? Jika iya, pastikan keamanan inventaris Anda kedap udara.

Jika inventaris Anda terdiri dari cinderblock dan landasan, masalah pencurian Anda mungkin lebih sedikit dibandingkan penjual ponsel pintar dan koin emas.

Taruhan terbaik Anda adalah tetap berpegang pada penghitungan siklus sebanyak yang Anda rasa perlu.

9. Tetap Konsisten dengan Satuan Ukuran Anda

Pastikan Anda mengetahui satuan ukuran (UOM) yang Anda gunakan, dan pemasok serta pelanggan Anda memiliki pemahaman yang sama.

Untuk melakukannya, pastikan bahwa Anda tidak memesan persediaan Anda dalam ons ketika pemasok Anda memesannya pengiriman kamu botol. Dan pastikan pelanggan Anda tidak membeli kasing. Anda harus yakin bahwa Anda bertiga memiliki UOM yang sama.