Persiapan adalah kunci keberhasilan inventaris fisik.
Jika fasilitas manufaktur, pusat pemenuhan, atau fasilitas logistik pihak ketiga (3PL) Anda tidak mengadakan acara tahunan inventaris fisik semua SKU Anda—baik barang jadi maupun barang dalam proses (WIP)—seharusnya.
3 Hal yang Harus Diperhatikan Terlebih Dahulu
Namun sebelum Anda mulai menghitung segala sesuatu di fasilitas manufaktur dan gudang Anda, ada tiga hal yang perlu Anda pastikan telah dipenuhi terlebih dahulu:
- Program Penghitungan Siklus
- Verifikasi/Karantina Pra-Penghitungan
- Perencanaan Perintah Kerja (WO) atau Job Order (JO).
Untuk mempersiapkan inventaris fisik rutin (sebaiknya tahunan), banyak elemen yang perlu diterapkan. Melakukan inventarisasi fisik dengan benar, akurat, dan bertanggung jawab bukan hanya dilakukan satu hari dalam setahun di fasilitas Anda, namun merupakan perubahan gaya hidup.
Persiapan
Persiapan adalah kunci keberhasilan inventaris fisik. Tiga hal—yang tercantum di atas—yang diperlukan sebelum melakukan inventarisasi fisik fasilitas Anda akan memungkinkan perusahaan Anda memiliki:
- Akurasi hari inventaris fisik Anda
- Efisiensi yang dioptimalkan selama inventaris fisik
- Lebih sedikit SKU untuk dihitung selama inventaris fisik Anda
Persiapan yang diperlukan untuk keberhasilan inventarisasi fisik perlu direncanakan dan dijadwalkan sepanjang tahun.
Program Penghitungan Siklus
Baik fasilitas manufaktur atau gudang Anda memiliki 10 SKU untuk dihitung atau 10.000 SKU untuk dihitung, program penghitungan siklus adalah bagian penting dari program pengendalian inventaris apa pun.
Sebelum Anda melakukan inventarisasi fisik, pastikan perusahaan Anda menghitung suku cadang Anda secara efektif. Program penghitungan siklus yang kuat akan mengurangi jumlah kejutan yang muncul saat Anda mulai merekonsiliasi jumlah siklus Anda.
Anda dapat menemukan mekanisme penghitungan siklus di sini tetapi cukuplah dikatakan bahwa jika Anda memiliki 10.000 SKU untuk hitung, sekitar 2.000 di antaranya (kira-kira 20 persen) mewakili 80 persen nilai total Anda inventaris.
Selama inventaris fisik, Anda perlu menghitung semua SKU Anda. Namun, sebelum Anda melakukan inventaris fisik, Anda dapat memastikan bahwa Anda menguasai 80 persen nilai inventaris Anda dengan penghitungan siklus.
Pada pandangan pertama, hal itu mungkin tampak terlalu sulit untuk diabaikan. Bagaimana mungkin perusahaan Anda bisa menghitung 80 persen nilai persediaannya sepanjang tahun? Tidakkah kami menyadari bahwa ada hal lain yang harus Anda lakukan?
Namun itu berarti jika Anda benar-benar memiliki 10.000 SKU untuk dihitung, maka Anda melakukan siklus penghitungan 2.000 SKU. Dan Anda dapat melakukannya dengan menghitung delapan SKU sehari, lima hari setiap minggu selama 52 minggu.
Percaya atau tidak, dengan penghitungan siklus (yaitu melakukan inventarisasi fisik pada subset terpilih dari suku cadang berharga Anda) delapan bagian a hari, Anda dapat yakin bahwa 80 persen nilai inventaris Anda akan akurat ketika Anda melakukan pekerjaan fisik secara menyeluruh inventaris.
Sedikit usaha dan perencanaan awal dapat membantu keberhasilan pengendalian inventaris. Dan berbicara tentang pra-kegiatan...
Verifikasi/Karantina Pra-Penghitungan
Saat Anda melakukan penghitungan siklus, bagian-bagian yang Anda hitung siklusnya kembali digunakan. Namun, dalam persiapan untuk inventaris fisik, fasilitas manufaktur atau pergudangan Anda juga perlu menerapkan penghitungan awal.
Penghitungan awal berbeda dengan penghitungan siklus karena penghitungan awal akan mencegah SKU digunakan, diterbitkan, atau ditransaksikan hingga inventaris fisik selesai.
Penghitungan awal memerlukan perencanaan yang matang. Katakanlah Anda melakukan inventaris fisik setiap tahun dan tanggal inventaris fisik tinggal satu bulan lagi. Seseorang di fasilitas Anda yang mengelola perencanaan (misalnya perencanaan produksi atau perencanaan permintaan), dapat melihat rencana kegiatan untuk bulan depan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Barang apa yang pasti tidak akan Anda gunakan dalam 30 hari ke depan?
- Di antara barang-barang tersebut, barang manakah yang Anda miliki?
- Apakah Anda punya kaset "Karantina—Jangan Dibuka"?
Dengan mengidentifikasi barang-barang yang Anda miliki dan tidak perlu Anda transaksikan sebelum milik perusahaan Anda inventaris fisik, Anda dapat mengambil langkah penting dalam memastikan inventaris fisik Anda tetap ada berhasil.
Barang-barang yang Anda hitung sebelumnya dapat dihitung, diberi label dengan jumlah yang dihitung sebelumnya, lalu dikarantina—baik di lokasi fisik atau dengan menutup kotak dengan selotip menggunakan "Karantina—Jangan Dibuka" tape.
Penghitungan awal adalah salah satu cara penting yang membedakan inventaris fisik fasilitas manufaktur dan gudang dari inventaris fisik lokasi ritel. Lokasi ritel tidak dapat menghitung barang terlebih dahulu dan kemudian memberi tahu pelanggannya bahwa mereka tidak dapat membelinya sampai inventaris mereka selesai. Namun fasilitas manufaktur—dengan perencanaan yang tepat—mampu melakukan hal tersebut.
Perencanaan Perintah Kerja (WO) atau Job Order (JO).
Mengelola WIP fasilitas Anda dapat menjadi salah satu bagian tersulit dalam melakukan inventarisasi fisik.
Anda mungkin memiliki Item A dan nilainya $10 dan Anda mungkin memiliki Item B dan nilainya $20, tetapi ketika Anda membuat Item C, nilainya mungkin $50 (karena Anda telah menambahkan tenaga kerja dan nilai lainnya saat Anda memasukkan Barang A dan Barang B bersama). Tentu, hal ini masuk akal setiap saat sepanjang tahun, namun belum tentu masuk akal selama inventaris fisik perusahaan Anda.
Katakanlah inventaris fisik Anda terjadi dan Anda memiliki tiga pesanan pekerjaan (demi argumen ini, mari kita lihat pesanan produksi manufaktur mana pun sebagai pesanan pekerjaan atau JO) di lantai pabrik.
JO #1 baru saja diterbitkan. Anda memiliki 10 buah Barang A dan 10 buah Barang B di jalur produksi tetapi belum ada pekerjaan yang dimulai.
JO #2 hampir selesai. 10 buah Barang A dan 10 buah Barang B tersebut telah dirangkai menjadi 10 buah Barang C. JO #2 hanya memerlukan pemeriksaan akhir untuk menutup JO.
JO #3 sedang dalam tahap produksi. 10 buah Item A dan 10 buah Item B belum cukup menjadi Item C. Tapi mereka tidak lagi menyerupai Item A atau B.
Dengan merencanakan ke depan, Anda dapat menghindari memulai JO #1 sebelum inventaris fisik Anda. Dan Anda dapat menyelesaikan JO #2 dan menutupnya sehingga Item C tersebut masuk ke stok untuk dihitung.
Anda ingin menghindari terlalu banyak JO #3 di lantai. Sulit untuk menilai nilai JO #3 dan Anda mungkin perlu bekerja sama dengan bagian keuangan Anda untuk mengetahui bagaimana mereka ingin memperhitungkannya.
Dengan merencanakan ke depan dan menyiapkan program penghitungan siklus, mengelola penghitungan awal, dan menjadwalkan WIP Anda, Anda dapat memastikan bahwa fasilitas produksi atau lokasi gudang Anda memiliki fisik yang sukses inventaris.
