Perencana acara sering diandalkan untuk membantu klien mereka menangani undangan khusus mereka. Membuat undangan yang sempurna bisa menjadi seni yang rumit. Undangan harus sesuai dengan kebutuhan dan kepribadian klien.
Anda dapat memengaruhi keseluruhan suasana pertemuan dengan format dan susunan kata yang tepat. Misalnya, Anda mungkin ingin menggunakan warna-warna berani dan kata-kata yang ringan jika Anda merencanakan pernikahan untuk acara yang menyenangkan. pasangan, namun undangannya harus lebih formal dan tenang jika Anda bekerja dengan klien korporat untuk suatu jurusan penggalangan dana.
Format Undangan
Undangan formal merupakan elemen penting dari keseluruhan paket yang digunakan untuk mempromosikan suatu acara. Ini dapat disajikan dalam berbagai format, termasuk email, surat, alat tulis tangan, dan undangan formal.
Undangan formal harus sederhana dan diformat pada kartu atau alat tulis, seukuran kartu ucapan atau lebih kecil. Kebanyakan undangan menggunakan font yang cocok dengan font standar organisasi, atau skrip yang disukai desainer. Kuncinya adalah memastikan Anda mengikuti standar merek tuan rumah sekaligus menciptakan kesan formalitas.
Ada baiknya mempertimbangkan untuk bekerja sama dengan desainer grafis untuk membuat tata letak khusus yang dapat membuat acara tampak lebih khas dan sesuai dengan kepribadian klien Anda. Anda mungkin juga ingin menyewa ahli kaligrafi untuk menulis undangan secara manual jika Anda mengadakan pertemuan pribadi, seperti pernikahan. Kaligrafi terlihat jauh lebih elegan dan personal dibandingkan undangan yang diketik.
Contoh Undangan Resmi
Pendekatan terbaik bagi perencana acara adalah dengan menetapkan format standar, lalu memperbarui spesifikasinya tergantung pada acara sebenarnya. Undangan harus berisi informasi berikut:
[Masukkan logo]
[Masukkan nama host, judul]
meminta kesenangan perusahaan Anda
pada
[Masukkan nama resmi acara]
[Masukkan lokasi]
[Masukkan tagline acara jika sesuai]
[Masukkan hari, tanggal, tahun]
HARAP DIJAWAB.
[Masukkan nama]
[Masukkan nomor telepon]
[Masukkan email jika perlu]
Detail menyusul.
Penting bagi desainer untuk memformat masing-masing garis agar sesuai dengan ruang yang tersedia. Rencanakan untuk bekerja sama dengan desainer untuk memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan sesuai dengan undangan dengan cara yang menarik secara visual.
Informasi Penting
Anda dapat menyesuaikan sampel dengan acara unik Anda sendiri, namun menyertakan beberapa informasi berikut sangat penting:
- Sang penyelenggara
- Jenis acara
- Tanggal dan waktu
- Lokasi, termasuk alamat
- Sebutkan siapa yang diuntungkan
Tentu saja, RSVP tersebut juga merupakan bagian integral dari perencanaan Anda, namun Anda juga ingin menjawab semua pertanyaan spontan dari semua calon tamu Anda terlebih dahulu. Kemudian RSVP bisa dilakukan di akhir.
Jangan lalai memeriksa kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca!
Informasi Opsional
Pertimbangkan untuk menyertakan jadwal, atau setidaknya ringkasan jadwal, jika Anda memiliki cukup ruang dalam undangan untuk melakukannya. Anda mungkin juga ingin menyebutkan apakah ada aturan berpakaian dan apakah para undangan boleh membawa tamu.
Opsi Kata-kata
Anda dapat mengganti "kehormatan perusahaan Anda diminta" atau "Anda diundang dengan hormat" untuk Baris "meminta kesenangan perusahaan Anda" jika salah satu lebih sesuai untuk acara Anda atau organisasi. Anda mungkin juga ingin menambahkan kalimat yang menarik untuk menarik perhatian pembaca, seperti "Pesta abad ini!" atau "Anda pasti tidak ingin melewatkan ini!"
Garis bawah
Perencana acara dapat membantu memengaruhi peluang keberhasilan acara dalam jangka panjang dengan membantu klien Anda memilih undangan yang tepat dan ucapkan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa pertemuan tersebut dikemas dan semua orang tahu apa yang harus dilakukan mengharapkan.
