Spesial perencana acara — terutama yang ada di dunia nirlaba — ketahuilah bahwa mengadakan acara penggalangan dana di luar ruangan adalah ide bagus. Jenis acara ini, seperti ide penggalangan dana komunitas lainnya, mengharuskan perencanaan acara tahun depan dimulai segera setelah acara tahun ini. acara penggalangan dana menyimpulkan. Penting untuk membahas peristiwa tersebut dan mendiskusikan apa yang telah berjalan dengan baik dan apa yang dapat ditingkatkan selagi peristiwa tersebut masih segar dalam ingatan tim. Membahas keberhasilan dan peningkatan memastikan bahwa fitur-fitur tersebut dapat disertakan atau ditingkatkan untuk acara tahun depan. Perencanaan proaktif seperti itu juga memberikan nilai tambah bagi para sponsor. Dan, mau tidak mau, semua komunitas yang sukses berharap untuk tumbuh dan berkembang dari tahun ke tahun.
Penting untuk tetap fokus pada tujuan utama mengadakan acara tersebut: penggalangan dana. Bagi para perencana acara yang sebelumnya pernah mengadakan jalan-jalan komunitas, salah satu waktu terpenting dalam perencanaan sebenarnya terjadi setelah jalan-jalan tersebut berakhir. Untuk mempelajari berbagai aspek perencanaan dan pelaksanaan acara penggalangan dana komunitas, kami akan pergi untuk melihat di balik layar Acara Hari Ibu yang diselenggarakan oleh Y-ME Breast Cancer di Chicago Organisasi.
Jalan Penggalangan Dana Kanker Payudara Hari Ibu Y-ME
Y-ME didirikan oleh dua orang penyintas kanker payudara pada tahun 1979. Organisasi nirlaba ini terkenal karena program Hotline Kanker Payudara Nasional multibahasa untuk pasien kanker payudara. Program ini mendapatkan ketenaran sebagai satu-satunya hotline bebas pulsa 24 jam di negara ini yang dikelola sepenuhnya oleh para penyintas kanker payudara yang merupakan konselor sejawat yang terlatih. Namun organisasi tersebut juga mengadakan acara penggalangan dana tahunan pada Hari Ibu, yang mendukung program dan layanan mereka. Pada tahun 2007, Y-ME mengumpulkan lebih dari $7 juta dengan hampir 43.000 pejalan kaki dari 12 kota. Pada tahun 2008, 15 kota berpartisipasi. Sayangnya, Y-ME menutup pintunya pada tahun 2012, namun warisan penggalangan dana tahunannya tetap menjadi studi kasus yang bagus bagi perencana acara nirlaba.
Sebagian besar keberhasilan penggalangan dana Y-ME dapat dikaitkan dengan pendekatan perencanaan yang terorganisir dan memperhatikan tujuan yang paling penting terlebih dahulu. Liz Klug, mantan direktur acara khusus organisasi tersebut mengatakan hal berikut setelah tahun rekor mereka di tahun 2007: “Kami mempunyai rencana untuk berbagai titik waktu selama proses perencanaan. Jadi, kami akan mengambil langkah-langkah untuk mempromosikan poin-poin paling penting tersebut pada waktunya untuk memastikan kami berhasil. Misalnya, di kota tempat kita mengadakan acara untuk pertama kalinya, kita harus fokus untuk memastikan kita memiliki tempat dan lokasi yang bagus sehingga orang-orang ingin datang kembali. Nantinya, kami bisa fokus pada kedai kopi mana yang akan kami kirimkan brosurnya.” Mari kita lihat bagaimana Klug dan tim perencanaan acara Y-ME menyelenggarakan acara yang begitu sukses.
Menganalisis Angka
Menyelenggarakan jalan komunitas atau acara serupa memerlukan pertemuan beberapa konstituen yang berbeda tujuannya, namun pada akhirnya, asosiasi atau badan amal yang menyelenggarakan acara tersebut melakukannya untuk mengumpulkan dana penyebab mereka. Oleh karena itu, langkah pertama dalam merencanakan peristiwa berikutnya terjadi ketika peristiwa saat ini berakhir, dan sebagian besar pekerjaan tersebut seputar "angka".
“Kami mencermati angka-angkanya setelah acara berakhir,” jelas Klug, “Kami membandingkan kinerja kami tahun ini dibandingkan [tahun] sebelumnya. Kami melihat pengalaman peserta. Kami mengevaluasi kategori sponsorship kami. Kami segera menanggapi email apa pun tentang kejadian tersebut.” Perencana acara juga akan mengambil langkah segera untuk memastikan semua pihak yang terlibat dalam acara tahun ini akan terus berlanjut tahun depan.
Klug juga menggali detailnya. Dalam penilaiannya, ia melihat segala sesuatu mulai dari jumlah relawan yang ikut serta dalam volume kaos yang dibagikan. Dia kemudian bertanya apakah dia membutuhkan lebih banyak atau lebih sedikit untuk tahun depan.
Garis Waktu Perencanaan
Bagi mereka yang menyelenggarakan acara penggalangan dana komunitas, penting untuk mengetahui langkah-langkah apa yang harus ditangani pada berbagai waktu. Kebanyakan organisasi nirlaba tidak mempunyai banyak staf dan anggota komite sukarelawan untuk mendorong keberhasilan acara tersebut. Namun para perencana menyadari bahwa mereka harus memastikan bahwa mereka bekerja sama dengan kantor walikota dan departemen pekerjaan umum agar acara tersebut masuk dalam kalender publik.
Klug menyarankan bahwa langkah pertama setelah menganalisis angka-angka tahun lalu adalah fokus pada rekrutmen perusahaan. Jika acara tersebut bukan program baru, penting untuk mendapatkan informasi tersebut dukungan perusahaan untuk acara tahun depan segera setelah acara tahun ini selesai. “Kami fokus pada pembaruan sponsorship ketika kami menyampaikan laporan penutup acara,” kata Klug. Dia juga menawarkan hal-hal penting berikut bagi para perencana yang tertarik untuk menyelenggarakan jalan komunitas sebagai acara penggalangan dana:
- Identifikasi sponsor perusahaan
- Mengembangkan program tim berjalan
- Menentukan kegiatan acara
- Mulailah perekrutan berjalan
- Menyelesaikan logistik acara
- Adakan acara tersebut
- Adakan acara “terima kasih”.
- Evaluasi dan mulai acara berikutnya
Y-ME juga akan menyewa perusahaan logistik luar untuk menangani sebagian besar kebutuhan logistiknya. Namun salah satu yang paling membantu adalah penerapan sistem pendaftaran online.
Sistem Pendaftaran Online Sukses
Y-ME dengan cepat menyadari pentingnya menggunakan web untuk pendaftaran online dan sejak itu sangat menganjurkan penggunaan teknologi untuk pendaftaran online dan penggalangan dana.
Mereka berinvestasi dalam sistem manajemen hubungan konstituen online untuk dijadikan situs web perlombaan tahun 2003 mereka. Sistem jenis ini berfungsi sebagai situs pribadi bagi para sukarelawan untuk mengajukan permohonan sumbangan dan keterlibatan lainnya secara pribadi. Ini menangkap informasi ke dalam database tunggal dan berfungsi sebagai alat bagi kapten tim berjalan untuk menyemangati anggotanya.
Peserta online meningkat dari 4.000 menjadi 11.594. Donasi online meningkat dari 5.000 menjadi 19.650. Tim Y-ME percaya bahwa teknologi ini berkontribusi dalam mencapai tujuan $2,35 juta, dan sebagai bonus, teknologi ini mengurangi biaya administrasi sekitar $20.000.
Sistem seperti ini juga dapat berfungsi sebagai alat komunikasi penting yang memungkinkan sebuah organisasi untuk menindaklanjuti dan terus melibatkan konstituen setelah hari perlombaan itu sendiri.
Garis Waktu Hari Perlombaan
Jalan-jalan komunitas paling sering dijadwalkan di pagi hari. Tergantung pada kompleksitas papan petunjuk dan lokasi, penyiapan acara biasanya dapat dimulai seminggu sebelum acara, dengan sebagian besar aktivitas dilakukan beberapa hari sebelum acara berjalan.
Ketika Y-ME merencanakan acara penggalangan dana tahunan mereka, tim biasanya akan mencoba membatasi area tempat mereka mengadakan acara penggalangan dana tahunan. berjalan sehingga tidak memerlukan banyak waktu sumber daya untuk menjalankan tugas operasi tertentu seperti mematikan jalanan. Perjalanan mereka secara umum tidak kompetitif, sehingga ada baiknya mereka tidak perlu mempertimbangkan persyaratan yang diperlukan untuk lingkungan balapan yang lebih kompetitif.
Jadwal hari perlombaan sendiri biasanya mengalir sebagai berikut:
- Tim Perencana Acara Tiba (2,5 jam sebelum berjalan kaki)
- Check-In Relawan (2 jam sebelum berjalan kaki)
- Check-In dan Pengaturan Sponsor (2 jam sebelum berjalan kaki)
- Pendaftaran Dimulai (1,5 jam sebelum berjalan)
- Pengaturan Garis Awal (30 menit sebelum berjalan kaki)
- Upacara Pembukaan (10 menit sebelum berjalan)
- Perlombaan Dimulai
- Hiburan Panggung Utama Dimulai (1 jam setelah jalan kaki dimulai)
- Keterangan Resmi Panggung Utama (setelah perjalanan berakhir; pada tanda 1,5 jam)
- Program Resmi Berakhir (3 jam setelah jalan kaki dimulai)
- Perincian Acara Dimulai (setelah acara resmi berakhir)
Tips Merencanakan Jalan atau Lari Komunitas
Bagi organisasi yang tertarik untuk menyelenggarakan jalan atau lari komunitas untuk pertama kalinya, Klug menawarkan beberapa saran yang akan membantu memastikan suksesnya acara tersebut.
- Mulailah dengan arahan yang hangat, termasuk relawan yang memiliki koneksi baik, sponsor atau tim besar. Tentukan hasil yang dapat diukur.
- Evaluasi acara pesaing di kota/lokasi Anda untuk mengidentifikasi praktik terbaik mereka dan area yang perlu ditingkatkan.
- Bekerja samalah dengan kantor walikota dan distrik taman untuk mendiskusikan izin yang diperlukan dan logistik acara Anda: waktu, lokasi, jumlah peserta. Pastikan Anda siap untuk pertemuan tersebut.
- Pahami anggaran Anda dan pastikan Anda menjaga biaya operasional sebesar 25-30% untuk acara baru. Beberapa badan amal akan mengupayakan 15-20% dari total pengeluaran.
- Sponsor yang aman untuk menyerap 100% biaya operasional acara Anda.
